В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций - протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия - собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

• и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
• и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

• регламента работы;
• плана работы на ближайший год;
• собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год , в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат , который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дн я. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый - более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений , а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря - своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным - данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих - это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• вид документа (ПРОТОКОЛ);
• номер и дату;
• место составления протокола;
• заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации - автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Пример 3

Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)

Пример 4

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Пример 5

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Воронежский политехнический университет

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Пример 6

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания - 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 - 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 - 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация - автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Пример 7

Заседания методического совета

Собрания трудового коллектива

Совещания начальников структурных подразделений

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Пример 9

Закрытое акционерное общество
«Стеклотарный завод»

ПРОТОКОЛ

13 - 14.01.2009 № 1
г. Камышин

Заседания руководителей
структурных подразделений

Вводная часть текста

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания . Следует иметь в виду, что в протоколе председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

Пример 10

Свернуть Показать

Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания - его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

Пример 11

Председатель - Панков Ю.П.

Секретарь - Егорова Д.Л.

Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

Пример 12

Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

Во вводную часть протокола включают повестку дня . Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика - должностного лица, который готовил данный вопрос.

Пример 14

Повестка дня:

1. Об утверждении правил информационной безопасности.
   Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю.Р.
2. О внесении изменений в штатное расписание.
   Выступление заместителя генерального директора Сергеева И.Н.

Основная часть текста

Отличие краткой и полной форм протокола - раньше все было просто

По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.

Краткий протокол - это документ, который фиксирует:

• обсуждавшиеся на заседании вопросы,
• фамилии докладчиков и
• принятые решения.

Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:

• когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
• когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола - «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») - или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

Пример 15

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В.Ю. - о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2008 г. Отметил, что план выполнен на 100%.

Пример 16

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В.Ю. - текст доклада прилагается.

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста состоит только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Такое возможно и в полном протоколе по некоторым вопросам повестки дня.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения.

Пример 17

Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.

Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Пример 18

1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный - начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.

1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок - 03.03.2009.

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

Пример 19

1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

Пример 20

Свернуть Показать

1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2007 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2008 год.

Результаты голосования: «ЗА» - 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.

Оформляющая часть протокола

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком ». При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков.

Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

«Когда в товарищах согласья нет»

На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти , для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный - во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное - юридическую силу документа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти... индивидуальных инструкций по делопроизводст ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

Оформление выписки из протокола

Очень распространенной практикой документирования является составление выписок из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).

Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Как правильно хранить протоколы?

Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе делопроизводства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.

В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.

Пример 23

Совещания дирекции проводит генеральный директор. В структуре организации создан экспертный совет, который также возглавляет генеральный директор. Протоколы совещаний и экспертного совета должны формироваться в два разных дела.

Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

Сноски

Свернуть Показать

Ознаменовал начало абсолютно нового подхода к решению вопросов в жилищной сфере. Этому была посвящена прошлая статья.

Особое внимание уделено было тому, что граждане осознают необходимость собственной инициативы по обустройству жизни в своем доме, чтобы она была максимально комфортной, и начнут сами принимать участие в управлении общим имуществом дома. Другими словами, власть надеется, прежде всего, на активность самих жильцов в реализации прав и обязанностей, предоставленных им по закону.

Тема этой статьи - помочь собственникам подготовить и провести общие собрания без ошибок. И в первую очередь, рекомендовать определенные практические шаги по выбору одного из способов управления имуществом дома.

Что еще за собрание?! (Определение собрания).

Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме является органом управления многоквартирным домом (ст. 44 ЖК РФ).

Так что же такое общее собрание? Кто такие собственники помещений? Как его проводят? Кто должен этим заниматься?

Конечно, скептик скажет, что собрание – это сплошное наказание, пытка, каторга и тому подобное. Ну, а как еще назвать неопределенное временными рамками пребывание в душном помещении или на холодном дворике, в компании людей, скованных одной целью, но при этом отстаивающих каждый свои идеи, с применением всевозможных способов и методов убеждения.

Но в данном вопросе пессимизм и пассивность нам не союзники.

Общее собрание – это организованное, заранее спланированное мероприятие, целью которого является решение определенных вопросов.

Никто кроме собственников не может решать вопросы управления их имуществом. Поэтому только общее собрание как единственный орган управления домом может и обязан решать вопросы управления, пользования и распоряжения общим имуществом дома.

Собственники – это жильцы квартир, которые приватизировали либо купили, либо унаследовали и т.д. свою квартиру. Так же участниками общего собрания являются собственники нежилых помещений. Например, если в вашем доме располагается магазин, то собственник этого магазина, на равне с другими жильцами дома, должен участвовать в вопросах «жизнедеятельности» дома. Собственником жилых и нежилых помещений может быть и муниципалитет. Если у вас имеется договор социального найма или договор аренды помещения, то собственником этого помещения является администрация города.

У одного помещения может быть несколько собственников. Это зависит от вида собственности: общая совместная собственность или общая долевая собственность. При общей совместной собственности от имени собственника выступает одно лицо (муж или жена), которое действует в общих интересах и совместно решают все вопросы. При общей долевой собственности каждый собственник, согласно определенным долям (доли указываются в документе на право собственности) действует от своего имени и решает вопросы сам. Исключением является, несовершеннолетний или недееспособный собственник. От его имени выступает законный представитель (родитель, опекун, попечитель), предъявивший документы, подтверждающие его полномочия (свидетельство о рождении ребенка или Постановление Главы Администрации о назначении опекуна или попечителя).

Вопрос о том, каким образом управлять домом, решается на общем собрание собственников большинством голосов. Именно выбору способа управления следует посвятить первое собрание.

Следует помнить, что этот выбор – не право, а обязанность собственников. Выбор нужно сделать из трех вариантов:

Все «домовые» проблемы могут решаться управляющей компанией (УК),

Товариществом собственников жилья (ТСЖ)

И непосредственно всеми собственниками.

Зачем мы собираемся? (Цели собрания).

К компетенции общего собрания относятся (ст. 44 ЖК РФ):

Принятие решений о реконструкции многоквартирного дома (в том числе с его расширением или надстройкой), строительстве хозяйственных построек и других зданий, строений, сооружений, ремонте общего имущества в многоквартирном доме;

Принятие решений о пределах использования земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом, в том числе введение ограничений пользования им;

Принятие решений о передаче в пользование общего имущества в многоквартирном доме;

Выбор способа управления многоквартирным домом (непосредственное управление собственниками помещений в многоквартирном доме; управление товариществом собственников жилья либо жилищным кооперативом или иным специализированным потребительским кооперативом; управление силами управляющей организации (ст. 161 ЖК РФ);

Создание и ликвидация товарищества собственников жилья;

Утверждение размера платы за содержание и ремонт жилого помещения в многоквартирном доме;

Иные вопросы, отнесенные Жилищным кодексом РФ к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме (ст.ст. 44, 135, 141, 156 ЖК РФ).

То есть, собственники, объединяясь, решают вопросы по совместному управлению общим имуществом дома (включая земельный участок, жилой дом и иные объекты недвижимости).

Решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, принятое в установленном Жилищным кодексом РФ порядке, является обязательным для всех собственников помещений (ст. 46 ЖК РФ).

Итак, в зависимости от насущных проблем определяются основные цели собрания и пути их решения. На первом собрании основной вопрос – это выбор способа управления многоквартирным домом.

Цели или основные вопросы общего собрания оформляются повесткой собрания.

Образец повестки общего собрания собственников дома

Приложение
к протоколу общего собрания
собственников жилого дома
№ от «___» _______ 2005 г.

ПОВЕСТКА

Общего собрания

расположенного по адресу:

в ____ час _____ мин. «____» _____________ 2005 г.

1. Избрание председателя общего собрания (при проведении первого общего собрания – его председателем является собственник, по инициативе которого собирается общее собрание). Нет необходимости избрания председателя при проведении заочной формы голосования.

2. Избрание секретаря общего собрания и счетной группы (численность счетной группы напрямую зависит от количества собственников пришедших на общее собрание).

3. Избрание способа управления многоквартирного дома, расположенного по адресу:

__________________________________________________________________________.

4. Выбор Управляющей Компании (для способа управления – управляющая организация).

5. Создание товарищества собственников жилья либо жилищного кооператива или иного специализированного потребительского кооператива (для способа управления – ТСЖ, ЖСК, ЖК).

6. Принятие решения о заключении договора или договоров оказания услуг и выполнения работ по содержанию, ремонту общего имущества жилого дома, оказания коммунальных услуг (для всех способов управления).

7. Согласование условий договора управления многоквартирным домом (для способа управления – Управляющая организация).

8. Утверждение Устава товарищества собственников жилья либо жилищного кооператива или иного специализированного потребительского кооператива (для способа управления ТСЖ, ЖСК, ЖК).

9. Избрание органов управления и контроля товарищества собственников жилья либо жилищного кооператива или иного специализированного потребительского кооператива (для способа управления ТСЖ, ЖСК, ЖК).

10.Установление размера платы за содержание и ремонт жилья, обеспечивающего содержание общего имущества в многоквартирном доме в соответствии с требованиями действующего законодательства (для любого способа управления).

11. Определение порядка внесения платы за содержание и ремонт жилья (для любого способа управления).

12. Принятие решения об оплате расходов на капитальный ремонт многоквартирного дома, с учетом предложений управляющей организации о сроках начала капитального ремонта, необходимого объема работ, стоимости материалов, порядке финансирования и других предложений, связанных с проведением капитального ремонта (для любого способа управления).

13. Наделение одного из собственников полномочиями по представлению интересов собственников многоквартирного дома в отношениях с третьими лицами (для непосредственного способа управления).

14. Определение места (адреса) хранения протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование (для любого способа управления).

15. Определение срока и формы проведения очередного общего собрания собственников в многоквартирном доме (для любого способа управления).

16. Принятие решения о реконструкции многоквартирного дома (в том числе с его расширением или надстройкой), строительстве хозяйственных построек и других зданий, строений, сооружений, ремонте общего имущества в многоквартирном доме (для любого способа управления).

17. Принятие решения о пределах использования земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом, в том числе введение ограничений пользования им (для любого способа управления).

18. Принятие решения о передаче в пользование общего имущества в многоквартирном доме (для любого способа управления).

19. Определение собственника, у которого должны находиться технические документы на жилой дом (для непосредственного способа управления).

20. Определение места для размещения информации о принятых решениях на общем собрании (для любого способа управления).

21. Определение способа оповещения о проведении последующих общих собраний (для любого способа управления).

Собственник (инициатор собрания): ____________________

Как мы собираемся? (Формы собрания).

Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть проведено:

1) в очной форме, то есть при совместном присутствии собственников помещений в конкретном месте и в конкретное время для обсуждения вопросов, поставленных на голосование;

Очная форма проведения собрания приемлема, если дом небольшой (одноподъездный или имеет не более пяти этажей). Для проведения собрания лучше выбрать удобный для всех день, например, субботу. Место собрания зависит от того, насколько место общего пользования позволяет вместить всех участников собрания. Если в доме такого места не нашлось, а мерзнуть во дворе дома не хочется, можно переговорить с руководством местного ЖЭУ и собраться в помещении «красного уголка» этого ЖЭУ.

В любом случае, все вопросы по месту и времени проведения собрания должны проработаться заранее. Кроме того, можно предварительно узнать мнение жильцов по вопросам предстоящего собрания. Все это позволит сделать собрание более плодотворным и не растянутым во времени.

Провести общее собрание жильцов в доме, в котором насчитываются сотни квартир, не просто. Поэтому здесь можно воспользоваться заочной формой проведения голосования. Прежде всего, необходимо определиться где, когда и каким образом будет осуществляться голосование по вопросам собрания. Скорее всего, инициатор собрания местом сбора бюллетеней определит свою квартиру. В указанный срок каждый собственник помещения принесет по указанному адресу заполненный бюллетень. Или же сам обойдет жильцов дома, или же возле каждого подъезда установит ящик для сбора бюллетеней. Все зависит от желания и возможности инициатора собрания. Так же, необходима предварительная работа по оповещению собственников о предстоящем заочном голосовании, разъяснению по вопросам собрания и оформлению необходимых бумаг.

Приложение
к протоколу общего собрания
собственников жилого дома
№ от ____________ 2005 г.

Бюллетень

собственников многоквартирного дома,

№ и дата регистрации

Получены лично _______ _____________ «___» ______________ г.

подпись ФИО дата

ЛИНИЯ ОТРЫВА

Бюллетень

собственников многоквартирного дома,

расположенного по адресу: ул._________ № д. ____ № кв. _____

(без повестки общего собрания недействителен)

Собственник: _____________________________________________________________________

Сведения о документе, подтверждающее право собственности _________________________________________________________________________________

№ и дата регистрации

Бюллетень отправить до _____________по адресу ____________________________________ Напишите свое решение словами «за», «против» или «воздержался» на против каждого вопроса повестки общего собрания

(Например)

1. Избрание секретаря общего собрания

и счетной группы

Сидоров –

Васильев –

2. Избрание способа управления многоквартирным домом

Управляющая компания -

Непосредственное управление -

Собственник _______ _____________ «___» ______________ г.

подпись ФИО дата

По чьей инициативе собирается общее собрание? (Инициатор собрания).

Общее собрание собственников помещений может быть созвано по инициативе физических или юридических лиц, являющихся собственниками помещений в данном многоквартирном доме.

Инициаторами проведения общего собрания собственников могут быть:

а) первичного - собственник или несколько собственников помещений в данном доме (ч. 1 ст. 45 ЖК РФ);

б) очередного собрания - лица из числа собственников, ответственные за проведение собрания (избранные на первом собрании собственников – (ч. 1 ст. 45 ЖК РФ), правление ТСЖ (если оно создано);

в) внеочередного - по инициативе любого из собственников данного многоквартирного дома (ч. 2 ст. 45 ЖК РФ), правления ТСЖ (если оно создано), членами ТСЖ.

Как провести собрание? (Подготовка собрания).

Для успешного проведения общего собрания желательно, чтобы в доме была инициативная группа собственников помещений. Ранее говорилось, что инициативная группа разрабатывает необходимую для проведения общего собрания документацию, формирует повестку дня, подбирает помещение, в котором предполагается проведение общего собрания, размещение информации и документации, а также определяет дату и место проведения общего собрания. В данной работе необходимую помощь может оказать администрация города.

Инициативная группа прорабатывает и другие вопросы, связанные с проведением общего собрания:

Выявление всех собственников в данном многоквартирном доме,

Предварительный опрос мнений жителей по способу управления домом,

А также сбор информации об организациях, специализирующихся на управлении многоквартирными домами,

Определение доли каждого собственника в общем имуществе многоквартирного дома,

Определение кандидатур председателя общего собрания, секретаря, счетной комиссии и других.

Общее собрание собственников жилья ведет председатель собрания. Для первого собрания, а также, если в повестку дня включен вопрос о выборе способа управления домом, установлено другое правило – собрание ведет его инициатор.

См. образец реестра собственников помещений дома

Кто и как должен информировать жильцов о проведение собрания? (Уведомление жильцов).

Статьей 45 ЖК РФ регламентирован порядок проведения собрания. Его инициаторы обязаны направить каждому собственнику уведомление, где указаны не только обсуждаемые вопросы, но также фамилия, имя, отчество того, кто созывает собрание. Общее собрание не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня, равно как и не вправе изменять повестку дня. В противном случае решение общего собрания может быть оспорено в судебном порядке (ч. 2, 6 ст. 46, ч. 2 ст. 146 ЖК РФ).

Согласно ч. 4 ст. 45 ЖК РФ инициаторы созыва общего собрания обязаны сообщить собственникам помещений в данном доме о проведении такого собрания не позднее чем за 10 дней до даты его проведения.

Образец уведомления о проведении общего собрания

Приложение
к протоколу общего собрания
собственников жилого дома
№ от ____________ 2005 г.

УВЕДОМЛЕНИЕ

О проведении «___» ______ 2005 г. в ___ час. ___ мин. Общего собрания собственников помещений многоквартирного дома, расположенного по адресу: _______________________________________________________________________________________

Собрание проводится в форме: собрания (заочного голосования)

По инициативе _________________________________________________________________________

По адресу: _____________________________________________________________________________

Повестка дня прилагается.

С информацией и (или) материалами, которые будут представлены на общем собрании, можно ознакомиться по адресу: _________________________________________________________________

Внимание!

Вы можете участвовать в собрании через своего представителя путем оформления на него доверенности в соответствии с нормами ст. 185 ГК РФ

В случае отсутствия Вас или Вашего представителя на общем собрании, решения по вопросам повестки дня будут приняты без Вашего участия. Обжалование решений общего собрания по принятым вопросам, если они нарушают Ваши законные интересы и наносят Вам существенный ущерб возможно в судебном порядке в течение 6 месяцев со дня принятия решения.

При проведении общего собрания в форме заочного голосования, принявшими в нем участие считаются собственники помещений, письменные решения которых отражены в бюллетене заочного голосования и получены до ____ ч. ____ мин «___»_________ 200_ г. (дата окончания приема решений).

Решения направлять по адресу: _______________________________________________.

ЛИНИЯ ОТРЫВА

Собственник: __________________________________________________

Проживающий: ________________________________________________

Не возражаю против проведения собрания «___» ________________ 2005 г.

Уведомление и повестка дня собрания получены лично «___» ______________ 2005 г.

__________________ (___________________) дата

подпись ФИО

Когда собрание считается состоявшимся? (Правомочность собрания).

Общее собрание правомочно, если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем 50 процентами голосов от общего числа собственников (ст. 45 ЖК РФ).

Присутствие собственников на собрании подтверждается листом регистрации участников с указанием фамилии, имени, отчества, адреса, реквизитов свидетельства о собственности на помещение, подписью собственника. Если в собрании принимает участие представитель собственника, то необходимо приложить доверенность.

Образец листа регистрации общего собрания собственников

Приложение
к протоколу общего собрания
собственников жилого дома
№ от ____________ 2005 г.

Регистрационный лист

собрания собственников помещений многоквартирного дома,

расположенного по адресу:

общей площадью: кв.м.

Номер квартиры, наименование помещения

ФИО собственника или его представителя, наименование организации, в собственности которой находятся жилые или нежилые помещения

Реквизиты документа о праве собственности

Номер доверенности в случае, если присутствует представитель собственника

Подпись

Правом голоса на общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме обладают собственники помещений в данном доме. Количество голосов, которым обладает каждый собственник, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме (ст. 48 ЖК РФ).

Перечень объектов общего имущества и порядок определения долей в праве общей собственности установлены ст. ст. 36, 37 ЖК РФ.

Голосование проводится по каждому вопросу повестки дня после его обсуждения. Для подведения итогов голосования должна быть создана счетная комиссия, состав которой утверждается общим собранием. Любое решение общего собрания оформляется протоколом в порядке, установленном общим собранием собственников помещений в данном доме (ч.1 ст. 46 ЖК РФ)

Закон не устанавливает каких-либо требований к форме протокола. Но согласно традициям ведения общих собраний протокол должен быть составлен в письменной форме, подписан председателем и секретарем, а также членами счетной комиссии. В протоколе в обязательном порядке указываются дата, место проведения общего собрания собственников и повестка дня.

Образец протокола общего собрания собственников

Протокол №

Общего собрания собственников помещений жилого дома,

расположенного по адресу: _________________________

Томской обл.

Общее собрание собственников помещений многоквартирного дома по адресу: _______________________

состоялось «____» ___________ 2005 г. в ___ час. ___ мин.

в помещении (место проведения) или (в заочной форме)

Присутствовали собственники помещений (их представители), подтвердившие свои полномочия на участие в собрании с правом голоса, в количестве человек, обладающих голосами в количестве (% от общего числа голосов), действующих на основании документов, указанных в приложении к настоящему протоколу.

На собрании председательствовал: _______________________________________________________________

Повестка собрания прилагается.

По первому вопросу слушали: ___________________________________________________________________

Выступили: ____________________________________________________________________________________

По второму вопросу слушали: ____________________________________________________________________

По третьему вопросу слушали: ____________________________________________________________________

Выступили: _____________________________________________________________________________________

По четвертому вопросу слушали: _________________________________________________________________

Выступили: _____________________________________________________________________________________

Председатель собрания _________________ (подпись)

Секретарь собрания _________________ (подпись)

Счетная комиссия _________________ (подпись)

Протокол хранится ____________________________________________________________

Секретарь собрания __________________ (подпись)

Как оформлять решения? (Оформление решения).

Решение собрания так же должно быть составлено в письменной форме, подписано председателем и секретарем, а также членами счетной комиссии. Решение является неотъемлемой часть протокола собрания.

Законом установлено, что решения общего собрания собственников должны быть доведены до сведения всех собственников помещений, в том числе и не принявших участие в собрании, в течение десяти дней со дня принятия этих решений (ч. 3 ст. 46 ЖК РФ).

Собственник не участвующий в принятии решений на общем собрании, обязан им подчиняться.

Образец решения общего собрания собственников дома

Приложение
к протоколу общего собрания
собственников жилого дома
№ от ____________ 2005 г.
Решение

общего собрания собственников помещений жилого дома,

расположенного по адресу:

г.Северск «____» ___________ 2005 г.

Томской обл.

размеру принадлежащей ему площади в этом доме. Проще говоря, можно считать, что у собственника столько голосов, сколько квадратных метров ему принадлежит.

Собрание правомочно (может принимать большинство решений), если в нем принимают участие собственники более чем половины жилых площадей в доме.

Для решения некоторых вопросов необходимо, чтобы «за» было не менее двух третей голосов. Это как раз выбор способа управления домом, реконструкция дома, строительство хозпостроек, ремонт общего имущества, передача в пользование общего имущества. Для создания ТСЖ достаточно половины голосов от общего количества плюс один голос. Все остальные вопросы решаются большинством от присутствующих на собрании.

Решения собрания обязательны для всех собственников, даже если они не принимали участия в собрании.

Представленные формы документов по проведению общего собрания собственников помещений многоквартирного дома, необходимо корректировать с учетом особенностей каждого многоквартирного дома, формы проведения общего собрания.

Примерная повестка первого собрания предполагает все возможные вопросы, которые необходимо решить на собрании. При этом, в зависимости от выбранного способа управления, голосование может происходить только по необходимым вопросам (с учетом выбранного способа управления.

Для успешного проведения годового общего собрания необходима значительная предварительная работа. Подготовку к собранию можно условно представить в виде следующей последовательности «шагов», которые осуществляет инициативная группа (часто во взаимодействии с управляющей организацией):

Шаг 1. Выработать повестку дня общего собрания.

Шаг 2. Выбрать форму проведения общего собрания.

Шаг 3. Определить дату, время и место проведения общего собрания.

Шаг 4. Подготовить информацию или материалы по вопросам повестки дня

Шаг 5. Оповестить собственников об общем собрании.

Шаг 6. Решить организационные вопросы, подготовить формы для регистрации участников, для голосования и др.

Шаг 1. Выработка повестки дня годового общего собрания

Первый шаг инициативной группы собственников помещений - разработать повестку дня годового общего собрания. На годовом собрании собственникам необходимо:

• оценить, как содержалось принадлежащее им общее имущество, какие результаты достигнуты;
• понять, что нужно сделать еще для того, чтобы дом находился в «надлежащем состоянии», то есть был безопасным и комфортным для проживания;
• обсудить, есть ли возможность сократить нерациональный расход коммунальных ресурсов и, как следствие, сократить расходы на их оплату;
• посчитать, сколько на «все про все» понадобится средств;
• установить, какие задачи являются первоочередными и т.д.

Кроме того, на общем собрании также решается, нужен ли ремонт, если да - то какой, когда его проводить, как «собрать» на него деньги. Таким образом, годовое общее собрание призвано решить самые важные вопросы, касающиеся содержания общего имущества и требуемых расходов. Исходя из этого, рекомендуется обязательно включать в повестку дня годового общего собрания следующие вопросы:

1. Рассмотрение предложений управляющей организации по перечню и объемам работ и услуг по содержанию и ремонту многоквартирного дома, сроках их выполнения и стоимости.
2. Утверждение плана работ, сметы расходов на содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме на год, размера платы собственников помещений за содержание и ремонт многоквартирного дома на текущий год.

На годовом общем собрании при необходимости рассматриваются и другие вопросы, связанные с содержанием общего имущества, например, принятие решений о передаче в пользование объектов общего имущества иным лицам, и как будут использоваться получаемые от этого доходы. Управляющая организация также может предложить инициативной группе для включения в повестку дня собрания вопросы, важные для управления домом. Например, предложить план ремонтов, направленных на обеспечение безопасности проживания и снижение потребление коммунальных ресурсов, на ближайшие пять лет и порядок финансирования отдельных мероприятий этого перспективного плана.

• выборы председателя собрания (для ведения собрания), секретаря собрания (для ведения протокола) и счетной комиссии (для подсчета голосов при голосовании по вопросам повестки дня собрания);
• утверждение повестки дня собрания и регламента собрания;
• вопросы, связанным с проведением общего собрания (см. раздел 1 настоящих методических рекомендаций);
• выборы домового комитета (при необходимости) и др. вопросы.

Собственникам помещений следует помнить, что договор управления с управляющей организацией заключается на условиях, которые определяет общее собрание . Если договор заключен на несколько лет, то это не означает, что в нем ничего нельзя изменить. У собственников и управляющей организации при достижении соглашения об изменении или дополнении условий договора управления есть возможность подписать дополнительное соглашение к договору, в котором указать, что в соответствии с решением общего собрания в договор вносятся следующие изменения, которые затем перечисляются по пунктам. Таким образом, ежегодно можно изменять перечень и объем работ и услуг, заказываемых управляющей организации, и пересматривать цену договора управления (размер платы собственников).

Шаг 2. Выбор формы проведения общего собрания

Жилищный кодекс (статьи 45 и 47) дает возможность собственникам помещений принимать решения по повестке дня общего собрания как непосредственно на собрании (то есть когда собственники помещений совместно присутствуют в одно время в одном месте), так и путем проведения заочного голосования - когда решения собственников помещений в письменной форме передаются до установленного срока в определенное место.

В настоящее время широко распространенная практика в многоквартирных домах, управляемых управляющими организациями - проведение общих собраний в форме заочного голосования. Но надо помнить, что такой способ не дает возможности собственникам помещений услышать друг друга, обменяться мнениями, публично обсудить разногласия (в том числе и с управляющей организацией), найти компромисс, устраивающий большинство людей в доме. Очень часто заочное голосование используется как способ «узаконить» решения, принимаемые заинтересованным меньшинством (или решения управляющей организации, незаинтересованной в общении с собственниками), при котором чисто формально соблюдаются требования законодательства. Если ставить перед собой цель - добиться, чтобы собственники стали более активными и ответственными, действительно участвовали в управлении своим домом, проведение годового общего собрания «в очной форме» должно быть приоритетом для его организаторов (и для управляющей организации тоже). В этом случае заочное голосование можно рассматривать только как «запасной вариант», в случае, если, несмотря на все усилия, не удалось обеспечить кворум на общем собрании или принять на нем необходимые решения (набрать необходимое количество голосов). Но и такое «неудавшееся общее собрание» необходимо использовать как «информационно-согласительную» встречу, на которой группа собственников не только получила нужную информацию, но и обменялась мнениями. После такого «собрания-встречи» ее участники сами будут вполне осознанно голосовать на повторном собрании в заочной форме, и, скорее всего, передадут нужную информацию и мнение участников встречи своим соседям, не пришедшим на собрание.

Собственникам помещений в многоквартирном доме можно рекомендовать установить в принимаемом ими порядке созыва и проведения общего собрания собственников помещений, что перечисленные выше основные вопросы годового общего собрания должны рассматриваться на собрании, проводимом в очной форме. И что заочная форма принятия решений по этим вопросам допускается только для повторно проводимого общего собрания в случае отсутствия кворума на собрании. Кроме этого в данном порядке полезно определить перечень вопросов, относящихся к компетенции общего собрания, но, возможно, не настолько нуждающихся в совместном обсуждении, которые могут быть вынесены на заочное голосование без предварительно собираемого общего собрания в очной форме.

Шаг 3. Определение даты, времени и места проведения общего собрания

Кроме повестки дня и формы проведения собрания инициативной группе необходимо выбрать дату и время проведения годового общего собрания. При этом необходимо учесть, что:

• дата и время должны быть удобны для всех или большинства собственников;
• нужно иметь резерв времени для оповещения об общем собрании собственников помещений (не менее десяти дней до даты проведения собрания);
• собственники до проведения общего собрания должны иметь возможность (прежде всего, достаточно времени) ознакомиться с отчетными и проектными документами управляющей организации.

Поскольку вопросы повестки дня непосредственно связаны с деятельностью управляющей организации по управлению многоквартирным домом, то с ней следует заранее согласовать не только повестку дня, но и дату, и время проведения годового общего собрания, чтобы управляющая организация:

• успела подготовить отчет за прошедший год и предложения на текущий год;
• смогла обеспечить участие своего представителя(-ей) в собрании;
• возможно, сумела подготовить какие-то дополнения или изменения в ответ на реакцию собственников при знакомстве с подготовленными ею собранию отчетом и предложениями.

В соответствии с Жилищным кодексом (часть 11 статьи 162) управляющая организация обязана отчитаться перед собственниками о выполнении договора за предыдущий год ежегодно в течение первого квартала, если иное не установлено договором управления многоквартирным домом. «Иным» может быть срок представления отчета или периодичность, если собственники хотят, чтобы перед ними отчитывались, например, раз в полгода. В настоящее время, когда собственники еще не имеют достаточного опыта управления своими домами и взаимодействия с управляющими организациями, наиболее вероятно, что в большинстве многоквартирных домов годовые общие собрания будут проводиться тогда же, когда согласно законодательству управляющие организации обязаны представить отчеты - в феврале или в марте .

Место проведения собрания должно быть максимально близко к многоквартирному дому, а помещение для собрания - такого размера, чтобы могли разместиться все собственники. При выборе помещения для проведения общего собрания следует учесть, нужно ли собственникам помещений платить за его аренду (такие расходы, связанные с проведением общих собраний рекомендуется учитывать в смете расходов на содержание многоквартирного дома).

В настоящее время во многих муниципальных образованиях приняты правовые акты, предусматривающие формирование благоприятных условий для образования и деятельности товариществ собственников жилья (ТСЖ). Очень часто в актах предусмотрена возможность предоставления муниципального помещения бесплатно или по низкой арендной ставке для проведения общих собраний собственников помещений и общих собраний членов ТСЖ. Это, например, может быть актовый зал школы или читальный зал библиотеки. Чтобы воспользоваться такой возможностью, инициативной группе следует обратиться в местную администрацию. Порой собственникам может помочь управляющая организация, если у нее есть свое помещение, пригодное для проведения общих собраний.

После выбора места (помещения) проведения общего собрания следует не забыть сообщить об этом управляющей организации.

Шаг 4. Подготовка, информации, документов и предложенийдля их обсуждения и принятия решений на общем собрании

Этот этап подготовки к собранию, прежде всего, касается управляющей организации, которая должна подготовить отчет за прошедший год и предложения по управлению многоквартирным домом на текущий год, а, возможно, и на ближайшие несколько лет - перспективный план поддержания или улучшения состояния многоквартирного дома, ресурсосбережения при оказании коммунальных услуг, повышения комфортности проживания в доме. Добросовестная управляющая организация должна представить собственникам свои предложения по эффективному использованию их средств и других возможных доходов и финансовых источников для финансирования всех мероприятий годового и перспективного (при его наличии) планов.

В то же время инициаторы собрания могут подумать о том, как выявить и представить на собрании обобщенную оценку собственников деятельности управляющей организации в прошедшем году: считают ли они, что все обязательства, которые лежали на управляющей организации по договору управления, выполнены ею; удовлетворены ли они работой управляющей организации; если не удовлетворены, то какие недостатки они видят. Собственники также могут обобщить свои предложения/пожелания по управлению многоквартирным домом, сформулировать свои запросы для управляющей организации, чтобы учесть их в договоре управления на будущий год.

4.1. Отчет управляющей организацииоб исполнении договора управления

Грамотный отчет управляющей организации об исполнении договора управления в прошедшем году должен содержать данные о выполнении плана работ, услуг и ремонтов, сметы доходов и расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома, установленных в договоре управления. Такой отчет - это основа:

• для понимания собственниками того, что содержание дома стоит денег;
• для вовлечения собственников в процесс принятия решений и, соответственно, ответственности за них;
• доверия к управляющей организации и удовлетворенности ее профессиональными действиями в интересах своих заказчиков.

Жилищный кодекс не установил, в какой форме управляющая организация должна отчитаться перед собственниками. Это означает, что форма отчетности может быть разной. Например, управляющая организация может:

• устно отчитаться на общем собрании собственников помещений;
• разместить в доступном для всех собственников месте (подъезды дома, доска объявлений на придомовой территории, др.) письменный отчет;
• разложить текст отчета по почтовым ящикам квартир, др.

Наилучшей для собственников помещений формой отчета является письменный отчет (доступный собственникам для ознакомления до собрания) и дополнительно отчет управляющей организации перед собственниками помещений на общем собрании. Рекомендуется определить форму представления отчета управляющей организации перед собственниками в договоре управления многоквартирным домом.

Отчет об управлении многоквартирным домом должен всесторонне отражать, что было сделано управляющей организацией и какие результат достигнуты. Целесообразно, чтобы отчет содержал сопоставимые данные по запланированным и фактически выполненным видам и объемам работ и услуг (в натуральном и денежном выражении). Рекомендуется включать в отчет о выполнении плана работ по содержанию и ремонту многоквартирного дома следующие основные разделы:

1. Техническое обслуживание общего имущества.

2. Ремонты и замены отдельных частей общего имущества.

3. Санитарное содержание общего имущества, включая земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом.

4. Благоустройство помещений общего пользования в многоквартирном доме и земельного участка.

5. Мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме.

6. Предоставление коммунальных услуг.

Примерная форма отчета управляющей организации о выполнении планов работ 20__ года

	Виды работ	Объект / часть имущества	Периодичность выполнения работ		Объем (натуральные показатели)		Способ выполнения	Оценка качества выполненных работ
1.Техническое обслуживание общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме
	Осмотры, наладка, уход, испытания, профилактика
	Подготовка к сезонной эксплуатации инженерного оборудования и коммуникаций
	Устранение аварийных ситуаций (локализация)
	Мероприятия/оборудование по учету потребления и экономии ресурсов (воды, тепла, газа, электроэнергии)
2. Ремонты и замены отдельных частей общего имущества
	Частичные замены
	Текущий ремонт
	Послеаварийный ремонт
	Капитальный ремонт
3. Санитарное содержание общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, включая земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом
	Уборка мест общего пользования в доме
	Санитарно-эпидемиологические мероприятия
	Уборка земельного участка, на котором расположен дом
	Сбор и вывоз твердых бытовых отходов
	Вывоз сметного мусора
	Вывоз крупногабаритного мусора
	Очистка крыши, фасада здания (ограждения, карнизы, др.)
4. Благоустройство мест общего пользования в доме и на земельном участке, на котором расположен многоквартирный дом
	Освещение мест общего пользования
	Устройство (обустройство) дорожек, проездов, парковок, ограждений
	Озеленение и уход за зелеными насаждениями
	Устройство (обустройство) детских, спортивных и хозяйственных площадок, мест отдыха
5. Мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме
	Противопожарные мероприятия
	Охранные мероприятия (система видеонаблюдения, шлагбаум, др.)
	Мероприятия по шумозащите
6. Предоставление коммунальных услуг (отопления, холодного водоснабжения, горячего водоснабжения, водоотведения, электроснабжения, газоснабжения)
	Обеспечение круглосуточного бесперебойного предоставления коммунальных услуг
	Обеспечение необходимого объема предоставляемых коммунальных услуг
	Обеспечение надлежащего качества предоставляемых коммунальных услуг

В отчете следует указать, что из планируемого сделать не удалось, и причины, по которым запланированные на прошедший год работы не были выполнены (полностью или частично). Кроме этого - выполнялись ли работы, не входившие в план и почему.

Очень полезно для собственников помещений из отчета управляющей организации узнать, как она оценивает качество исполнения отдельных работ и услуг. Возможно, мнения управляющей организации и собственников не всегда будут совпадать. Если в течение года управляющая организация получила заявления или жалобы собственников или нанимателей помещений на качество каких-то услуг или работ, то что было ею предпринято для устранения недостатков, и что она планирует сделать, чтобы это не повторилось в будущем (например, изменить способ выполнения каких-то работ: исполнять их не своим штатным персоналом, а нанимать специализированные организации).

В отчете об исполнении сметы доходов и расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома рекомендуется представить сопоставимые данные по:

• запланированным и фактически произведенным расходам;
• запланированным и фактически полученным доходам.

В отчете следует уделить внимание тем статьям сметы, по которым произошло:

• превышение запланированных расходов;
• недополучение запланированных доходов (особенно из-за задолженности по обязательным платежам на содержание общего имущества и оплату коммунальных услуг).

Необходимо не только проанализировать причины отклонения фактических показателей от плановых, но и указать меры, которые принимала управляющая организация по получению средств на содержание многоквартирного дома и к каким результатам они привели.

Информация о поступлении платы за жилое помещение и коммунальные услуги

от собственников помещений в многоквартирном доме, расположенном по адресу:

ул. ____________________________, дом № ___

на «____» ______________ 200_ г.

№ помещения	Общая площадь помещения (кв. м)	Размер ежемесячной платы (тыс. руб.)	Сумма платежей в год (тыс. руб.)		Авансовые платежи (+) или задолжен-ность (-) (тыс. руб.)	Принятые меры по ликвидации задолжен-
			начислено	поступило

Не следует указывать фамилии и имена собственников, чтобы избежать обвинения в разглашении личной информации.

Необходимо, чтобы у собственников помещений была информация о том, насколько каждый из соседей выполняет свою обязанность, возложенную на него законодательством, участвовать в общих расходах по содержанию принадлежащего им общего имущества в многоквартирном доме. Это также может быть полезно для привлечения добросовестных собственников помещений к воздействию на тех, кто может платить, но не платит, или даст возможность вместе подумать о том, как помочь кому-то из малообеспеченных соседей. В любом случае, собственники помещений должны иметь ясное представление о том, какие риски несет управляющая организация при исполнении возложенных на нее договором управления обязанностей, поскольку им или придется разделить с управляющей организацией эти риски (например, увеличить размер платежей собственников, чтобы компенсировать выпадающие доходы). Или собственники помещений могут столкнуться с ситуацией, когда управляющая организация откажется от управления их домом, потому что эта деятельность будет приносить ей только убытки.

4.2. Проекты плана работ, услуг и ремонтов и сметы доходов и расходов на предстоящий год

Задача профессиональной управляющей организации - предложить собственникам помещений такой перечень работ и услуг, который обеспечит надлежащее состояние общего имущества в многоквартирном доме. Надлежащее состояние, согласно Правилам содержания общего имущества в многоквартирном доме , означает, что оно обеспечивает надежную работу всех конструктивных частей и инженерных систем, безопасность для жизни и здоровья проживающих в доме, сохранность их имущества, возможность пользоваться жилыми и нежилыми помещениями, местами общего пользования в доме и земельным участком. Планирование работ по содержанию общего имущества должно основываться на оценке фактического состояния каждого объекта (части) общего имущества по результатам обходов, осмотров, технического контроля, проведенных управляющей организацией.

В случае если многоквартирный дом или его отельные части нуждаются в ремонте или замене, именно управляющая организация может и должна грамотно оценить, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно отложить, если у собственников помещений в настоящее время не хватит средств для финансирования всех видов ремонтов.

При обосновании очередности (приоритетности) каждой работы может учитываться не только возможность возникновения угрозы безопасному проживанию в доме, если она не будет выполнена в ближайшее время, но и такое обстоятельство как, не станет ли эта работа значительно дороже, если ее отложить на год-два. Очень важно понять, можно ли уменьшить будущие расходы собственников, если конкретная работа будет выполнена в первую очередь. Например, капитальный ремонт или замена, скажем, лифта снижает расходы на его аварийное обслуживание. А модернизация системы отопления, включая установку в доме теплового узла, позволяющего регулировать параметры теплоносителя во внутридомовой системе отопления, дает возможность сократить расходы на тепловую энергию и направить сэкономленные средства на другие нужды дома.

Фактически, речь идет о разработке как годового плана услуг, работ и ремонтов, так и перспективного плана ремонтов и модернизации дома, который управляющая организация может предложить на рассмотрение собственникам помещений. Такое предложение не только подтверждает высокий профессиональный уровень управляющей организации, но и ее готовность работать в интересах своих клиентов, и работать на долговременной основе.

При подготовке проектов планов работ, услуг и ремонтов может быть использована следующая форма:

Проект сметы доходов и расходов на содержание многоквартирного дома (в тыс. рублей) на 200_ год

№ п/п	Наименование статей	план	факт	отклонение (+/-)
Доходы
	Ежемесячная плата собственников помещений на управление, содержание и ремонт общего имущества в соответствии с договорами, заключенными с управляющей организацией
	Разовая целевая плата по решению общего собрания собственников помещений
	Целевые поступления из бюджетов всех уровней, бюджетов государственных внебюджетных фондов всего (3.1+3.2+3.3+3.4), в том числе:
	субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг из регионального/местного бюджета
	субсидии на разницу между размером платежей собственников помещений, установленным общим собранием собственников помещений, и размером платы за содержание и ремонт жилого помещения для нанимателей жилых помещений по договорам социального найма и договорам найма жилых помещений государственного или муниципального жилищного фонда
	возмещение средств на предоставление гражданам мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг (льгот) из бюджетов всех уровней
	субсидии на проведение капитального ремонта многоквартирного дома в части помещений, находящихся в муниципальной (государственной) собственности
	субсидии на проведение капитального ремонта многоквартирного дома
	Дополнительные доходы всего (4.1.+4.2.), в том числе:
	доходы от сдачи в аренду объектов/частей общего имущества, включая земельный участок
	доходы от предоставления в пользование отдельных частей общего имущества
	Ежемесячные платежи собственников, нанимателей и арендаторов помещений за коммунальные услуги, всего (5.1+5.2+5.3+5.4+5.5+5.6), в том числе:
	за отопление
	за холодное водоснабжение
	за горячее водоснабжение
	за водоотведение
	за электроснабжение
	за газоснабжение
	Прочие доходы всего (6.1+6.2+6.3), в том числе:
	спонсорская помощь
	средства, полученные по договорам кредита или займа
	инвестиционные средства
	Итого доходов (1+2+3+4+5+6)
Расходы
	Расходы, связанные с техническим обслуживанием общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме всего (1.1+1.2+1.3+1.4+1.5+ 1.6+1.7+1.8+1.9+1.10+1.11+1.12), в том числе:
	обслуживание домофонов
	обслуживание вентиляционных систем
	обслуживаниеустройств автоматизированной противопожарной защиты
	обслуживание системы охраны и видеонаблюдения
	аварийно-диспетчерская служба
	обслуживание внутридомовых инженерных систем водоснабжения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем водоотведения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем электроснабжения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем газоснабжения
	обслуживание внутридомовых инженерных систем отопления
	обслуживание несущих ограждающих конструкций
	Расходы, связанные с санитарным содержанием общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, включая земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом всего (2.1+2.2.+2.3+2.4+2.5+ в том числе:
	вывоз твердых бытовых отходов
	вывоз сметного мусора
	вывоз крупногабаритного мусора
	санитарно-эпидемиологическая обработка (дезинфекция, дезинсекция, дератизация)
	очистка мусоропроводов
	уборка мест общего пользования в доме
	уборка земельного участка, на котором расположен дом
	Благоустройство мест общего пользования в доме и на земельном участке, на котором расположен многоквартирный дом, мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме всего (3.1+3.2+3.3+3.4+3.5), в том числе:
	освещение мест общего пользования в доме и на земельном участке
	устройство (обустройство) дорожек, проездов, парковок, ограждений
	озеленение и уход за зелеными насаждениями
	устройство (обустройство) детских, спортивных и хозяйственных площадок, мест отдыха
	противопожарные и охранные мероприятия
	Расходы, связанные с текущим ремонтом общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме
	Расходы, связанные с капитальным ремонтом общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме
	Расходы по договорам с организациями коммунального комплекса всего (6.1+6.2+6.3+6.4), в том числе:
	теплоснабжающей организацией
	организацией водопроводно-канализационного хозяйства
	электроснабжающей организацией
	газоснабжающей организацией
	Расходы, связанные с управлением многоквартирным домом, всего (7.1+7.2+7.3+7.4+ в том числе:
	услуги по управлению многоквартирным домом
	расходы, связанные с проведением общих собраний (аренда помещения, копирование материалов и др.)
	расходы, связанные с предоставлением собственникам отчетов
	расходы на обеспечение полноты сбора платежей собственников помещений, нанимателей и арендаторов
	расходы на страховые взносы по договору страхования общего имущества
	оплата услуг банка (за прием платежей населения)
	расходы по возврату кредита, ссуды
	Итого расходов (1+2+3+4+5+6+7)

Согласно Правилам содержания общего имущества в многоквартирном доме размер платы за содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме должен быть соразмерен перечню, объемам и качеству услуг и работ. Чтобы собственники имели ясное представление о том, какой должна быть их плата по договору управления многоквартирным домом, какой перечень и объем услуг, работ и ремонтов они могут себе позволить (при условии обеспечения требований законодательства по надлежащему содержанию общего имущества), им необходима информация о стоимости каждого вида услуг, работ и ремонтов, предлагаемых управляющей организацией. По сути, управляющей организации следует представить собственникам помещений проект сметы доходов и расходов на содержание их дома.

Если управляющая организация предлагает проведение капитального ремонта, то необходимо также определить и порядок финансирования ремонта, сроки возмещения управляющей организации расходов по его оплате. Подготовить стоимостное предложение (с необходимым обоснованием) - это одна из важнейших профессиональных задач управляющей организации до проведения годового общего собрания. После оценки затрат на выполнение каждого вида предлагаемых услуг, работ и ремонтов и общей суммы предстоящих расходов, проект плана работ может дорабатываться (изменяться) для того, чтобы добиться реальной возможности обеспечить его финансирование. При необходимости корректировки плана, из него постепенно исключаются наименее важные работы (с технической точки зрения и исходя из пожеланий собственников). На будущее могут быть перенесены достаточно важные работы, на финансирование которых в данное время недостаточно средств, при условии, что их неисполнение в текущем году не принесет значительного ущерба имуществу собственников. Процесс работы над планом и сметой доходов и расходов на текущий год может быть многоступенчатым, в ходе которого могут изменяться планы работ, в связи с чем, будут изменяться и размеры предполагаемых расходов. Это вызовет необходимость корректировать смету доходов и, соответственно, размер платежей собственников.

При разработке проекта плана работ и сметы доходов и расходов на содержание дома управляющая организация должна учитывать финансовые возможности собственников помещений, поскольку в основном за счет их платы формируется доходная часть сметы. Сопоставление приоритетности (первоочередности) работ, их стоимости и возможности собственников нести соответствующие расходы - основа разработки годового и перспективного плана содержания и ремонта многоквартирного дома.

При определении размера платежей собственников помещений необходимо учесть дополнительные доходы, которые извлекаются (или могут быть получены) управляющей организацией по поручению собственников, например, от сдачи в аренду или в пользование отдельных частей общего имущества, или в виде средств поддержки из бюджета, например, для проведения капитального ремонта многоквартирного дома в рамках муниципальной или региональной программы. Если такие дополнительные доходы есть, то размер ежемесячных платежей собственников на содержание и ремонт общего имущества можно рассчитать по формуле:

ЕП - размер ежемесячных платежей собственников помещений в расчете на 1 кв. метр общей площади помещений в многоквартирном доме;

∑ Р - сумма планируемых расходов на содержание дома на год;

∑ Д - сумма планируемых дополнительных доходов (кроме платежей собственников);

∑ Пл. общ - сумма общих площадей жилых и нежилых помещений в многоквартирном доме .

Предполагаемый размер ежемесячных платежей, рассчитанный исходя из стоимости планируемых работ и услуг, сравнивается с размером платежей в прошедшем году, и оцениваются возможности собственников помещений нести такие расходы. Если собственники предположительно могут нести планируемые расходы, то проекты плана работ на год и соответствующей сметы доходов и расходов можно выносить на рассмотрение годового общего собрания. Если рассчитанный размер платежей не соответствует финансовым возможностям большинства собственников, то работа над проектом плана работ продолжается. Изменение перечня и объема услуг, работ и ремонтов в годовом плане и сметы доходов и расходов на год производится до тех пор, пока не будет достигнуто соответствие плана и финансовых возможностей собственников.

Управляющей организацией может быть предложено на рассмотрение общим собранием несколько вариантов плана услуг, работ и ремонтов на год и соответствующих им смет доходов и расходов и необходимых размеров обязательных платежей собственников.

4.3. Взаимодействие управляющей организации с собственниками помещений

Взаимодействие управляющей организации с собственниками желательно не только на стадии подготовки к годовому общему собранию, но и в течение всего периода действия договора управления, поскольку взаимодействие - в интересах обеих сторон. Собственники заинтересованы в том, чтобы сохранить или улучшить свое общее имущество - многоквартирный дом и эффективно расходовать свои деньги (то есть получить за них максимальный результат). А управляющая организация - в том чтобы иметь конкретный заказ на свои услуги и такую плату по договору управления, которая обеспечивала бы возможность удовлетворить запросы своих клиентов и иметь прибыль от своей деятельности.

Формы взаимодействия управляющей организации с собственниками и нанимателями могут быть различными. Управляющая организация может:

• информировать собственников о своей деятельности в доме (о выполнении планов работ и ремонтов, о предстоящих работах, собираемости платежей и т.д.) в ходе встреч или через информационные листки и отчеты;
• встречаться на регулярной основе с выбранными представителями собственников для обсуждения текущих вопросов управления домом и результатов выполнения плана работ и ремонтов по итогам квартала (или месяца);
• привлекать собственников к участию в мероприятиях, проводимых в доме (например, субботниках, работах по озеленению территории, обустройству детской площадки и т.д.);
• беседовать с собственниками во время плановых обходов помещений для оценки состояния находящегося в них общего имущества;
• проводить опросы/анкетирование с целью выявить мнение собственников по различным вопросам;
• работать с отдельными лицами (должниками и т.д.);
• участвовать в общих собраниях (годовых, внеочередных, касающихся содержания общего имущества).

Было бы полезно, если бы эту деятельность по взаимодействию с собственниками и ее результаты управляющая организация представила на общем собрании. Например, положительным результатом взаимодействия может стать повышение активности и вовлеченности собственников в процесс управления домом, снижение суммы задолженности по платежам собственников, улучшение внешнего вида подъездов, чистота придомовой территории и т.д. С другой стороны, управляющая организация может рассказать, как затрудняла ее работу или даже привела к форс-мажорным обстоятельствам невозможность найти контакты с некоторыми из собственников. Так, отказ конкретного собственника в доступе специалистов управляющей организации для осмотра санитарно-технического оборудования, находящегося внутри его квартиры, привел к аварии и затоплению других квартир и лестничной клетки. Такая информация позволяет расширить представления собственников помещений о действиях управляющей организации в интересах своих клиентов.

Со своей стороны, собственники не должны быть только сторонними наблюдателями. Как минимум, они должны контролировать деятельность управляющей организации. Согласно Жилищному кодексу (пункт 4 части 3 статьи 162), в договоре управления должен быть определен порядок осуществления контроля со стороны собственников за выполнением управляющей организацией ее обязательств по договору. Порядок, в частности, может предусматривать выбор на общем собрании группы лиц (или лица), которые будут регулярно контактировать с управляющей организацией, чтобы быть в курсе ее деятельности по управлению многоквартирным домом и осуществлять контроль в интересах всех собственников помещений. Выбор на общем собрании группы собственников для регулярного взаимодействия с управляющей организацией и контроля за ее деятельностью не означает необходимости для собственников помещений выдать этим лицам (или лицу) письменной доверенности на действия от имени собственников. Это скорее выбор людей, которые пользуются уважением и доверием большинства собственников, с согласия этих людей нести добровольные общественные обязанности в интересах тех, кто их выбрал. Эту группу лиц можно условно назвать «общественным советом собственников» или «домовым комитетом» (второе название достаточно часто употребляется, хотя иногда в это понятие вкладывается различный смысл). Состав домового комитета и полномочия, которые собственники ему предоставляют, должны быть указаны в решении общего собрания.

В договоре управления можно установить формы и периодичность взаимодействия домового комитета с управляющей организацией. Наличие домового комитета не означает, что любой из собственников не может обратиться в управляющую организацию по любым вопросам, связанным с исполнением договора управления. Скорее всего, как уже отмечалось, на домовой комитет будет возложена обязанность созывать годовое общее собрание.

Если домовой комитет уже был ранее выбран, то рекомендуется заслушать его на годовом общем собрании. Выступление домового комитета особенно важно, если у собственников имеются претензии к работе управляющей организации. Домовой комитет может представить:

• сведения о количестве и результатах проведенных рабочих встреч с представителями управляющей организации;
• информацию о реакции управляющей организации на замечания домового комитета, касающиеся деятельности управляющей организации в доме;
• заключение по отчету управляющей организации об исполнении планов работ, услуг, ремонтов и сметы доходов и расходов на содержание дома (если была возможность заранее ознакомиться с соответствующими проектами отчетов).

В случае если собственники помещений получат от своих представителей информацию о том, что в течение отчетного периода управляющая организация:

• нарушала установленный в договоре управления порядок осуществления контроля за выполнением обязательств по договору;
• игнорировала замечания домового комитета и/или заявления и обращения собственников, касающиеся управления многоквартирным домом;
• отказывалась предоставлять сведения (документы), определенные в договоре управления;
• отказывалась взаимодействовать с домовым комитетом и/или собственниками,

то собственникам следует внимательно разобраться в сложившейся ситуации. Это может явиться сигналом к смене управляющей организации, особенно если собственники недовольны качеством работ и услуг по содержанию дома.

В случае если окажется, что домовой комитет в течение отчетного периода не выполнял или плохо выполнял предоставленные ему полномочия, то на общем собрании следует поставить вопрос о его переизбрании.

Во время подготовки к годовому общему собранию взаимодействие собственников помещений в лице инициативной группы по созыву собрания (домового комитета) и управляющей организации должно усилиться. Хороший вариант, если они вместе поработают над выявлением мнений и пожеланий собственников, чтобы учесть их при подготовке проектов планов работ и сметы расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома, которые должны быть утверждены на общем собрании. Для этого можно использовать, кроме выше названных, следующие способы:

• анализ обращений, заявлений и жалоб проживающих в доме в течение прошедшего года;
• сбор предложений через настенный ящик «Предложения»;
• проведение специального опроса/анкетирования по вопросам повестки дня предстоящего собрания и др.

В интересах управляющей организации - оказать собственникам помещений в лице их представителей (домового комитета) профессиональную помощь в понимании того, в каком состоянии находится их общее имущества, что необходимо предпринять, чтобы поддержать или улучшить многоквартирный дом, обеспечить нормальные или более комфортные условия проживания в нем. Иначе говоря, помочь собственникам сформулировать заказ на управление многоквартирным домом. Если такой заказ в виде плана работ и услуг по содержанию и ремонту будет сформирован и утвержден собственниками на общем собрании, у управляющей организации будет основа для конкретных действий в течение года. Если собственники на основании документов, подготовленных управляющей организацией, получат ясное представление, сколько стоит та или иная работа или услуга, они примут взвешенное решение о размере платы на содержание и ремонт общего имущества, который даст возможность управляющей организации выполнить утвержденный план работ.

После того, как все документы (отчет управляющей организации, проект плана работ и сметы доходов и расходов на дом, информация домового комитета и др.), необходимые для принятия решений на годовом общем собрании, готовы, можно приступать к оповещению собственников помещений о предстоящем собрании.

Шаг 5. Оповещение собственников об общем собрании

Жилищный кодекс (часть 4 статьи 45) установил следующиеспособы оповещения собственников о проведении общего собрания:

• сообщение вписьменной форме направляется каждому собственнику помещения в данном доме заказным письмом;
• сообщение вписьменной форме вручается под роспись.

Если собственники помещений проводят свое первое общее собрание, то они могут воспользоваться только этими двумя способами оповещения. Но уже на первом общем собрании собственники имеют право своим решением определить порядок созыва и проведения общего собрания (см. Приложение 1), в котором предусмотреть иные способы направления сообщения о собрании в письменной форме (например, разложить по почтовым ящикам) или размещение информации о собрании в помещении своего дома , доступном для всех собственников (например, в подъездах), чтобы все смогли его прочитать. Сегодня, возможно, собственники во всех домах уже решили, каким способом они хотят получать сообщение о проведении общего собрания.

При любом способе уведомления собственники должны быть оповещены о собрании не позднее, чем за десять дней до даты его проведения (часть 4 статьи 45 ЖК).

В сообщении о проведении общего собрания собственников указываются:

• сведения о лице, по инициативе которого созывается собрание;
• форма проведения собрания (собрание или заочное голосование);
• дата, место и время проведения общего собрания, а в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования - дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, и место или адрес, куда должны передаваться такие решения;
• повестка дня общего собрания;
• порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на собрании, и место/адрес, где с ними можно ознакомиться.

Примеры уведомления о проведении годового общего собрания и списка уведомленных собственников для собрания в очной форме и для собрания в форме заочного голосования.

УВЕДОМЛЕНИЕ

о проведении годового общего собрания (в очной форме)

по адресу: г. (пос.)____________________, ул. __________________, дом № __

«__» ___________ 200_ года в _____ час. в помещении _______________________________ (место, адрес)

состоится годовое общее собрание (в очной форме) собственников помещений в нашем многоквартирном доме, которое созывается по инициативе _______________________________, являющегося

собственником помещения / являющихся собственниками помещений __________________________________________________ в многоквартирном доме.

На собрание приглашены: _______________________________________________________.

(Ф.И.О., должность приглашенных лиц)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Организационные вопросы.
2. Отчет управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году.

Напоминание:

1. В соответствии с действующим законодательством участие в голосовании на общем собрании принимают только собственники помещений.

2. В случае, если собственник помещения не может принять участие в общем собрании, он может доверить свое право голосования на собрании доверенному лицу (по доверенности). Бланки доверенности на голосование на общем собрании можно получить у инициаторов собрания (адреса указаны ниже).

3. Ознакомиться с более подробной информацией и материалами по всем вопросам повестки дня общего собрания можно у _______________________ ежедневно с ______________ до ___________ по ______________

(дата) (дата) (дни недели)

с ______ час. до _____ час.

Адреса инициаторов общего собрания:

Ф.И.О._______________________№ квартиры__

Инициативная группа собственников

Список уведомленных собственников помещений

о дате, месте проведения и повестке дня годового общего собрания

собственников помещений в многоквартирном доме

	№ квартиры/ название нежилого помещения		Отметка об уведомлении (, для юридических лиц с печатью)	Дата уведомления о собрании	Примечание (причина не уведомления)

Ответственный за уведомление _________________ __________________________________

УВЕДОМЛЕНИЕ

о проведении годового общего собрания (в форме заочного голосования)

собственников помещений в многоквартирном доме по адресу:

г. (пос.)____________________, ул. __________________, дом № __

Уважаемый собственник помещения!

С «__» ___________ по «__» ___________ 200_ года состоится внеочередное общее собрание

(Ф.И.О. собственника, наименование муниципального образования, название юр. лица)

являющегося собственником помещения / являющихся собственниками помещений __________________________________________________ в многоквартирном доме.

(наименование занимаемого собственником помещения/помещений)

ПОВЕСТКА ДНЯ СОБРАНИЯ

1. Об утверждении состава счетной комиссии.
2. Отчет управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году.
3. Обсуждение предложений управляющей организации по перечню и объемам работ и услуг по содержанию и ремонту многоквартирного дома, сроках их выполнения и стоимости.
4. Утверждение плана работ, сметы расходов на содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме на год, размера платы собственников помещений.

Ознакомиться с более подробной информацией и материалами по всем вопросам повестки дня собрания Вы можете у членов инициативной группы ежедневно с __ час. до __ час. или по __________________ с ___ час. до ___ час.

(дни недели)

Адреса собственников - членов инициативной группы:

Ф.И.О. ___________________________________ № квартиры_____

Ф.И.О. ___________________________________ № квартиры_____

К настоящему уведомлению прилагается бланк решения собственника помещения по вопросам повестки дня годового общего собрания собственников помещений в форме заочного голосования. Просьба передать заполненные решения по вопросам, поставленным на голосование, членам инициативной группы по адресу: ______________________________

(место, адрес)

не позднее «__» ________________ 200_г.

____________________________________

Инициатор(-ы) созыва годового общего собрания

Решения, принятые общим собранием, и итоги голосования будут объявлены

«__» ______________ 200_ г.

Список собственников, уведомленных

по адресу:

и передавших решение в письменной форме до окончания даты голосования.

	№ квартиры / кадастровый № нежилого помещения	Фамилия, имя, отчество уведомленного о собрании собственника			Решение в письменной форме передал			Примечание
			Подпись собственника или его представителя	Дата получения	Подпись собственника или его представителя	Подпись лица, получившего решение	Дата получения

Ответственный за уведомление собственников _______________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Ответственный за прием решений _______________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Уведомление о созыве общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть направлено собственникам помещений в данном доме не позднее чем за десять дней до даты его проведения (часть 4 статьи 45 ЖК РФ).

В ходе оповещения инициаторы общего собрания могут получить информацию, кто из собственников помещений не сможет лично участвовать в общем собрании в связи с отъездом или занятостью, по болезни или другим причинам. В этом случае можно напомнить, что у них есть право направить на общее собрание своего представителя (части 1 и 2 статьи 48 ЖК) и предложить им форму доверенности на голосование на общем собрании. Доверенность должна быть оформлена в соответствии с требованиями пунктов 4 и 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации. Доверенность на голосование должна содержать сведения о собственнике помещения и его представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные) и удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства (иначе говоря, может быть удостоверена управляющей организацией) или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении, или удостоверена нотариально.

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __,

проводимого «__» ____________ 200_ г.

Я, ____________________________________________________________________________,

(Ф.И.О. доверителя)

(паспортные данные доверителя)

собственник помещения № ___ в доме № __ по ул. __________________ г. _______________,

доверяю ________________________________________________________________________

(Ф.И.О. доверенного лица)

(паспортные данные доверенного лица)

________________________________________________________________________________

(место жительства доверенного лица)

участвовать в годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме, проводимого «__» ____________ 200_ г., и голосовать от моего имени по всем вопросам повестки дня.

Подписавшиеся знают, что эта доверенность может быть отменена в письменной форме до проведения голосования или фактом присутствия доверителя на общем собрании.

Подпись доверителя __________________________ ________________

(подпись ) (дата )

Подпись доверенного лица _________________________ ________________

(подпись) (дата )

Подпись доверителя заверяю:

__________________________________ __________________________ _____________

Должность заверителя Ф.И.О. заверителя Подпись заверителя

Место печати

Напоминание доверителю: предупредите, пожалуйста, организаторов собрания, что Вас будет представлять доверенное лицо.

Напоминание доверенному лицу: обязательно принесите эту подписанную и заверенную доверенность на общее собрание.

Примечание: В случае, если одно лицо является представителем (доверенным лицом) нескольких собственников помещений, то оно голосует отдельно от имени собственника, представляемого им на общем собрании.

Представитель юридического лица - собственника помещения должен иметь доверенность на голосование по вопросам повестки дня общего собрания, заверенную подписью руководителя организации (или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами) и печатью организации. Представитель собственника помещения, находящегося в муниципальной или государственной собственности, действует на собрании в соответствии с полномочиями, основанными на указаниях федеральных законов, актов уполномоченных на то государственных органов или актов органов местного самоуправления либо составленной в письменной форме доверенности на голосование.

5.1. Ознакомление с документами, подготовленными управляющей организацией, изучение мнения собственников по вопросам повестки дня общего собрания

Для того чтобы общее собрание прошло плодотворно, то есть, чтобы были рассмотрены все вопросы повестки дня, конструктивно обсуждены и взвешены предложения управляющей организации и приняты все решения, необходимые для успешного управления многоквартирным домом, очень важно, чтобы собственники заранее, до собрания, получили всю необходимую информацию для размышления. Без этого собрание может превратиться или в «базар», где невозможно принять никаких разумных общих решений, или в чистую формальность, когда люди голосуют без понимания, действительно ли это хорошее решение, как это в перспективе скажется на состоянии дома, соответствует ли данное предложение их интересам.

Чем выше степень информированности собственников о состоянии своего дома, объективной потребности в работах и ремонтах, чем лучше понимание того, сколько это реально стоит, тем более осознанные и взвешенные решения будут приняты собственниками на общем собрании. Поэтому, подчеркнем это еще раз, в интересах управляющей организации предоставить собственникам до собрания проекты всех документов.

Инициаторы собрания в уведомлении об общем собрании сообщают собственникам, где и когда они могут познакомиться с:

• отчетом управляющей организации за прошедший год;
• предложениями управляющей организации по плану работ и ремонтов на год и на перспективу (если такой план подготовлен);
• проектом сметы расходов и доходов на год;
• информацией домового комитета по оценке деятельности управляющей организации и др.

Подготовленные к собранию документы могут находиться у членов домового комитета, у «старших по подъездам». Кроме этого управляющая организация может предоставить место в своем офисе для знакомства с подготовленными документами и своих специалистов для проведения встреч, бесед, консультаций с целью разъяснения собственникам содержания предложенных для ознакомления документов. Такое общение даст возможность собственникам сформулировать конкретные вопросы к управляющей организации, объективно оценить ее предложения, подготовиться к конструктивному обсуждению деятельности управляющей организации. С другой стороны, управляющей организации это даст возможность заранее сориентироваться, какие из ее предложений будут поддержаны, а при обсуждении каких вопросов могут возникнуть сложности и поэтому необходимо подготовить продуманные аргументы и обоснования. Максимальный учет мнений и пожеланий собственников поможет управляющей организации, при необходимости, скорректировать проекты планов и смет, которые будут утверждаться на годовом общем собрании.

Шаг 6. Организационное обеспечение годового общего собрания

Наряду с подготовкой документов по вопросам повестки дня и оповещением собственников о предстоящем собрании, необходимо продумать и подготовиться к различным организационным моментам проведения общего собрания:

• как лучше организовать регистрацию участников собрания;
• как будет проходить голосование по вопросам повестки дня, как подсчитывать голоса при принятии решений, подготовить бюллетени или листы голосования;
• как лучше подготовить помещение для проведения собрания, обеспечить наглядность информации, которая будет представлена на собрании;
• продумать последовательность проведения собрания, сколько времени может занять тот или иной вопрос повестки дня (разработать сценарий собрания);
• оценить размер расходов на проведение общего собрания и др.

Инициативной группе рекомендуется заранее определить, кто и где будет проводить регистрацию участников общего собрания, подготовить необходимые формы (листы регистрации), позволяющие быстро зарегистрировать участников общего собрания. Эти формы должны содержать все необходимые сведения об участниках собрания и давать возможность быстро определить, есть ли у собрания необходимый кворум. Рекомендуется отдельно регистрировать лиц, приглашенных на собрание и не являющихся собственниками (например, представителей управляющей организации, органов местного самоуправления и др.).

Примеры листов регистрации:

Лист регистрации собственников помещений или их представителей, присутствующих на годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме по адресу:

г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __

		Собственник помещения ()		Подпись собственника помещения или его представителя (по доверенности)
	Квартира 1 (подпись) (Ф.И.О.) Лист регистрации лиц, приглашенных на годовое общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ от «__»________________ 200_ г. приглашенного на собрание Сведения о приглашенном лице (должность, род деятельности и т.д.) Подпись приглашенного лица, присутствующего на собрании Ответственный за регистрацию _________________ ________________________________ (подпись) (Ф.И.О.) на годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ от «__»_____________200_ г. по вопросу: _ (указать формулировку вопроса) __________________________________(решение принято количеством голосов ___ или решение не принято) Вид помещения, номер квартиры (комнаты в коммунальной квартире) или кадастровый номер нежилого помещения Собственник помещения/представитель собственника помещения (Ф.И.О. гражданина, название муниципального образования, субъекта РФ, наименование юридического лица ) (выберите, пожалуйста, тот вариант ответа, за который Вы голосуете, и поставьте в этой колонке свою подпись ) Примечание (отметка о доверенности) Против Воздержался Квартира 1 Квартира 2 Ф.И.О. членов счетной комиссии Подписи членов счетной комиссии _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ на годовом общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ от «__»_____________20__ г. Я, _____________________________________________________________________, являюсь (сделайте отметку в соответствующем квадрате) Отметка о доверенности, наделяющей представителя собственника помещения полномочиями голосовать на общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме, должна быть сделана в листе регистрации собственников помещений или их представителей, присутствующих на общем собрании. При выборе и подготовке места проведения годового общего собрания необходимо предусмотреть, чтобы место для председателя собрания позволяло ему видеть всех участников, а место для секретаря было удобно для ведения протокола общего собрания. Рекомендуется предусмотреть отдельно расположенные места для комиссии по подсчету голосов и приглашенных на собрание гостей или других лиц, которые не будут участвовать в голосовании, что облегчит работу счетной комиссии при подсчете голосов. Конструктивному обсуждению вопросов повестки дня поможет, если в помещении, где будет проходить собрание, будут размещены наглядные материалы: плакаты с данными сметы доходов и расходов, фотографии частей здания, требующих ремонта или отремонтированных в прошедшем году, на которых можно увидеть, какой была год назад, например, крыша и какой она стала после проведенного в ремонта. Подготовить такие материалы - в интересах управляющей организации. Необходимые для проведения общего собрания расходы на канцелярские товары, ксерокопирование, почтовые услуги и т.д. должны нести собственники, поскольку это их обязанность проводить общие собрания. Инициативной группе следует рассчитать требуемый объем финансовых средств, разделить их между собственниками и собрать. В отдельных случаях управляющая организация может помочь собственникам, взяв на себя часть затрат, и, при возможности (финансовой, временной), помочь подготовить и изготовить нужное количество экземпляров уведомлений о собрании и/или листов регистрации участников общего собрания и/или листов (или бюллетеней) для голосования и других документов. Можно расходы на проведение годового общего собрания рассчитать заранее и заложить в смету расходов на содержание многоквартирного дома (в раздел «расходы на управление») и, соответственно, включить в платежи собственников. В этом случае к сроку проведения годового общего собрания управляющая организация может за счет этих средств купить бумагу, оплатить печать требуемых документов и их копирование, а также, в случае необходимости, аренду помещения для проведения общего собрания. Естественно, эти услуги управляющей организации должны быть внесены в договор управления многоквартирным домом. Кроме всех выше перечисленных организационных вопросов инициаторам собрания хорошо бы подумать о том, как познакомить собственников помещений друг с другом (если они еще малознакомы) и как создать приятную, дружескую атмосферу на собрании, чтобы собственники помещений получили удовольствие от своего участия в нем, от общения друг с другом. Ведь если участие в собрании будет связано с положительными эмоциями, люди будут гораздо охотнее приходить на собрания в будущем. 6.1. Разработка сценария общего собрания Разработка сценария общего собрания помогает его организаторам продумать последовательность всех этапов собрания, начиная от регистрации участников и до подведения итогов собрания. В сценарии можно заранее определить, сколько времени отводится на обсуждение каждого вопроса повестки дня, кто будет делать сообщения и кто может выступить или дать необходимую техническую или финансовую справку. Даже если ход собрания будет отличаться от сценария, председателю собрания он поможет сориентироваться, насколько можно отклониться по времени от запланированного, чтобы успеть в разумные сроки завершить собрание. Пример сценария годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме: ПРИМЕРНЫЙ СЦЕНАРИЙ проведения годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: г. (пос.)____________________, ул. ____________________, дом № __ Регистрация участников собрания В лист регистрации собственников помещений (см. пример 9) напротив соответствующего номера квартиры (комнаты в коммунальной квартире) или кадастрового номера нежилого помещения записать фамилию, имя и отчество гражданина или название муниципального образования, субъекта РФ, наименование юридического лица - собственника помещения или его представителя, присутствующего на собрании. В листе регистрации собственников помещений указать также общую площадь помещения каждого собственника (площадь помещений, относящихся к общему имуществу собственников помещений в многоквартирном доме, не учитывается) и количество голосов, принадлежащих каждому собственнику (Количество голосов, которым обладает каждый собственник помещения в многоквартирном доме на общем собрании собственников помещений в данном доме, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме (часть 3 статьи 48 ЖК РФ) . Эти сведения в лист регистрации желательно внести заранее при подготовке собрания. При необходимости собственники помещений или их представители могут их уточнить. В этом случае лицо, ответственное за регистрацию, в листе регистрации делает исправление. Попросить собственников помещений или их представителей расписаться в регистрационном листе. Для представителей собственников помещений в графе «Подпись собственника помещения» отметить наличие доверенности, на какой срок она выдана (если доверенность выдана для данного собрания, она прикладывается к регистрационному листу), дает ли доверенность право на участие в голосовании по вопросам повестки дня собрания. В отдельный регистрационный лист (см. пример 10) внести сведения о присутствующих на собрании специалистов управляющей организации, представителях органов власти, членов семей собственников помещений, нанимателях и других приглашенных (данные лица не имеют права голосовать по вопросам повестки дня общего собрания ). Определение кворума собрания Подсчитать какой процент голосов имеют присутствующие на общем собрании собственники помещений и их представители от общего числа собственников помещений: общее число голосов всех собственников помещений в многоквартирном доме ________; число голосов, которыми обладают присутствующие на общем собрании лично собственники помещений и их представители (доверенные лица) _____, что составляет ______ % от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме. Сделать заключение о правомочности собрания: _________________ (Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме правомочно, если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов (часть 3 статьи 45 ЖК РФ) . Открытие общего собрания В начале собрания присутствующим следует сообщить: по чьей инициативе проводится собрание; имеется ли кворум для проведения собрания; о приглашенных лицах, присутствующих на собрании; повестку дня собрания. Открытие собрания может провести собственник помещения, по чьей инициативе проводится собрание. Организационные вопросы. Из числа присутствующих собственников помещений необходимо выбрать: председателя собрания - для ведения собрания; секретаря собрания - для ведения протокола; счетную комиссию - для подсчета голосов при голосовании по вопросам повестки дня собрания. Предложить собственникам помещений выдвинуть кандидатуры председателя собрания, секретаря собрания и членов счетной комиссии в составе трех (пяти) человек. Провести обмен мнениями по выдвинутым кандидатурам. Провести голосование по выдвинутым кандидатурам. Счетная комиссия подсчитывает голоса участников собрания (здесь и далее голосуют только те участники, которые имеют право голоса) поданные «за» выдвинутых кандидатур, затем «против» них, далее - «воздержавшихся» при голосовании. Результаты голосования объявляются и заносятся в протокол. Решение принимается большинством голосов присутствующих на собрании собственников помещений (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ ). Утверждение повестки дня собрания и регламента собрания, то есть сколько времени отводится: для основных выступающих по вопросам повестки; для вопросов выступающим; для выступлений в обсуждении (прения); в целом на все собрание (общая продолжительность). Голосование по этим вопросам можно провести без письменной подачи голосов путем подсчета поднятых рук. Решение принимается большинством голосов присутствующих на собрании собственников помещений (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ ). После утверждения повестки дня и регламента собрание переходит к рассмотрению каждого вопроса повестки дня. Голосование в зависимости от важности вопроса и других обстоятельств можно проводить без письменной подачи голосов (путем подсчета поднятых рук) или письменно - путем внесения каждым голосующим своего решения в лист голосования или, если для этого имеется возможность, заполняя бюллетени голосования (см. пример 12). Рассмотрение второго вопроса повестки дня собрания: Отчет управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году. С отчетом об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году выступает _____________________________ - представитель управляющей организации. Время на выступление - _______ минут. При возможности (необходимости) представляется наглядная информация к отчету: 1. __________________________________________ 2. __________________________________________ 2. Вопросы по отчету Всего на вопросы и ответы ____ минут (на каждый вопрос - __ минут, на ответ - __ минут). Дополнительную информацию/разъяснения по отчету, ответы на вопросы могут дать кроме представителя управляющей организации: Член домового комитета; ___________________, ________________________ 3. Выступления по отчету Всего на выступления ___ минут, на каждое выступление до __ минут. Выступающим должна быть предоставлена возможность свободно высказать свое мнение. Председатель собрания наблюдает за соблюдением регламента и чтобы выступление соответствовало обсуждаемому вопросу. При необходимости председатель собрания предлагает выступающему продолжить выступление при обсуждении другого вопроса повестки дня, к которому больше относится содержание выступления. Секретарь вносит в протокол собрания фамилию выступающего и краткое содержание выступления. 4. Принятие решения об утверждении отчета управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году. По итогам обсуждения председателем собрания вносится предложение об утверждении отчета управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в прошедшем году. Счетная комиссия подсчитывает голоса, поданные «за» его утверждение, затем «против» и «воздержался» участниками, имеющими право голосовать на общем собрании. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на общем собрании собственников помещений или их представителей. Результаты голосования объявляются и заносятся в протокол. Рассмотрение третьего и последующих вопросов повестки дня собрания Третий и последующий вопросы повестки общего собрания рассматриваются аналогичным образом. Закрытие общего собрания После рассмотрения всех вопросов, включенных в повестку дня годового общего собрания, председатель собрания объявляет собрание закрытым. Протокол собрания подписывается председателем и секретарем общего собрания. Лист регистрации присутствующих на общем собрании собственников помещений или их представителей подписывается лицом, ответственным за регистрацию, а листы голосования по вопросам повестки дня общего собрания подписываются членами счетной комиссии. Протокол общего собрания, листы регистрации и голосования хранятся в месте или по адресу, которые должны быть определены решением данного собрания (часть 4 статьи 46 ЖК РФ). Если этот вопрос: был решен ранее - на своем первом общем собрании при установлении порядка созыва и проведения общего собрания, то протокол годового общего собрания и результаты голосований передаются в установленное место (по адресу) хранения;; не был решен ранее, то инициаторам собрания следует внести его в повестку дня. О решениях, принятых общим собранием, уведомляются все собственники помещений в данном доме не позднее чем через десять дней со дня принятия этих решений. Это является обязанностью собственника (собственников), по инициативе которого было созвано данное общее собрание. Порядок уведомления собственников помещений о принятых общим собранием решений и итогах голосования должен быть установлен общим собранием (часть 3 статьи 46 ЖК РФ). Например, может быть принято решение о размещении соответствующего сообщения в помещении (помещениях) многоквартирного дома, доступном для всех собственников.Любому собственнику помещения по его требованию должны быть предоставлены: протокол общего собрания для ознакомления; выписки из протокола общего собрания.

КАК ПРОВЕСТИ ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ СОБСТВЕННИКОВ МНОГОКВАРТИРНОГО ДОМА

(пошаговая инструкция)

Решения принимаются собственниками помещений многоквартирного дома на общем собрании. Общее собрание является органом управления многоквартирным домом (ч. 1 ст. 44 Жилищного кодекса РФ).

Инициатором проведения общего собрания может быть любой собственник (ч. 2 ст. 45 Жилищного кодекса РФ). Как показывает практика, для успешного проведения общего собрания желательно, чтобы в доме появилась инициативная группа из числа собственников.

Шаг 1. Создание инициативной группы собственников и проведение заседания инициативной группы

Определяем, кто выступает с инициативой созыва внеочередного общего собрания (согласно ч. 2 ст. 45 Жилищного кодекса РФ, все общие собрания, кроме обязательного годового, являются внеочередными).

Собираем команду единомышленников – инициативную группу. Входить в нее могут только собственники помещений в данном доме.

Проводим заседание инициативной группы. Определяем предлагаемую повестку дня. Определяем дату, время и место проведения общего собрания. В первый раз оно обязательно должно быть проведено в очной форме (в Жилищном кодексе РФ это называется «путем совместного присутствия собственников помещений»).

Итоговым документом должен стать протокол заседания инициативной группы, в котором выражено намерение созвать общее собрание собственников помещений, его форма, место и время проведения, перечень вопросов, которые планируется обсудить и др. вопросы.

Важно помнить: общее собрание собственников помещений не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня данного собрания, а также изменять повестку дня данного собрания (ч. 2 ст. 46 Жилищного кодекса РФ). Поэтому надо максимально точно сформулировать повестку дня, предлагаемую на рассмотрение общего собрания.

Шаг 2. Получение реестра собственников помещений

В реестр включаются собственники помещений конкретного многоквартирного дома с указанием площади занимаемых ими помещений. За данной информацией члены инициативной группы могут обратиться в управляющую организацию.

ЭТАП I: Общее собрание собственников в очной форме

Напоминаем: В первый раз общее собрание обязательно должно быть проведено в очной форме («путем совместного присутствия собственников помещений»).

Шаг 3 . Сообщение о проведении общего собрания

По числу собственников помещений изготавливаем уведомления.

г) повестка дня собрания;

Важно помнить, что инициатор собрания обязан сообщить собственникам помещений о проведении собрания не позднее, чем за 10 дней до даты его проведения. В указанный срок сообщение о проведении общего собрания должно быть направлено каждому собственнику помещения. Согласно ч. 4 ст. 45 Жилищного кодекса РФ, сделать это можно тремя способами:

Целесообразно одновременно с уведомлением направить собственникам информационное письмо с разъяснениями по существу предстоящего голосования. Кроме того, данное информационное письмо помимо рассылки с уведомлениями можно разместить в месте, доступном всем собственникам дома (например, доска объявлений).

Шаг 4. Проведение общего собрания в очной форме и оформление его результатов

В день проведения собрания члены инициативной группы встречают в назначенном месте и в условленное время остальных собственников помещений.

Голосовать на общем собрании собственником помещения может как лично, так и через своего представителя (ч. 1 ст. 48 Жилищного кодекса РФ). Доверенность на голосование должна содержать сведения о представляемом собственнике помещения и его представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные) и должна быть оформлена в соответствии с требованиями п. 4 и п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса РФ или удостоверена нотариально (ч. 2 ст. 48 Жилищного кодекса РФ).

Все необходимые данные заносятся в регистрационные листы.

Очень важно помнить, что общее собрание правомочно (имеет кворум), если в нем приняли участие собственники помещений или их представители, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов (ч. 3 ст. 45 Жилищного кодекса РФ).

Если кворума нет…

Если общее собрание не имело необходимого кворума, составляем соответствующий протокол. Поскольку решения не принимались и выбрать председателя и секретаря собрания не удалось, протокол подписывает инициатор/инициаторы его проведения.

В дальнейшем решения общего собрания с такой же повесткой могут быть приняты путем проведения заочного голосования (ч. 1 ст. 47 Жилищного кодекса РФ) – переходим на

ЭТАП II .

Если кворум есть …

Напоминаем, повестка дня не может быть изменена, сокращена или дополнена (ч. 2 ст. 46 Жилищного кодекса РФ).

Сначала выбираем председателя общего собрания, секретаря для ведения протокола, счетную комиссию для подведения итогов голосования (сначала определяем число, потом – персональный состав). Это, можно сказать, обязательные процедурные вопросы. Затем проводится обсуждение и голосование по остальным вопросам повестки дня.

Шаг 5. Сообщение о результатах общего собрания в очной форме

Решения, принятые общим собранием, а также итоги голосования доводятся до сведения собственников помещений собственником, по инициативе которого было созвано такое собрание. Срок – не позднее чем через десять дней со дня принятия этих решений (ч. 3 ст. 46 Жилищного кодекса РФ).

Собрание должно решить, в какой форме это будет сделано, и где: место должно быть доступным для всех собственников помещений. Наиболее простая форма – это копия протокола собрания собственников помещений. Но собственники могут принять решение о том, что это будет отдельный документ – уведомление (сообщение) и решениях собрания и итогах голосования.

Шаг 6. Хранение документов

ЭТАП II: Общее собрание собственников в форме заочного голосования

Если собрание собственников помещений в очной форме не имело необходимого кворума, в дальнейшем решения общего собрания собственников помещений с такой же повесткой могут быть приняты путем проведения заочного голосования. Он подразумевает передачу в место или по адресу, которые указаны в сообщении о проведении общего собрания, оформленных в письменной форме решений собственников по вопросам, поставленным на голосование (ч. 1 ст. 47 Жилищного кодекса РФ).

Поскольку определенная работа на первом этапе уже была проделана, алгоритм действий при проведении собрания собственников в форме заочного голосования несколько отличается.

Шаг 5. Проведение заседания инициативной группы

На рассмотрение собственников выносится та же повестка дня, но меняется форма проведения общего собрания собственников помещений. Соответственно, частично изменяется повестка самого заседания инициативной группы. Надо определить:

— сроки его проведения.

Поскольку на первом этапе реестр собственников уже должен быть получен, следующим будет

Шаг 6 . Сообщение о проведении общего собрания и доставка бланков решений

По числу собственников помещений изготавливаем уведомления о проведении общего собрания в форме заочного голосования.

В ч. 5 ст. 45 Жилищного кодекса РФ прописано, что надо указать в таком уведомлении:

а) сведения о лице (лицах), по инициативе которого (которых) созывается собрание;

б) форма проведения собрания (очное собрание или заочное голосование);

в) дата, время, место проведения собрания или в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования – дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, место или адрес, куда должны передаваться такие решения;

г) повестка дня собрания;

д) порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на данном собрании, место или адрес, где с ними можно ознакомиться.

Очень важно помнить! Повестка дня общего собрания в форме заочного голосования обязательно должна быть точно такой же, как и при несостоявшемся очном собрании.

Инициатор собрания обязан сообщить собственникам помещений о проведении собрания не позднее чем за 10 дней до даты его проведения. В указанный срок сообщение о проведении общего собрания должно быть направлено каждому собственнику помещения. Согласно ч. 4 ст. 45 Жилищного кодекса РФ, сделать это можно тремя способами:

1) направить заказным письмом (если решением общего собрания собственников не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме). Этот способ наиболее эффективен, особенно в домах с большим числом квартир;

2) вручить под роспись каждому собственнику помещения;

3) разместить в помещении данного дома, определенном решением общего собрания собственников и доступном для всех собственников помещений.

Одновременно направляем собственникам помещений бланки решения по вопросам, поставленным на голосование.

Голосование по вопросам повестки дня общего собрания собственников помещений, проводимого в форме заочного голосования, осуществляется только посредством оформленных в письменной форме решений собственников по вопросам, поставленным на голосование (ч. 5 ст. 48 Жилищного кодекса РФ).

В решении собственника по вопросам, поставленным на голосование, должны быть указаны:

2) сведения о документе, подтверждающем право собственности лица, участвующего в голосовании, на помещение в соответствующем многоквартирном доме;

3) решения по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался» (ч. 3 ст. 48 Жилищного кодекса РФ).

Целесообразно одновременно еще раз направить собственникам информационное письмо с разъяснениями по повестке дня.

Шаг 7. Прием решений собственников помещений

Решения принимаются до даты по месту или адресу, указанному в уведомлении о проведении общего собрания.

Принявшими участие в общем собрании, проводимом в форме заочного голосования, считаются собственники помещений в данном доме, решения которых получены до даты окончания их приема (ч. 2 ст. 47 Жилищного кодекса РФ).

Шаг 8. Оформление результатов заочного голосования собственников

Счетная комиссия осуществляет обработку поступивших бюллетеней и по истечении указанного срока производит подсчет результатов голосования.

О бщее собрание правомочно (имеет кворум), если в нем приняли участие собственники помещений или их представители, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов (ч. 3 ст. 45 Жилищного кодекса РФ).

Количество голосов, которым обладает каждый собственник помещения в многоквартирном доме на общем собрании, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме (ч. 6 ст. 48 Жилищного кодекса РФ).

При голосовании, осуществляемом посредством оформленных в письменной форме решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, засчитываются голоса по вопросам, по которым участвующим в голосовании собственником оставлен только один из возможных вариантов голосования. Оформленные с нарушением данного требования указанные решения признаются недействительными, и голоса по содержащимся в них вопросам не подсчитываются. В случае, если решение собственника по вопросам, поставленным на голосование, содержит несколько вопросов, поставленных на голосование, несоблюдение данного требования в отношении одного или нескольких вопросов не влечет за собой признание указанного решения недействительным в целом (ч. 6 ст. 48 Жилищного кодекса РФ).

Окончательное решение общего собрания собственников оформляется в виде протокола с приложением к нему всех бюллетеней для голосования .

Шаг 9. Сообщение о результатах общего собрания в форме заочного голосования

Решения, принятые общим собранием, а также итоги голосования доводятся до сведения собственников помещений собственником, по инициативе которого было созвано такое собрание, путем размещения соответствующего сообщения об этом в помещении данного дома, определенном решением общего собрания и доступном для всех собственников помещений. Сделать это необходимо не позднее чем через десять дней со дня принятия этих решений (ч.3 ст. 46 ЖК).

Шаг 10. Хранение документов

Протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме и решения таких собственников по вопросам, поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания (п. 4 ст. 46 Жилищного кодекса РФ).

Решения общего собрания собственников.

К компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме относятся:

1) принятие решений о реконструкции многоквартирного дома (в том числе с его расширением или надстройкой), строительстве хозяйственных построек и других зданий, строений, сооружений, капитальном ремонте общего имущества в многоквартирном доме, об использовании фонда капитального ремонта;

1.1) принятие решений о выборе способа формирования фонда капитального ремонта, размере взноса на капитальный ремонт в части превышения его размера над установленным минимальным размером взноса на капитальный ремонт, минимальном размере фонда капитального ремонта в части превышения его размера над установленным минимальным размером фонда капитального ремонта (в случае, если законом субъекта Российской Федерации установлен минимальный размер фонда капитального ремонта), выборе лица, уполномоченного на открытие специального счета и совершение операций с денежными средствами, находящимися на специальном счете;

1.2) принятие решений о получении товариществом собственников жилья либо жилищно-строительным кооперативом, жилищным кооперативом или иным специализированным потребительским кооперативом, управляющей организацией и при непосредственном управлении многоквартирным домом собственниками помещений в этом доме лицом, уполномоченным решением общего собрания таких собственников, кредита или займа на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, об определении существенных условий кредитного договора или договора займа, о получении данными лицами гарантии, поручительства по этим кредиту или займу и об условиях получения указанных гарантии, поручительства, а также о погашении за счет фонда капитального ремонта кредита или займа, использованных на оплату расходов на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, и об уплате процентов за пользование данными кредитом или займом, оплате за счет фонда капитального ремонта расходов на получение указанных гарантии, поручительства;

2) принятие решений о пределах использования земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом, в том числе введение ограничений пользования им;

3) принятие решений о пользовании общим имуществом собственников помещений в многоквартирном доме иными лицами, в том числе о заключении договоров на установку и эксплуатацию рекламных конструкций, если для их установки и эксплуатации предполагается использовать общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме;

3.1) принятие решений об определении лиц, которые от имени собственников помещений в многоквартирном доме уполномочены на заключение договоров об использовании общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме (в том числе договоров на установку и эксплуатацию рекламных конструкций) на условиях, определенных решением общего собрания;

3.2) принятие решений об использовании системы или иных информационных систем при проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования;

3.3) принятие решений об определении лиц, которые от имени собственников помещений в многоквартирном доме уполномочены на использование системы или иных информационных систем при проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования (далее — администратор общего собрания);

3.4) принятие решения о порядке приема администратором общего собрания сообщений о проведении общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме, решений собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование, а также о продолжительности голосования по вопросам повестки дня общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования с использованием системы;

4) выбор способа управления многоквартирным домом;

4.1) принятие решений о текущем ремонте общего имущества в многоквартирном доме;

5) другие вопросы, отнесенные настоящим Кодексом к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме. (ст.44 Жилищного кодекса РФ).

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И, думаю, многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия. Хочется, чтобы предприятий, сотрудники которых могли бы присоединиться к известным строкам из стихотворения В.В. Маяковского «Прозаседавшиеся», становилось все меньше:

С волнением не уснешь.
Утро раннее.
Мечтой встречаю рассвет ранний:
«О хотя бы
Еще
Одно заседание
Относительно искоренения всех заседаний!».

Виды совещаний

Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

• симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;
• конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
• конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, ­регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

• оперативное;
• инструктивное;
• проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые .

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

• диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
• автократическое — основывается на вопросах руководителя к участ­никам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
• сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участ­ники, остальные слушают и принимают к сведению ­представленную информацию;
• дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
• свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

• цель совещания,
• основные вопросы для обсуждения,
• состав участников,
• место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. Пример 1).

Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее ­­доку­ментальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов , чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных ­вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме . Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм ­проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня , ­существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, ­следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать читателям придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в Примере 2. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из Примера 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответст­венного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в ­Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.

Участники совещания

После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников :

• которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
• которые в соответствии со своими служебными обязанностями ­обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
• которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
• которые будут организовывать выполнение решений совещания.

Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.

Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек , это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и недостатки.

К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания, как это показано в Примере 2.

В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу , в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть ­предложен проект решения .

Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

• обращения;
• информации о дате, месте и времени проведения;
• повестки дня;
• предложения принять участие;
• просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за ­подготовку мероприятия. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.

От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

• приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо
• повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1-2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств.

Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не экономьте на своих сотрудниках и используйте оптимальный размер шрифта — 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных — Times New ­Roman и Arial). Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями ­(курсивом, ­жирным) или подчеркиванием.

Продумайте, сколько уровней заголовков в тексте вам понадобится, нужно ли их нумеровать, как вы будете выделять наименования таблиц, схем и ­рисунков? Все это поможет читателю быстро ориентироваться в документе.

Главное, чтобы выбранная вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть ­даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами . Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по ­составлению текста доклада. Он должен быть:

• кратким, насколько позволяет содержание и цель;
• понятным (простым, а не запутанным);
• логичным;
• структурированным.

Очень часто цели написания доклада состоят в том, чтобы оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные дейст­вия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

Помимо докладов, к совещанию готовятся информационные материалы , которые используют выступающие. Не зря гласит русская пословица: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Существует большое количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

Подготовка помещения

Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.

Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования.

Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.

На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем присутствующих.

Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.

В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.

Может потребоваться и более экзотическое оборудование. Например, на пищевых предприятиях возможно проведение дегустации какого-либо продукта и сравнение его с продуктами конкурентов. В этом случае ­необходимо предусмотреть наличие одноразовой посуды для каждого участника.

В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя.

Проведение совещания

Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения . Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход собрания. Примерный регламент совещания, посвященного обсуждению одного вопроса, может выглядеть следующим образом:

• вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;
• основной доклад — до 30 мин.;
• вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;
• содоклад, сообщение — не более 10 мин.;
• вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый;
• выступления — по 5-7 мин. каждое;
• ответ докладчика — не более 5 мин.;
• ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый;
• справка по ходу совещания — не более 3 мин.;
• чтение проекта решения — не более 3 мин.;
• подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Максимальная продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день. Исходя из психофизиологических особенностей человека рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин.

Конкретное время проведения совещания определяется председателем. При этом следует учитывать человеческие биоритмы. Так, эргономические исследования выявили, что лучшим временем для принятия решений является позднее утро. Психологи же рекомендуют проводить большинство совещаний во второй половине дня. По теории биоритмов у человека два пика работоспособности — между 9-12 часами и между 16-18 часами. Хотя длительные собрания в конце дня могут вынуждать людей принимать быстрые и не всегда оптимальные решения. Успех зависит не от ­продолжительности совещания, а от того, насколько активны все его участники.

В среднем продолжительность совещаний на предприятии колеблется от 30 минут до 2-х часов. Нужно стараться, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют поставленные цели. Не секрет, что во многих компаниях совещания по вопросам, которые можно было бы обсудить за 20 минут, превращаются в длительную 2-часовую дискуссию. В мире накоплен большой опыт рациональных и даже оригинальных решений этой проблемы. Например, в некоторых японских корпорациях сотрудники выходят в холл, и совещание проводится именно там, причем стоя. Можно не сомневаться, что подобные обсуждения укладываются в рекомендуемые специалистами временные рамки — час, максимум полтора. Мне трудно представить такую форму проведения совещаний на российских предприятиях — нам в вопросах организации бизнеса пока далеко до Японии, но у нас еще все впереди.

• информативные и оперативные совещания не должны превышать 20-30 мин., а проблемные — 1,5-2 часов;
• обсуждение одного сложного вопроса не должно растягиваться более чем на 40-45 мин.;
• через 30-40 минут работы у участников начинает ослабевать внимание;
• через 70-80 минут появляется физическая усталость;
• через 80-90 минут развивается отрицательная активность — ­начинаются разговоры и занятия посторонними делами;
• если совещание продолжается без перерыва более 2-х часов, то ­появляются участники, согласные на любое решение.

Документальное оформление совещания

Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

В зависимости от вида совещания и других факторов могут составляться следующие формы протокола :

• полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);
• краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

Решение о том, какую форму протокола вести на совещании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

• дату и время проведения рабочего совещания;
• участников;
• повестку дня и ее исполнение;
• принятые решения;
• намеченные действия;
• ответственных исполнителей;
• срок исполнения.

Протокол ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее врем является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных ­бизнес-­процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

• воспринимайте факты и идеи, а не только слова;
• прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, ­предполагаемых или одобренных;
• отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;
• не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;
• перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Образец оформления выписки из протокола производственного совещания приведен в Примере 5. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ» , а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (см. Пример 6). При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, ­например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится. Поэтому и в наших Примерах 5 и 6 ее нет.

Если вы изготавливаете копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются ­следующие сроки хранения протоколов :

• протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;
• протоколы научных, экспертных, методических, консультативных ­органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;
• протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;
• протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;
• протоколы собраний структурных подразделений организации — 5 лет ЭПК;
• протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с ­утвержденной номенклатурой дел.

Электронный документооборот и совещания: что общего?

Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Обращаем ваше внимание на тот факт, что во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

• планирование и подготовка совещаний;
• предоставление руководителю удобных средств анализа предыдущих совещаний;
• контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

В том или ином виде (в зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

• формирование проекта повестки дня;
• рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;
• получение проектов решений и справок от ответственных исполнителей;
• формирование пакета документов к совещанию;
• рассылка пакета документов участникам совещания;
• рассылка приглашений, повестки дня;
• формирование протокола совещания;
• контроль исполнения решений совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую ­отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

• Ф.И. О. руководителя, который дал поручение;
• Ф.И. О. ответственного исполнителя;
• сроку исполнения поручений;
• просроченным поручениям.

Грамотное использование СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

* * *

Если учитывать, что генеральный директор крупного предприятия в среднем тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор — 23 часа, а менеджер среднего звена — 11 часов в неделю на участие в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу полезного времени и энергии. И ваш вклад в это благородное дело может быть значительным!