Управление по целям программа. Построение системы мотивации персонала с помощью концепций BSC, MBO, KPI. Управление с использованием KPI и BSC. В чем преимущество

Специалисты компании «Волгасофт» (партнер «1С-Рарус») успешно интегрировали программу «1C:Предприятие 8. Управление по целям и KPI» с решениями линейки «1С:CRM», создав универсальный механизм выгрузки CRM-показателей для расчета KPI. Теперь малому и среднему бизнесу стало намного проще решать актуальные задачи с помощью информационных систем, ориентированных на реализацию стратегии бизнеса. Плюсом таких систем являются низкие затраты на развертывание и внедрение.

Решения линейки «1С:CRM» успешно интегрированы с программным продуктом «1С:Предприятие. 8. Управление по целям и KPI». Инициатором проекта интеграции стала компания «Волгасофт» – партнер «1С-Рарус». В результате удовлетворена высокая потребность малого и среднего бизнеса в программном обеспечении для автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами. Интеграция проведена с совместными решениями фирмы «1С» и компании «1С-Рарус»: «1С:Предприятие 8. CRM ПРОФ» , «1С:Предприятие 8. CRM КОРП» и «1С:Управление торговлей и взаимоотношениям с клиентами (CRM)» *.

Основные задачи проекта интеграции - это внедрение практики управления на основе показателей результативности и возможность их оперативного сбора и ведения с помощью систем «1С:CRM» . Первостепенные задачи руководителя предприятия - это необходимость формирования целей, как элемента оперативного и стратегического планирования, а также оценки ресурсов, потраченных на достижение этих целей. В то же время, руководству важно оперативно получать информацию о работе своих подчиненных.

Интегрированное решение позволяет выгружать из CRM-системы* наиболее важные показатели :

Бизнес-процессы «Заключение договора», «Маркетинговое мероприятие», «Поручение», «Продажа», «Разбор жалобы», «Сервис», «Согласование» и др.
Количественные показатели активности в работе с клиентами сотрудников продаж, сервиса и других подразделений;
Показатели по дебиторской задолженности - «Среднее число дней просрочки», «Средний срок существования задолженности», «Сумма дебиторской задолженности» и др.
Данные по оплаченным \ неоплаченным \ частично оплаченным заказам.
И многое другое.

В ходе проекта интеграции создана система управления эффективностью с использованием показателей деятельности для ИТ-компании. Например, как видно из Рисунка №1, «количество завершенных контактов» и «удовлетворенность клиентов» - это измеряемые показатели, которые были получены из системы «1С:CRM».

Рисунок №1 - Пример показателей результативности для сотрудника отдела продаж

Данные для расчета показателей о степени загрузки каждого менеджера и динамике по количеству выполненных контактов в течение заданного периода, согласно Рисунку №2, взяты из системы «1С:CRM».

Рисунок №2 - Диаграммы степени загрузки каждого менеджера и динамике по количеству выполненных контактов в течение заданного периода

Показатели распределения входящих запросов в зависимости от новых клиентов с делением по рекламным каналам, через которые была получена информация о продуктах и услугах компании, также формируются на основе выгрузки и объединения данных из «1С:CRM».

Рисунок №3 - Распределение входящих запросов в зависимости от новых клиентов с делением по рекламным каналам, через которые была получена информация о продуктах и услугах компании

Результаты проекта

Интеграция решения с линейкой решений «1С:CRM» позволила внедрить практику управления на основе показателей результативности (KPI), что способствовало:

Обеспечению единых стандартов постановки целей и задач для сотрудников;
Оперативному сбору статистических данных показателей деятельности сотрудников (KPI) и наглядной их визуализации;
Разграничению доступа к информации по плановым и фактическим данным в соответствии с должностной иерархией;
Увеличению результативности работы менеджеров по продажам (по количеству контактов и сумме выручки на менеджера) в три раза за счет автоматизации рутинных операций и выстраивания системы стимулирования на результаты.

По словам Алексея Кудинова, директора по CRM-решениям компании «1С-Рарус», «Интегрированное решение CRM\KPI, например, позволяет повысить эффективность работы отдела маркетинга в пять раз. В частности, это касается финансовых затрат на рекламу по отношению к количеству запросов от новых клиентов: отслеживаются эффективные каналы рекламы, а менеджеры по маркетингу стимулируются на поиск наиболее результативных и дешевых способов продвижения на рынке через персональные KPI. Успешная интеграция решений «1С:CRM» и «1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI» позволит предложить малому и среднему бизнесу действенные и надежные системы для работы с низкими затратами на развертывание и внедрение».

* Для конфигурации «1С:CRM ПРОФ», «1С:CRM КОРП» и «1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» существует возможность автоматической загрузки преднастроенных целевых показателей. Для этого необходимо, чтобы конфигурация «1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI» была интегрирована с линейкой «1С:CRM». Обмен данными доступен для пользователей продуктов, начиная с релиза 1.4.1.1.

Программный продукт "1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI" разработан на платформе "1С:Предприятие 8", реализует подход целевого управления (Management By Objectives - MBO), метод Balanced Scorecard (BSC) и управление операционным и стратегическим развитием компании с использованием KPI (ключевых показателей деятельности).

Основное назначение продукта – управление результативностью организации с использованием ключевых показателей деятельности (KPI) и сбалансированной системы показателей (BSC). Такая система позволяет выбрать оптимальный набор показателей для оценки эффективности работы организации с учетом поставленных целей.

Основными пользователями продукта являются организации, стремящиеся повышать собственную эффективность посредством согласования показателей бизнес-процессов со стратегическими планами и применения систем оценки достижения поставленных целей.

Целевыми пользователями продукта в компаниях являются топ-менеджеры - лица, ответственные за операционную эффективность и стратегическое развитие компании.

Функциональные возможности

Программный продукт "1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI" предоставляет следующие возможности:

Управление результативностью организации с использованием ключевых показателей деятельности (KPI) и сбалансированной системы показателей (BSC);
Позволяет реализовать системный подход целевого управления в компании (планирование сверху вниз, согласование снизу вверх);
Гибкий механизм сбора, хранения и расчета показателей;

Интуитивно понятный интерфейс позволяет руководителю в режиме реального времени ставить задачи сотрудникам, проводить мониторинг их выполнения, оценивать результативность работы каждого сотрудника, наглядно отслеживать взаимосвязь между поставленными/выполненными задачами и итоговым коэффициентом результативности сотрудника.

"1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI" реализована технология целевого управления (KPI BSC), предназначенная для повышения эффективности управления предприятием за счет применения оптимального набора индикаторов деятельности компании.

Задачи, решаемые программным продуктом "1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI"

Мониторинг (что происходит?)

Мониторинг работы организации и бизнес процессов, выявление и информирование о критически важной информации на основе актуальных данных в виде показателей (KPI).

Анализ (кто виноват?)

Исследование закономерностей в области управления эффективностью, многомерный анализ данных в различной степени детализации и разрезах аналитики;
Распределение ответственности за достижение целей по уровням ответственности.

Управление (что делать?)

Механизм информирования руководителей и сотрудников о целях организации, инструмент обратной связи и стимулирования, расчета вознаграждения.

Управление с использованием KPI и BSC. В чем преимущество?

Продукт позволяет реализовать системный подход целевого управления в компании (планирование сверху вниз, согласование снизу вверх);
Создание единой системы целей (показателей) и задач (единая интерпретация);
Гибкий механизм сбора, хранения и расчета показателей, прозрачная интеграция с "1С:Предприятие 8";
Удобство представления данных (от обобщенного в графическом виде на верхнем уровне, через анализ в разрезе аналитик на среднем, к детальному анализу на уровне транзакций-документов на нижнем);
Многомерный анализ данных показателей по аналитикам (структуру аналитики определяет пользователь);
Инструмент автоматизированного контроля показателей и информирования сотрудников (повышение эффективности обратной связи);
Обеспечение связи результативности с системой вознаграждения;
Распределение уровня доступа к системе целевого управления в зависимости от прав и ролей;
Настройка алгоритмов сбора показателей и выводимых отчетов производится пользователями самостоятельно, без участия программистов.

Порядок продажи программных продуктов

Распространение и внедрение программных продуктов "1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI" ведется компанией "Апрель Софт" - партнером фирмы 1С в Нижегородском регионе.

В стоимость приобретенного вами программного продукта входит льготное сопровождение 1С:ИТС. Вы можете выбрать одну из схем льготного сопровождения:

1. три месяца льготного сопровождения без дополнительной оплаты;

2. четыре месяца льготного сопровождения без дополнительной оплаты при заключении договора 1С:ИТС на 12 месяцев по цене 8 месяцев.

Подробности Вы можете уточнить по телефону 202-15-12. Воспользоваться льготным сопровождением можно в течении трех месяцев после покупки программы.

Заинтересовал программный продукт, остались вопросы? Оставьте свой запрос или вопрос на сайте. Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время для более подробной консультации.

Условия покупки:

Программный продукт 1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI, стоимость 32 500 руб., минимальный заказ - 1 шт., необходима предоплата.

Юлия Лёлина

Построение системы мотивации персонала с помощью концепций BSC, MBO, KPI

«Нельзя управлять тем, что не можешь измерить» -Питер Друкер

Методика «Управление по целям» (МВО ) является эффективным инструментом для постановки и контроля выполнения задач на уровне тактического менеджмента. При этом согласно требованиям систем менеджмента качества на предприятии (ISO 9001) задачи на уровне тактического менеджмента должны согласовываться (вытекать) из задач, определенных на стратегическом уровне, где наиболее эффективным инструментом управления является «Сбалансированная система показателей» (BSC) . На всех уровнях контроль осуществляется через так называемые « Ключевые показатели эффективности» (KPI).

Схематически взаимосвязь между этими концепциями можно представить следующим образом:

Сбалансированная система показателей (стратегия)

Управление по целям (цели)

Ключевые показатели эффективности (План/Факт)

Действия

Бизнес-процессы

П. Друкер еще в 1954 году предложил теорию менеджмета. Все мировые концерны (корпорации) следуют его концепциям и сегодня.

В начале 1950-х годов ни у кого не было инструментов для управления невероятно сложными организациями, которые вышли из-под контроля. Друкер первым предоставил нам необходимое для этого практическое руководство

Том Питерс, доктор философии Стэнфордского университета, один из ведущих мировых специалистов в области управленческого консультирования

Практически все современные идеи можно проследить до первоисточников Друкера

Современные методы МВО и KPI основываются на концепциях П.Друкера.
Что в понимании П.Друкера является главной целью коммерческой компании?

Peter Ferdinand Drucker

американский учёный, экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

В 1992 году Д. Нортон и Р. Каплан модифицировали и дополнили «Систему управления целями» и разработали «Систему Сбалансированных показателей»

Balanced Scorecard

Сбалансированная система показателей (BSC)

Сбалансированная система показателей (BSC) - один из мощных инструментов стратегического менеджмента, который позволяет формализовать стратегические цели компании и далее декомпозировать их до уровня операционной деятельности и основных бизнес-процессов.

Сбалансированная система показателей, связанных по принципу «причина-следствие», описывает траекторию стратегии компании: каким образом инвестиции и переобучение персонала, информационные технологии, инновационные продукты и услуги способствуют кардинальному улучшению ее финансовой деятельности.

Основной упор делается на оценку достижения финансовых результатов, которая дополняется финансовыми показателями деятельности непосредственных исполнителей.

В качестве ключевых уровней декомпозиции принято выделять следующие группы показателей:

Финансы (финансовые показатели)
Клиенты и Продукты (показатели продаж)
Бизнес - процессы (показатели эффективности процессов)
Персонал (показатели обучения и развития персонала)

Robert S.Kaplan и David P.Norton

проф. в Гарвардской школе бизнеса

BSC определяет 4 стратегических зоны, отражающих соответствующие перспективы компании:

Как оценивают компанию акционеры (финансовая перспектива)
Как оценивают компанию клиенты (клиентская перспектива)
Какие процессы обеспечат компании конкурентные преимущества (перспектива внутренних бизнес-процессов)
Имеются ли программы инноваций, развития, мотивации и роста (перспектива обучения и развития)

Традиционные концепции оценки эффективности деятельности компании основаны на измерении и мониторинге исключительно финансовых показателей, которые несут в себе информацию об уже произошедших событиях и не отражают возможностей долгосрочных инвестиций и состояния отношений с клиентами. BSC, поддерживая измерение финансовых показателей, предусматривает управление нефинансовыми показателями, которые отражают движение компании к созданию ее будущей стоимости через инвестиции в персонал, оптимизацию бизнес-процессов и технологии, взаимоотношения с клиентами и поставщиками. Такой более широкий взгляд на управление обеспечивает объективную картину состояния компании, анализ возможностей внутреннего и внешнего развития, а также конкурентоспособности.

На всех уровнях контроль BSC осуществляется через KPI. В данном случае KPI являются измерителями достижения стратегических целей, а также характеристиками эффективности бизнес-процессов, а не работы каждого в отдельности сотрудника.

В контексте сотрудников KPI используется в управленческих моделях тактического менеджмента, например, в концепции «Управление по целям», из которой, как правило, вытекает «Система мотивации персонала», основанная на достижении личных KPI.

Management by objectives

Система управления по целям (МВО)

Управление по целям (англ. Management by Objectives , MBO) - это процесс согласования целей внутри организации таким образом, что руководство компании и сотрудники разделяют цели и понимают, что они означают для организации.

Термин «Управление по целям» впервые был введён и популяризирован Питером Друкером в 1954 году в книге «The Practice of Management»

Система МВО - это подход к управлению, который можно определить, как процесс выявления целей и критериев эффективности сотрудников, отдельных подразделений (или всей организации) и координации усилий (ресурсов) по их достижению.

Это система в основе, которой лежат четко сформулированные цели компании и каждого ее сотрудника, они же ожидаемые результаты деятельности к которым они стремятся и оценивают их достижение.

Преимущества :

выстроенная иерархия целей (от стратегических целей компании до оперативных целей сотрудников);
согласованность целей на всех уровнях управления;
объективность критериев оценки труда;
понятные и принятые сотрудниками критерии оценки их труда;
постоянная обратная связь и возможность оперативной оценки и корректировки деятельности сотрудников, подразделений, компании.

«Слабые» стороны:

«затраты на его разработку», требует времени, усилий и ресурсов;
этот инструмент предполагает участие многих, время и усилия разделяются;
разработка, внедрение и налаживание системы требует больше времени, чем поддержание ее работы в дальнейшем.

5 базовых принципов MBO:

Цели разрабатываются не только для организации, но и для каждого ее сотрудника. Причем цели сотрудников должны напрямую вытекать из целей организации.
Цели разрабатываются «сверху вниз» для обеспечения связи со стратегией и «снизу вверх» для достижения релевантности к сотруднику.
Участие в принятие решений. Процедура разработки целей для сотрудника - это процесс его совместного творчества с непосредственным руководителем. В системе МВО цели не просто «спускаются сверху», они действительно разрабатываются начальником и подчиненным совместно. В ходе обсуждений и руководитель, и подчиненный начинают лучше понимать, что именно необходимо делать и каким образом.
Оценка проделанной работы и постоянная обратная связь.
Все цели должны соответствовать правилу «SMART», тогда их можно использовать для построения эффективной системы мотивации персонала:

S - specific/Конкретность (быть конкретной, иметь конкретный результат)
M - measurable/Измеримость (быть измеримой, иметь измерение достижения, т. е. KPI)
A - achievable/Достижимость (иметь необходимые ресурсы для достижения)
R - relevant/Значимость (быть актуальной, выполнение данной задачи необходимо сейчас)
T - time-bound/Ограниченность по времени (иметь срок, определенность во времени)

Для того чтобы разработать МВО необходимо:

определить стратегические цели, разбить их на подцели, то есть создать дерево целей различных уровней (краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные)
общефирменные цели должны быть «разукрупнены», трансформированы в цели отдельных бизнес-подразделений, функциональных служб. Эффективная деятельность предприятия требует, чтобы каждая работа была подчинена его общим целям
для каждой «ветви» данного дерева выявляются именно те показатели KPI, которые являются ключевыми для достижения поставленных целей и подцелей. Иначе говоря, нужно определить, при невыполнении каких показателей поставленные задачи не могут быть достигнуты
создать рабочую группу, которая предлагает собой различные показатели. В этот союз обязательно должны входить руководители, финансисты, HR и менеджеры подразделений
довести цели и KPI до сотрудников
обеспечить необходимыми ресурсами
осуществлять регулярный контроль достижения поставленных целей

Применение в организации подхода МВО позволяет систематизировать процесс постановки задач и оценки результативности персонала посредством выставления личных KPI показателей сотрудниками:

Пример связи целей МВО с KPI

Каждый руководитель, от топ-менеджеров до линейного уровня, и каждый сотрудник в организации должен иметь четкие KPI, которые обеспечивают выполнение KPI руководителей вышестоящих уровней.

Key Performance Indicators

Ключевые показатели эффективности (KPI)

KPI (Key Performance Indicator) - это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.

В определенной ситуации KPI определяют контрольные точки в процессе достижения многоэтапных задач.

Выделяются следующие виды ключевых показателей:

KPI результата - сколько и какой результат произвели;
KPI затрат - сколько ресурсов было затрачено;
KPI функционирования - показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
KPI производительности - производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;
KPI эффективности (показатели эффективности) - это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:

Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
Каждый показатель должен быть измерим;
Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.

Примеры KPI для ИТ службы

(Нажмите, чтобы открылся список

Количество обработанных (закрытых) заявок в срок (SLA)
Количество пропущенных звонков
Количество (%) закрытых проектов в срок
% простоев сервисов
Удовлетворенность пользователями ИТ сервисом
% внедренных новых сервисов
Затраты на ИТ расходы на одного пользователя

Методы расчета KPI

На практике расчет KPI сводится к следующей математической логике:

План KPI (плановое значение KPI, которое нужно достичь)
Факт KPI (фактическое значение KPI, которое удалось достичь)

Виды KPI :

Абсолютные (числовые)
Относительные (процентные/коэффициенты)

Расчет KPI:

Факт KPI/План KPI = Выполнение KPI (Факт/План = если результат больше плана - хорошо)
План KPI/Факт KPI = Выполнение KPI (План/Факт = если результат больше плана - плохо)

Автоматизация расчета KPI осуществляется в готовом модуле уровня Business Intelligence (BI) , который называется «АНАЛИТИКА KPI ». Этот модуль позволяет автоматизировать расчет План/Факта по KPI любой сложности.

Мотивация персонала

При внедрении KPI становится четкой и прозрачной система мотивации: поскольку фиксируются плановые и фактические значения, то руководителю ясно, за что и как мотивировать сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при каких условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает взыскание.

Система оплаты труда на основе KPI позволяет:

обеспечить контроль за текущими и долгосрочными показателями деятельности организации;
оценить личную эффективность каждого сотрудника, подразделения и организации в целом;
ориентировать персонал на достижение требуемых результатов;
управлять бюджетом по фонду оплаты труда и сократить время на его расчет.

Мотивационная формула для расчета заработной платы сотрудника имеет вид:

KPI 1 * Коэффициент KPI 2 * Коэффициент KPI 3 ).

В случае, если для каждого показателя установлен вес, формула расчета заработной платы принимает вид:

Заработная плата = Фиксированная часть (оклад) + Плановая сумма переменной части * (Коэффициент KPI 1 * ВесKPI 1 + Коэффициент KPI 2 * Вес KPI 2 + Коэффициент KPI 3 * Вес KPI 3 ).

В случае, когда целесообразнее применять усредненный KPI, формула расчета принимает вид:

Заработная плата = Фиксированная часть (оклад) + Плановая сумма переменной части * (Коэффициент KPI 1 + Коэффициент KPI 2 + Коэффициент KPI 3 ) /3.

Коэффициенты КPI принимают значения в зависимости от уровня выполнения работником поставленных задач.

Показатели, к которым не может быть применен план/факт - ный анализ, могут быть оценены другим способом.

Например, показатель Обучение сотрудников .
Данный показатель применяется в том случае, если опытный специалист осуществляет наставничество, в целях компенсировать ему усилия на обучение нового сотрудника. В случае осуществления наставничества показатель может принимать единственное значение, например, 1,3 (а также меньше или больше - по согласованию с руководством).

Другим аналогичным показателем является Внесение и самостоятельная реализация предложений по оптимизации деятельности.

Учет данного показателя должен стимулировать сотрудников к оптимизации бизнес-процессов на предприятии.

Показатель может принимать следующие значения:

1 - предложения по оптимизации от сотрудника не поступали;

1,05 - поступили предложения по оптимизации, которые незначительно увеличили бы производительность либо улучшили удобство обработки информации, но принято решение отказаться от их реализации;

1,1 - поступили предложения по оптимизации, реализация которых незначительно увеличила производительность либо повысила удобство обработки информации;

1,3 - поступили предложения по оптимизации, реализация которых значительно увеличила производительность.

Показатель Качество работ оценивается на основе наличия данных о дисциплинарных взысканиях, прогулах, опозданиях, отступлениях от технологии производства работ, допущении брака и т. п. Может принимать следующие значения:

1 - высокое качество работ, строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

0,8 - множественные недочеты в работе.

0,6 - незначительные нарушения трудовой дисциплины либо отступления от установленных к выполнению работ требований, не повлекшие снижение объема производства и/или выпуск брака.

0 - имеются нарушения трудовой дисциплины либо требований к выполнению работ, повлекшие сбои в работе участка, снижение объема производства и/или выпуск брака.

Основное назначение продукта - управление результативностью организации с использованием ключевых показателей деятельности (KPI) и сбалансированной системы показателей (BSC). Такая система позволяет выбрать оптимальный набор показателей для оценки эффективности работы организации с учетом поставленных целей.