Электронные счет фактуры частные лица. Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам. Документы без ошибок
ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу esf.gov.kz . Это государственная система (оператор - Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:- А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.
КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере ), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.
Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно скачать на портале Комитета государственных доходов.
Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz
В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести . Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.
Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:
- ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
- и ключ физического лица первого руководителя (RSA).
Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).
Важно!
В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.
Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя
!
Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти на сайте НУЦ , либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.
Портал электронных счетов-фактур
Некоторые действия можно выполнить только
на веб-портале электронных счетов-фактур:
- , и ;
- Настройка прав пользователей;
- Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.
Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.
Настройка esf.gov.kz
Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:
- Internet Explorer (рекомендуется);
- Mozilla Firefox (рекомендуется);
- Opera.
Важно!
КГД опубликовал тестовую версию веб-приложения, в которой криптографические операции выполняются без использования Java. По неясной причине, новый механизм отличается от подходов, используемых в остальных государственных ИС: системы электронного правительства уже достаточно давно перешли на использование NCA-Layer, но в новой версии веб-приложения ESF используется собственное средство – Crypto Socket. Есть надежда, что в скором будущем налогоплательщики смогут работать с порталом без дополнительной настройки браузеров.
Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.
Действия выполняются в панели управления Java.
Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:
В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер . В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. Инструкцию по установке виртуального принтера pdf можно просмотреть на портале КГД.
Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры
После регистрации компании, которую, напомним, выполняет первый руководитель, директор предприятия уже может приступать к выписке и получению счетов-фактур. Он автоматически считается легитимным пользователем системы и получает полное право на работу в системе от имени юр. лица.Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.
Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.
Важно!
Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно, я
должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:
- Правила документооборота (пункт 11) возлагают на руководителя персональную обязанность по контролю над списком уполномоченных лиц предприятия: « .. руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица (структурного подразделения)» .
- Настройки доступа сотрудников назначаются в процессе выписки электронной доверенности от руководителя компании. Подписать ее может только руководитель (передача ключей ЭЦП и непринятие мер по защите личных ключей от несанкционированного доступа преследуется по закону)
- Выписка фиктивных счетов-фактур влечет за собой административную ответственность и штраф . При этом предоставление работникам права выписки ЭСФ автоматически означает согласие предприятия (и персонально руководителя компании) с оформлением таких документов этим человеком.
Для каждого сотрудника можно:
- Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему .
- Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).
Система прав пользователей выглядит следующим образом
Право |
Описание |
Комментарий |
---|---|---|
Просматривать счет-фактуру |
Право на открытие формы документа счет-фактура |
|
Создавать новый счет-фактуру |
Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ |
Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании) |
Создавать исправленный счет-фактуру |
Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Исправленный» |
Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом . Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру |
Создавать дополнительный счет-фактуру |
Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Дополнительный» |
Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру. |
Отзывать счет-фактуру |
Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием |
Неконтролируемый может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам |
Создавать черновик |
Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю |
Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их). |
Интеграция ИС ЭСФ с учетными системами
ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.
Если ИС ЭСФ не работает?
ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
Законодательством предусмотрено , что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования , опубликована на интернет-ресурсе КГД;
2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом .
При этом п осле устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе,должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.
Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.
Дата | Время | Причина |
---|---|---|
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
21:00 - 23:00 | Технические работы | |
21:00 - 03:00 | Технические работы | |
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
22:00 - 23:00 | Технические работы | |
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
период с 01.01.2019 по 10.05.2019 | Признана техническая ошибка по нерезидентам, работающим в РК через структурные подразделения | |
22:00 - 23:32 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
09:00 - 23:00 | ||
14:00 - 06:00 | Планово - профилактические работы в ИС ЭСФ | |
09:00 - 18:00 | Работы на сети ЕТС ГО (кратковременные перебои) |
|
20:00 - 23:30 | Технические работы | |
20:00 - 21:30 | Технические работы | |
12:00 - 17:45 | Перезапуск ИС ЭСФ | |
21:00 - 17:00 | Планово-профилактические работы в ИС ЭСФ |
|
22:00 - 23:32 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
13:00-13:40 | Технические работы | |
23:00 - 00:32 | ||
22:00 - 02:15 | Технические работы | |
22:00 - 22:32 | Технические работы | |
22:00 - 23:32 | Технические работы | |
22:00 - 23:00 |
Технические работы | |
22:00 - 23:00 | Технические работы | |
22:00 - 23:30 | Технические работы | |
22:00 - 20:04 | Технические работы | |
21:30 - 00:30 |
Технические работы |
|
00:00 - 00:00 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
20:00 - 20:30 | ||
21:00 - 23:04 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
21:00 - 23:04 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
21:00 - 23:04 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
19:00 - 01:30 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
21:00 - 03:30 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
21:00 - 03:30 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
21:00 - 02:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
19:00 - 00:30 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
19:00 - 22:00 | ||
21:00 - 02:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад") | |
21:00 - 01:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад") | |
17:00 - 23:50 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль "Виртуальный склад") | |
21:00 - 03:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
21:00 - 03:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
21:00 - 00:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
21:00 - 01:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
21:00 - 03:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
21:00 - 23:00 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
21:00 - 23:00 |
Обновление информационной системы ИС ЭСФ |
|
21:00 - 21:30 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
21:00 - 23:00 | Обновление информационной системы ИС ЭСФ | |
15:30 - 19:15 | Профилактические работы | |
21:00 - 24:00 | Профилактческие работы | |
21:00 - 23:30 | Нерегламентные работы | |
21:00 - 23:00 | Обновление системы | |
00:00 - 23:59 | Технические проблемы в ИС ЭСФ | |
21:00 - 03:00 | Обновление системы | |
21:00 - 03:00 | Обновление системы | |
21:00 - 03:00 | Технические работы | |
21:00 - 03:00 | Технические работы | |
21:00 - 03:00 | Технические работы | |
21:00 - 22:00 | Технические работы | |
Вопрос касается электронных счетов-фактур. На примере: пользуемся услугами банка, операции по которым облагаются НДС. Банк по "Банк-клиенту" высылает электронную счет-фактуру, где в графе "подпись руководителя" дословно написано "Электронная подпись Иванов И.И." Ниже после подписи есть доп.реквизит, о том что документ (указан ID счет-фактуры) составлен и передан через оператора "КОРУС". Вопрос в следующем. Имеем ли мы право принять к учету данную счет-фактуру, в которой нет оригинала подписи? и какие идентификационные реквизиты должны быть указанны в электронном счет-фактуре?Материал из БСС "Система Главбух"Подробнее: http://vip.1gl.ru/#/hotline/?of=copy-bf8767aed2
Вы имеете право принять счет-фактуру в электронном виде. Если компания получила электронный документ, заверенный усиленной квалифицированной подписью, от Банка через уполномоченного оператора, то ей не нужен бумажный вариант счета-фактуры с оригиналом подписи.
Идентификационный реквизит электронного счета-фактуры - это электронная усиленная квалификационная подпись руководителя или уполномоченного лица. Когда документ подписан электронной подписью оператор добавляет к ней свой штамп. Электронный формат счета-фактуры и обязательные реквизиты Вы можете посмотреть в приказе ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как выставить счет-фактуру в электронном виде
Счета-фактуры могут быть выставлены на бумаге и (или) в электронном виде.
Форма счета-фактуры и правила заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н. Электронный формат счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
Организации вправе выставлять счета-фактуры в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ.
Налоговый кодекс РФ не регламентирует, каким образом выражается взаимное согласие сторон использовать электронные счета-фактуры. Поэтому нужно ориентироваться на применяемые в предпринимательской деятельности правила поведения (обычаи делового оборота). Например, можно подписать совместное соглашение или обменяться документами, подписанными каждой из сторон. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26. Следует отметить, что наличие такого соглашения не препятствует оформлению счетов-фактур на бумаге. Причем, если счет-фактура выставлен на бумаге, дублировать его в электронном виде не требуется. Об этом сказано в письме ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769.
Выставлять счета-фактуры в электронном виде можно только через уполномоченных операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н). Перечень таких операторов размещен на официальном сайте ФНС России .
Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как организовать документооборот в бухгалтерии
Электронные документы
Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.
Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.
Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.
Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.
Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.
Решающие отличия электронных и бумажных счетов-фактур
Электронные |
Бумажные |
|
Одна подпись - руководителя или иного уполномоченного сотрудника (п. 6 ст. 169 НК РФ) |
Две подписи - руководителя и главбуха или уполномоченных сотрудников (п. 6 ст. 169 НК РФ) |
|
Один экземпляр выставляет поставщик через интернет без дублирования на бумаге. Исключение - если покупатель не получил электронный файл (п. 4 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) |
Два экземпляра оформляет продавец на бумаге - для себя и для покупателя (п. 6 приложения 1 к постановлению № 1137) |
|
Дату получения счета-фактуры фиксирует спецоператор (п. 1.11 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н) |
Дату получения определяет покупатель на основании почтовых штампов или журнала учета корреспонденции |
|
Запрещено дополнять от руки |
Разрешен комбинированный способ заполнения - на компьютере и от руки (п. 2 приложения 4 к постановлению № 1137) |
Из статьи журнала «Главбух» № 22, Ноябрь 2014 Компании, которые оформляют и получают документы в электронном виде, должны хранить не только эти документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Ведь при проверке инспекторы наверняка захотят убедиться в том, что документ был подписан уполномоченным на то сотрудником. Сертификат должен быть действительным на момент подписания документа или на день проверки действительности этого сертификата (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Но срок его ограничен - удостоверяющие центры выдают сертификат всего на один год. А инспекторы могут нагрянуть с проверкой и через два, и через три года. Как в этом случае подтвердить действительность сертификата?
На самом деле это просто. Когда вы подписываете документ, оператор добавляет к подписи штамп времени и доказательства действительности сертификата. Таким образом, получается усовершенствованная электронная подпись.
Еще часто возникает вопрос: почему в бумажном документе может быть несколько подписей, а в электронном - только одна? Не совсем так. Если хотите, чтобы документ визировали несколько ответственных сотрудников, например директор, главбух и менеджер, то можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить все три электронные подписи.
Однако весь процесс обмена электронными документами построен так, что к контрагенту через оператора попадет всего одна электронная подпись - руководителя или уполномоченного сотрудника.
- Скачайте формы
За электронными счетами-фактурами будущее. В ближайшие годы обмен электронными счетами-фактурами станет вариантом номер один для бизнеса, поскольку такой вид взаимодействия позволяет ускорить оборот денежных средств, а также улучшить отношения с поставщиками.
Мотивы для перехода на электронные счета-фактуры:
внешнее давление (влиятельные поставщики, клиенты);
цена (обработка электронных документов обходится компаниям дешевле);
инновация и автоматизация процессов;
оптимизация денежных потоков (ускорение оборота средств);
улучшение качества (документы не теряются, про них не забывают);
инициатива госсектора (борьба с мошенниками, увеличение налоговых поступлений, оптимизация собственных процессов).
Кто обязан выписывать ЭСФ?
Требование по выписке ЭСФ установлено:
1) соответствовать требованиям, установленным к выписке ЭСФ;
пометку о том, что ЭСФ является исправленным;
порядковый номер и дату выписки исправленного ЭСФ;
порядковый номер и дату выписки аннулируемого ЭСФ.
По исправленному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого исправленного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.
В каких случаях выписывается дополнительный ЭСФ?
· соответствовать к выписке счетов-фактур;
· содержать следующую информацию:
пометку о том, что ЭСФ является дополнительным;
порядковый номер и дату выписки дополнительного ЭСФ;
порядковый номер и дату выписки ЭСФ, к которому выписывается дополнительный ЭСФ;
в случае, установленном Налогового кодекса - корректировку размера облагаемого оборота и разницу между суммой НДС, указанной в ранее выписанном ЭСФ, и суммой НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ;
в случае, установленном Налогового кодекса - ставку НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ и сумму НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ.
· в случаях корректировки размера облагаемого оборота, предусмотренных Налогового кодекса, не ранее даты наступления таких случаев, и не позднее 15-и календарных дней после даты наступления таких случаев;
· в случае отличия ставки НДС, действовавшей на дату выписки ЭСФ и действующей на дату совершения оборота по реализации, при условии выписки ЭСФ ранее даты совершения оборота, - в течение месяца после введения в действие закона, предусматривающего изменение ставки налога.
По дополнительному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого дополнительного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.
Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.
Электронный счет-фактура
Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:
- наличие согласия от каждого участника сделки;
- составление документа происходит по утвержденному формату;
- подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
- техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.
Порядок выставления электронного счета-фактуры
Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:
- составляются в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015;
- имеют квалифицированную электронную подпись;
- передаются через оператора ЭДО, фиксирующего даты выставления документа и его получение.
Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.
Электронный учет счетов-фактур
Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.
Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.
Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.
Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:
- составления;
- выставления;
- получения.
В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.
Регистрация счетов-фактур в книге продаж
С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:
- код вида операции;
- ИНН, КПП и наименование компании покупателя;
- номер и дата документа об оплате;
- валюта и ее код;
- сумма сделки, а также налог к уплате.
Регистрация счетов-фактур в книге покупок
С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:
- код вида операции;
- номер документа и дата его составления;
- дата принятия к учету товаров (работ, услуг);
- ИНН, КПП наименование компании продавца;
- ИНН, КПП и наименование компании посредника;
- реквизиты таможенной декларации;
- валюта, ее код;
- сумма сделки, а также налог, который может быть предъявлен к вычету.
Возникновение права на вычет
Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:
- куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
- приобретенные товары приняты к учету;
- от продавца получен счет-фактура.
Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.
Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.
Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.
Регистрация счетов-фактур в журнале учета
В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.
Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.
В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.
По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?
Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.
Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?
Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.