Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Место	Программа/сервис	Цена	Простота освоения	Функциональность	Учет российского законодательства	Техническая поддержка	Общая оценка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

• К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

• В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
• Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
• Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

• Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
• Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

• Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
• Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
• Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
• Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
• Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

• Потребление большого количества системных ресурсов.
• Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

• Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

• Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
• Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
• Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
• Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

• Работа только с браузером Internet Explorer.
• Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
• Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

• Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

Многим компаниям выгодно подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Это позволяет им экономить не только деньги, но и время, которое сегодня является весьма дорогим ресурсом.. При внедрении ЭДО у себя в компании, выгода электронного документооборота очевидной становится в достаточно короткие сроки. По крайней мере, об этом говорят свидетельства руководителей компаний, внедривших ЭДО.

Несмотря на то, что услуга ЭДО еще достаточно новая, на сегодняшний день, в России уже существует около сотни операторов ЭДО. Их деятельности за последние годы привела к тому, что количество электронных документов, формируемых и отправляемых контрагентам, превысило 80 миллионов. При этом к компаниям-операторам ЭДО предъявляются повышенные требования. Это и наличие лицензии Федеральной службы безопасности, предоставляющей право по разработке информационных систем и оказанию услуг шифрования данных. Это и специальная лицензия по оказанию услуг связи и передачи данных. Это ещё целый ряд требований со стороны надзорных и контролирующих органов.

Многие контролирующие органы сейчас оперативно переходят с бумажного формата работы и взаимодействия с налогоплательщиками на электронный. Так ФНС перевела на электронный формат взаимодействия уже более 90% налогоплательщиков. Во-многом этому способствовал принятый электронный формат для счетов-фактур (утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93 @). Напомним, что подготовить в электронном варианте счета-фактуры, а также журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж можно в .

Со своей стороны многие компании готовы переходить на электронный обмен документами хотя бы потому, что тогда взаимодействие с контролирующим органами становится значительно проще и безопаснее.

При этом наличие оператора ЭДО в таком взаимодействии становится обязательным. Отправка электронных документов через обычную, электронную почту не приведёт к желаемому результату.

Каковы плюсы использования ЭДО?

Во-первых, это отказ от бумажных документов и как следствие значительная экономия, как времени, так и финансовых средств на содержание оргтехники и покупку расходных материалов.

Во-вторых, это значительно более высокая безопасность как обмена информацией между контагентами, так и её хранения. При этом замена бумажных документов на электронные позволяет создать архивную систему многоуровневого доступа к документам для всех сотрудников компании. Для работы с такими архивами можно использовать специализированные программы типа «Баланс-2: Файловый архив электронных документов ».

В-третьих электронный вид документов позволяет значительно повысить оперативность поиска необходимых для работы данных. Это преимущество особенно значимо для крупных компаний, в работе которых присутствуют большие объемы документации или имеющих большое количество контрагентов.

Принцип работы операторов ЭДО

Если вы хотите стать участником системы ЭДО, то предлагаем вам ознакомиться, а в дальнейшем использовать удобный и функциональны сервис - Электронная отчетность, доступный через Заполнить и отправить на изготовление электронной подписи, с помощью которой можно подтвердить подлинность и значимость подписываемых документов, а также идентифицировать должностное лицо, подписывающее электронные документы. Данная подпись позволит обмениваться электронными документами с Федеральной Налоговой службой (ФНС) и другими пользователями ЭДО.

Неоправданные опасения перехода на ЭДО.

Что же мешает налогоплательщикам выбрать электронный способ обмена документами? Одним из наиболее распространенных опасений является опасение, что электронный способ обмена документами даст возможность налоговым органам осуществлять контроль за организацией в постоянном режиме, используя для этого хранимые (локально или в облаке) электронные документы компании. Также многими высказываются опасения, что при переходе на ЭДО их обяжут проводить ежедневную проверку наличия новых писем от контролирующих органов.

Страхи, связанные с утечкой информации, с использованием её для контроля за компанией или в качестве доказательств - совершенно необоснованны. Конечно, порядок взаимодействия электронными документами с целью налогового контроля отличается от бумажного, но общий алгоритм истребования документов от налогоплательщика остаётся прежним.

Он предусматривает, что при необходимости проведения контрольных мероприятий налоговый орган направляет соответствующее требование по предоставлению электронных документов (также как и раньше для бумажных) непосредственно налогоплательщику. Этот алгоритм взаимодействия не предусматривает других схем. При попытке со стороны налоговиков получить доказательную базу в обход налогоплательщика, такие документы не будут приняты судебными органами к рассмотрению.

Инертность человеческих привычек является основным препятствием для внедрения на предприятиях систем электронного документооборота (СЭД). Их преимущества вскоре станут предопределяющими в конкурентной борьбе, поэтому уже сейчас нужно задумываться о переводе офисной работы на цифровые рельсы.

Юридическая основа СЭД

Крупные предприятия с разветвленной филиальной сетью стремительно переходят на электронный документооборот, чему способствует наличие достаточной законодательной базы.

Законами, регламентирующими работу СЭД, являются:

1. №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
2. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. №263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот».
4. Гражданский кодекс.
5. Арбитражный процессуальный кодекс.

Прямые законодательные нормы одинаковы для всех, но при внедрении СЭД предприятие должно разработать дополнительно ряд внутренних распорядительных документов:

• регламент использования ЭЦП;
• корпоративные правила электронного документооборота с алгоритмом решения спорных ситуаций;
• документ о присоединении к правилам, который должны подписать все работники.

Сотрудники компании обязаны использовать лишь сертифицированные ЭЦП и средства криптозащиты информации. Соблюдение этого правила и согласованность законодательной базы позволяют сделать действия работника в корпоративной СЭД юридически значимыми.

Суть и функции СЭД

Система электронного документооборота - автоматизированная система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.

Базовыми функциями СЭД являются:

• создание, передача, хранение электронных документов (ЭД);
• оцифровывание бумажных документов;
• создание карточки документа с его атрибутами;
• формирование документов на базе готовых шаблонов с заданными атрибутами;
• поиск документов в централизованной базе;
• маршрутизация документов;
• контроль приема документа и исполнения имеющихся в нем распоряжений;
• ведение журналов, классификаторов;
• конвертация ЭД в совместимые форматы;
• автоматическая регистрация входящей документации;
• рассылка уведомлений;
• согласование документов;
• коллективная работа с ЭД;
• взаимодействие посредством ЭД с контрагентами компании;
• формирование отчетов об исполнении и движении документов.

Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.

Виды СЭД

Очевидно, что крупные промышленные предприятия и занимающиеся торговлей компании имеют различные требования к СЭД. Именно поэтому программные продукты разделяются на две категории, в зависимости от стандартизации рабочих процессов:

• «коробочные»;
• базовые с широкими возможностями конфигурирования.

«Коробочные» продукты разработаны для , складских операций, офисных процессов и мелких производств. Они требуют только модульной настройки и введения первичной информации.

Их особенности:

• быстрая настройка;
• стандартизированное обучение;
• не требуется доработка;
• низкая стоимость обслуживания.

Базовые платформы разворачиваются на крупных предприятиях с уникальной организационной и производственной структурой. Такие СЭД требуют длительной доработки, в том числе собственными IT-специалистами заказчика.

Они обладают следующими характеристиками:

• возможность подстраивания под конкретные бизнес-процессы;
• создание дополнительных программных модулей согласно требованиям заказчика;
• изменяемость интерфейса;
• сложность планирования стоимости из-за невозможности оценить объем доработок.

Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.

Преимущества системы электронного документооборота

Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.

Тактические преимущества

Электронный документооборот позволяет сократить текущие операционные расходы бизнеса. При решении установить СЭД в рамках всего предприятия рекомендуется замерить производительность сотрудников до внедрения системы. Можно посчитать время на выполнение шаблонных заданий, утверждение предложений, поиск требуемых документов. Отдельно можно определить текущие затраты на офисную технику и канцелярию.

Исходя из эффективности базовых процессов компании, выделяют такие преимущества СЭД:

1. Освобождение физического пространства на рабочих местах пользователей.
2. Снижение затрат на аренду архивных помещений.
3. Экономия времени работников на копирование документов, их обработку, занесение в журналы.
4. Снижение затрат на бумагу, материалы для копировальной техники.
5. Уменьшение времени на передачу бумажных документов между отделами.
6. Экономия времени сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов.
7. Увеличение производительности работников за счет снижения рутинной работы.

Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.

Стратегические преимущества

Стратегические цели при внедрении СЭД затрагивают основные бизнес-процессы: показатели прибыли, скорость и результативность коммуникаций с контрагентами, защиту коммерческой информации.

В этих областях можно выделить такие преимущества электронного документооборота:

1. Создание централизованного информационного пространства с базой ЭД и регулируемым удаленным доступом к нему.
2. Ускорение поиска информации по атрибутам.
3. Возможность комплексной защиты коммерческой информации в компьютерной сети.
4. Повышение прозрачности рабочих процессов, предупреждение коррупционных схем.
5. Возможность параллельного согласования внутренних документов.
6. Удаленный доступ к рабочим процессам вне рабочего места.
7. Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
8. Резкий рост исполнительности поручений за счет онлайн-мониторинга действий сотрудников.

Стратегические преимущества способствуют росту управляемости и имиджа компании, что дает существенную выгоду в привлечении новых клиентов.

Преимущества для рядовых пользователей

Продолжительные по времени рутинные операции признаны вредными для здоровья и резко снижающими производительность. Монотонная обработка запросов и документов в разных программах отвлекает от обязанностей, отнимая львиную долю рабочего времени.

СЭД имеет ряд преимуществ для решения указанных пользовательских проблем:

1. Удобное расположение ЭД в архиве, позволяющее находить их по атрибутам в течение 1-2 минут.
2. Регламентация операционных процессов. В результате работник получает только те задания, которые обязан выполнять по должностной инструкции.
3. Ускорение адаптации новых сотрудников к рабочим процессам за счет автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия.
4. Возможность получения информации о цепочке согласований и этапах выполнения проектов.
5. Сокращение рутинных операций за счет объединения рабочих сред в компьютерах, использования шаблонов, исключения этапа распечатки документов и их подписи.

Сокращение количества и длительности неспецифических операций позволяет уделять время непосредственно рабочим процессам, требующим высокой квалификации.

Преимущества для IT-структуры предприятия

При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:

• облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
• возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
• объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
• возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
• отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
• комплексная защита сети от вредоносных программ.

СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.

Компьютерное оборудование становится совместимым, в результате чего повышается степень использования его ресурсов.

Преимущества для руководителей

Электронный документооборот делает эффективной работу управленческого состава за счет следующих преимуществ системы:

1. Мобильность СЭД, возможность доступа к ЭД через удаленные компьютеры в командировках.
2. Удобство мониторинга сотрудников с помощью отчетов об эффективности их работы, производительности и своевременности выполнения поручений.
3. за счет интеграции с .
4. Ускорение логистических процедур между поставщиками и покупателями при совместном использовании СЭД. Существует возможность обмена первичными ЭД с помощью подключения к единому внешнему оператору, гарантирующему юридическую легитимность документов.
5. Предоставление доступа к финансовой информации исключительно топ-менеджерам, исключая секретариат.
6. Снижение вероятности утери важных документов.

Руководитель всегда может зайти в систему и сформировать отчет об исполнительности каждого сотрудника.

Осознание этого факта работниками не дает им возможности расслабляться и заниматься собственными делами.

Недостатки электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную , складских операций и управления на базе СЭД.

К минусам относят:

1. Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.
2. Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.
3. Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.
4. Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.
5. Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.
6. Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением.

Как выбрать правильную СЭД?

Выбор СЭД нелегок, потому что есть большая вероятность купить неподходящий продукт или заключить договор с некомпетентной компанией.

Поэтому при принятии решения о покупке программы электронного документооборота необходимо учитывать ряд её характеристик:

1. Время работы производителя СЭД на российском рынке. Для подстраивания под национальное законодательство необходимы годы практического опыта внедрения подобных систем.
2. Соответствие отраслевым стандартам.
3. Совместимость со структурой компании.
4. Возможность и стоимость дальнейшего сопровождения программного продукта.
5. Масштабируемость СЭД при расширении предприятия.
6. Доступность документации по настройке ПО штатным IT-специалистам.
7. Уровень защиты информации.
8. Возможности резервирования данных
9. Время восстановления после сбоев.

Для окончательного выбора компании для внедрения СЭД рекомендуется проанализировать несколько провайдеров, изучить демонстрационные материалы и попросить установить демо-версию ПО. При решении важно учитывать затраты на обновление оборудования и уровень профессиональной подготовки собственных IT-специалистов.

Сложности внедрения СЭД

На процесс внедрения СЭД в России влияет использование пользователями множества нелицензионных программ, их несовместимость и преобладание ручного управления бизнес-процедурами.

В результате провайдеры электронного документооборота сталкиваются на предприятиях с такими сложностями:

1. Разношерстный формат хранения данных в различных отделах.
2. Отсутствие структурированности информации в используемых приложениях.
3. Неурегулированность системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам. Типовая форма должностных инструкций слабо помогает организации СЭД.
4. Загруженность инфопотока бюрократическими процедурами и согласованиями.
5. Сбои из-за хранения данных в различных приложениях.
6. Компьютерная безграмотность сотрудников предприятия и саботаж обучающих мероприятий на уровне исполнителей.
7. Несоответствие СЭД отраслевым нормам и подзаконным нормативно-правовым актам.

Для перехода на электронный документооборот мало волевого решения руководства. Нужна системная перестройка должностных обязанностей сотрудников и управленческой структуры компании. Для желательна интеграция с системой , которые необходимо установить согласно закону .

Важным направлением при внедрении СЭД является жесткая кадровая политика в отношении некомпетентных и необучаемых сотрудников. Потому что их нежелание работать по новым принципам значительно увеличит расходы на процесс внедрения и сопровождение электронного. СЭД должна взаимодействовать с людьми в рамках единого механизма, поэтому его плохо работающие элементы необходимо вовремя исправлять или заменять.

Читайте также

У нас есть готовое решение и оборудование для

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Электронный документооборот или ЭДО все смелее и чаще внедряется в нашей стране. На новую систему подготовки, согласования и отправки документов без применения бумажных носителей, переходят и крупные компании, и небольшие фирмы, и государственные структуры.

В наше время, когда разные новинки и усовершенствования появляются чуть ли не каждую секунду, хочется понять, стоит ли уделять внимание этому изобретению или о нем забудут через несколько лет как о пейджерах или заряженной экстрасенсом воде.

Как и в любом явлении во внедрении системы электронного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.

Как это работает

Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.

Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства . Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя. Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

Новый документ можно создавать в системе или импортировать файлы из других программ. Готовый документ согласовывается, по автоматически заданному маршруту, просто попадая в папку для входящих документов к очередному человеку в цепочке исполнителей. Нажатием специальных кнопок, документ согласовывается и подписывается. Статус документа обозначается на экране визуально. Например, просроченный документ «краснеет».

Плюсы

В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени . Узнать, кто над ним работает в данный момент. В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников. Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.

Увеличивает скорость работы . Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.

В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы . Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.

Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.

Система позволяет экономить огромное количество бумаги , что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

Минусы

• Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
• Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
• Отдельной заботой станет безопасность . Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
• В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
• В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
• Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

Вывод

Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие насущные проблемы, увеличить производительность труда. Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом. В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.

", 2010, N 2

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ЗА И ПРОТИВ. СОВЕТЫ БЫВАЛЫХ

С какими техническими сложностями вам пришлось столкнуться при внедрении электронного документооборота?

Марина Тарасова, руководитель организационно-административной службы, ЗАО "НК" Руснефтехим":

Российский рынок системы электронного документооборота достаточно молод, ему только минуло 10 лет. Его появление и столь успешное, пожалуй, даже бурное развитие обусловлены быстрым ростом потоков информации, а следовательно, и увеличением потока документооборота, неэффективность функционирования которого за счет обмена документами на бумажных носителях была доказана практикой.

Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД, по мнению аналитиков, составляют не менее 30%. Однако рынок СЭД продолжает оставаться ненасыщенным, ожидается, что темпы роста рынка СЭД в ближайшие годы сохранятся. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

Отставание российских компаний в части распространения СЭД, по моему мнению, связано прежде всего со стоимостью, составляющей от нескольких десятков тысяч долларов до нескольких сотен, обременительной для огромного ряда компаний мелкого и среднего бизнеса. При планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Сложность поставленной задачи идет вразрез с финансовыми возможностями компаний мелкого и среднего бизнеса, которым нужны недорогие системы. Итак, первым неоспоримым фактом, создающим определенные сложности на пути внедрения системы электронного документооборота, является более чем серьезная материальная составляющая.

Кроме того, доминанта бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера. Как таковых технических сложностей со стороны разработчиков СЭД на этапе внедрения пилотного проекта в компаниях мелкого и среднего бизнеса не должно возникать вообще, т. к. разработчик всегда готов к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Возможны практически любые доработки в зависимости от направлений бизнеса, видения заказчиком проблемы, вносимых им предложений.

Возникают, скорее, трудности иного порядка - вопрос организационно-технической подготовленности компаний к внедрению СЭД. Здесь важным моментом является наличие или отсутствие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащенность современными персональными компьютерами, дополнительной техникой - сканерами, принтерами и т. п., уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ; необходимость в аттестации персонала и повышении квалификации сотрудников. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения.

Серьезным камнем преткновения является человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени "охвата" всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается прежде всего людей старшего поколения. Чаще данной реакции подвержены ввиду сложностей, скорее, психологического характера, определенного неприятия нововведений, нежелания учиться чему-то, осваивать новые компьютерные программы. Следует заметить, что эти "фобии", обусловленные боязнью не справиться, не осилить, а в результате оказаться за бортом, не имеют под собой никаких оснований.

Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определенные, иногда волевые, усилия, а главное - время. Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, предметно доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы-энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно еще на этапах подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьезной работе.

Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Более того, несмотря на то что их обучение характеризуется более длительными временными и трудовыми затратами, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно.

С проблемой подобного рода мне приходилось сталкиваться неоднократно. Могу сказать, что профессиональная работа в СЭД сотрудника, который в силу возрастных особенностей еще несколько месяцев назад не имел представления о компьютерах, не только поднимает его авторитет в глазах коллег, но и повышает самооценку, а как результат - и самоотдачу.

Кроме того, существует еще одна грань человеческого фактора в виде отдельных представителей руководящего состава. Если в первом случае при необходимости весьма действенным может оказаться директивный метод воздействия на сотрудников, то в случае с консервативно настроенным руководством приходится действовать с большой долей осторожности, применяя методы убеждения и индивидуального подхода. В этом случае на помощь приходят секретари и помощники, обычно адекватно реагирующие на нововведения, принимающие на себя первый удар. Постепенно и руководители включаются в круг пользователей СЭД. Начиная с несложных операций, например пользования личным почтовым ящиком, позже начинают действовать с определенной долей активности, постепенно расширяя круг своих навыков по освоению и использованию программного продукта.

Еще одной проблемой на пути становления СЭД может оказаться низкий уровень стандартизации бизнеса. Необходимо более осознанное понимание того, что, прежде чем начинать работу по внедрению пилотного проекта, необходимо формализовать все существующие в компании бизнес-процессы. Чем четче они будут регламентированы, тем проще будет разработчикам, а в итоге и заказчикам. Кроме того, есть еще один неоспоримый факт - формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы не только в рамках СЭД, что весьма положительно сказывается на общеорганизационном порядке любой компании мелкого, среднего и крупного бизнеса.

Что касается крупных предприятий - государственных структур, банков и т. п., то их технические проблемы связаны прежде всего: с серьезной региональной сетевой разветвленностью; территориальной удаленностью и разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний друг от друга; многоступенчатыми схемами управления и организационных структур; большими объемами документооборота; повышенными требованиями ограничения несанкционированного доступа.

Для примера могу привести недавнюю ситуацию, сложившуюся в одной из государственных структур, когда однозначные плюсы внедрения СЭД по своевременной и адресной доставке стали одной огромной общей проблемой. На этапе внедрения пилотного проекта ни разработчики, ни заказчики не могли даже предположить, во сколько раз возрастет количество входящей и исходящей документации.

Первой причиной возникновения проблемы стало отсутствие возможности прямого обмена документами между всеми участниками процесса. Потоки документов между равноценными звеньями структуры перенаправлялись в обе стороны через головную организацию, которая в свою очередь работала исключительно в качестве почтового ящика, став технически нелогичным придатком в цепи. Связано это было прежде всего с проблемами сложных технологий применения доверительных ключей-сертификатов ЭЦП (электронно-цифровой подписи). Наличие нескольких тысяч участников обмена привело к тому, что объемы входящих документов выросли не просто в сотни, а в тысячи раз, насчитывая миллионы документов в год. При этом, заметьте, штатная численность отдела, на который были возложены функции приема, отправки и обработки корреспонденции, осталась без изменений.

Свою роль, как ни странно, видимо, сыграл и тот факт, что при почтовой пересылке определенный процент отправлений можно было списать за счет так называемой усушки-утруски. Где-то письмо затерялось, не дошло до адресата, повредилось и т. п., что не удивительно, учитывая размеры страны.

Возможности электронного документооборота не только практически устранили фактические потери, но и позволили получать несколько сотен документов одновременно за очень короткий промежуток времени - 1 - 2 минуты. Не только люди, но и серверы не справлялись. База не выдерживала, она не просто "подвисала" на каждой операции, процесс обработки документов превратился в пытку ввиду отсутствия самого главного приоритета СЭД - скорости, что сводило на нет все преимущества ее внедрения.

Не спасал даже тот факт, что работу по внедрению возглавил руководитель, одержимый идеей СЭД, возглавивший эту работу еще на нулевом цикле, разбирающийся во всех ее тонкостях, сложностях, функциональном многообразии. Именно ей (руководителю) пришла в голову идея (как и множество других оперативных решений) деления базы сначала на 2 полугодовые части, потом на 4 квартальные, позже - ежемесячные. Идея возникла не от хорошей жизни, скорее, от безысходности. Пока разработчики бились над глобальным решением данной проблемы, специалисты заказчика находили собственные конкретные решения. Можно себе представить, в каком аврале работали люди, пока не был разрешен обмен документами напрямую, минуя лишнее звено в этой цепочке. Только после этого начался нормальный рабочий, а не "авральный" процесс.

Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодействия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но также однозначно то, что равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т. п.). При подготовке технического задания особое внимание следует уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

Только те, кому непосредственно предстоит работать с СЭД, могут определить степень эффективности той или иной ее модификации, уровень удобства использования, акцентировать внимание разработчиков на недостатках, внести рациональные предложения, провести работу по анализу и прогнозу документопотоков. В рамках этого хотелось бы отметить, что директивный метод внедрения СЭД малоэффективен, поскольку зачастую решения принимаются людьми, малосведущими в практических вопросах. Пилотный проект внедрения СЭД должен стать проблемой коллегиальной, только так можно добиться успеха.

Еще одной проблемой может стать назначение внутри компании IT-менеджера для сопровождения проекта. Его переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но не распишется в собственной профнепригодности, затягивая с обращением к представителям компании-разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт на правах администратора, самостоятельно внося жизненно необходимые правки, а разработчикам остается потом ломать голову, как эти правки "подтянуть" так, чтобы не "слетели" системные настройки. Думаю, что назначение системным администратором не только высокопрофессионального специалиста, но и человека, "болеющего" за дело, поможет избежать многих трудностей.

Кроме того, существует и проблема бумажного "балласта". Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов и т. д., не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации "на бумаге". Для того чтобы внедрить эти документы во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы.

Для простых решений достаточно обычной программы сканирования или распознавания документов, в специализированных системах нет нужды. При больших объемах необходимо изучить возможности использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса, от покупки промышленного сканера, комплектующих к нему до организации рабочих мест, выделения и обучения сотрудников. Цены таких систем могут составлять от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов. Важным при внедрении СЭД является и то, что необходим выбор такого решения, которое предусматривало бы возможность ее дальнейшего расширения, например, внедрения электронных архивов, ЭЦП, поисковых систем, систем сканирования и т. д.

Особое внимание необходимо уделить принципам защиты данных, использования ЭЦП, антивирусным пакетам и т. д. Если этому не уделяется должного внимания, с СЭД можно распрощаться, т. к. заказчик рискует либо безопасностью, поскольку несанкционированное вторжение ставит крест на коммерческой тайне, либо распространением вируса, который может просто уничтожить всю имеющуюся в наличии информацию, что равносильно краху. Кроме того, придание юридической силы электронным документам является еще одной насущной проблемой.

Юлия Еремеева, заведующая канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей:

Нехватка памяти, низкая скорость работы системы, почти поточная система организации документов, огромное количество времени на ввод документа в систему. Даже несмотря на то что СЭД обеспечивает более быстрый поиск документов, обслуживание ДОУ в системе СЭД требует больше человеческих ресурсов за счет сильного увеличения затрат на первичный ввод документов в систему.

Анна Васильева, менеджер по персоналу, ООО "ОП "Барклай":

Модернизация отделов не соответствовала новым технологиям (несовместимость программ и технологии), отдел ИТ совместно с разработчиками новых проектов пришел к успешному внедрению и обеспечил удобство в работе персонала.

Светлана Дьячкова, личный помощник президента корпорации "Эконика":

С точки зрения технических проблем СЭД DocsVision охватывала документооборот не всех наших дочерних компаний (сеть обувных каскетов "Эконика", компания "СИТИ-XXI век" и компания "Эконика-Техно"), поэтому она была, скорее, экспериментальной. Наиболее приемлемой системой для нашей компании на сегодняшний момент является программа Directum.

Ваши советы тем, кто думает над возможностью внедрения информационных технологий на своем предприятии.

Марина Тарасова:

Те, кто работал с СЭД, кто наблюдал ее с нулевого цикла, с момента внедрения пилотного проекта, могут много и долго рассказывать об этапах, сложностях, проблемах, успехах и т. п. У каждого они свои. И все-таки, если попытаться аккумулировать советы, они выглядят приблизительно так.

Советы для успешного внедрения СЭД.

2. Подойдите к выбору разработчика и конкретной версии СЭД со всей ответственностью.

3. Залог успешного внедрения СЭД - создание работоспособной мобильной рабочей группы, включающей специалистов всех профилей, взаимодействующих на принципах коллегиальности.

4. Коллегиальность, а не директивность методов принятия решений по практическим вопросам поможет избежать ошибок при эксплуатации СЭД.

5. Во главе рабочей группы должен стоять специалист по IT-технологиям.

6. Основным заказчиком должно быть должностное лицо, ответственное за делопроизводство.

7. Поддержка новаторов-энтузиастов - залог успешной борьбы с консервативностью и саботажем коллектива.

8. Финансовое и техническое состояние компании должно соответствовать поставленным задачам.

9. Анализ технического состояния компании должен быть своевременным и предшествовать внедрению СЭД.

10. Анализ потока документооборота, определения его маршрутов, объемов и т. п. - первоочередная задача.

11. Формализация бизнес-процессов - насущная необходимость еще на этапе предварительной стадии.

12. Техническое задание должно быть максимально полным, четким и грамотным.

13. Особое внимание уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

14. Переход к СЭД должен быть плавным и поступательным.

15. Максимальная защита данных принципиально важна.

16. ЭЦП - это уже сегодняшний, а не завтрашний день.

17. Создание электронного архива является насущной потребностью.

18. Учтите, полностью уйти от бумажного документооборота не удастся, однако можно организовать его преобразование в электронный вид.

19. Необходимо предусмотреть серверное распознавание текстов и установление программ распознавания.

20. Закладывайте в программный продукт не только текущие, но и перспективные планы.

21. Предложите как можно более широкому кругу специалистов-практиков проанализировать предложенный продукт и подготовить замечания и предложения.

22. Обучение сотрудников - не прихоть, а необходимость.

23. Используйте период опытной эксплуатации для выявления "узких мест", проблемных участков, отладки процедур работы с документами, накопления опыта пользователей.

24. Не бойтесь высказывать пожелания и предложения разработчику, никто лучше вас не знает, что надо и как надо.

25. Не бойтесь требовать исправления ошибок, корректировки настроек в соответствии с выявленными требованиями.

26. Ответственно подходите к выбору IT-администратора для сопровождения проекта на стадии эксплуатации.

27. Получите как руководитель, ответственный за делопроизводство, права, аналогичные правам IT-администратора, это поможет избежать многих проволочек во время отсутствия IT-менеджера и оперативно решить многие проблемы.

28. На стадии эксплуатации присматривайтесь к специалистам, генерирующим интересные перспективные идеи, назначайте их помощниками администратора.

29. Хороший контакт с разработчиками поможет избежать многих проблем и на стадии эксплуатации.

Юлия Еремеева:

Думаю, что система оправдывает себя, если в компании несколько удаленных офисов. В современных условиях СЭД остаются дорогими неудобными бизнес-игрушками. Поэтому всегда нужно задаваться вопросом: "Есть ли возможность обойтись традиционным методом?" Во многих СЭД не предусмотрена система организации дел, аналогичная бумажной. В них существуют цепочки документов (запрос - резолюция - работа с документом - ответ), но несколько цепочек не связываются в дело. Приготовьтесь к тому, что представители компаний-производителей оперируют в речи другими понятиями, это все равно что говорить на разных языках. Например, "запрос-ответ" является одним бизнес-процессом, а в ДОУ это два разных элемента делопроизводства. Ознакомьтесь с MOREQ, подготовьтесь к тому, что на начальной стадии переговоров, может быть, вы просто не будете понимать друг друга, особенно если для вас это первый опыт внедрения СЭД.

Светлана Дьячкова:

Думаю, что нужно выбирать наиболее простую систему ("одной кнопки"), т. к. сложные программы часто вызывают отрицательные эмоции. Ведь далеко не у всех сотрудников одинаковое владение компьютерными программами, да и для освоения новой системы многие порой просто не готовы тратить драгоценное время.

Расскажите, пожалуйста, о том, как возникла идея внедрения электронного документооборота в вашей компании? Что стало решающим моментом в принятии этого решения?

Юлия Еремеева:

Всегда это было волевое решение руководства компании в целях ужесточения контроля исполнения. Была идея системы, куда руководитель мог заходить и сам отслеживать в любое время работу по тому или иному направлению, улучшения работы с документами, улучшения работы компании в целом.

Игорь Жигунов, заместитель председателя правления Городского Ипотечного Банка:

Одной из основных задач Банка является оптимизация бизнес-процессов и процедур. Внедрение подобного рода документооборота ведется Банком последовательно как по мере подготовки инфраструктурной базы, так и с учетом регламентирующих документооборот, защиту и хранение информации нормативных актов РФ. Внедрение электронного документооборота по ряду блоков операций Банка позволило значительно сократить как операционные расходы, так и время обработки документов. Кроме того, электронный документооборот еще в 2007 г. Банк в качестве пилотного проекта ввел при работе с партнерами.

Внедрению очередного этапа электронного документооборота по бизнес-процессу предшествует работа как по нормативному обеспечению данных операций, так и IT, а также тестовый период эксплуатации системы, таким образом, в процессе реализации каких-либо технических сложностей не возникает.

Электронный оборот ведется в значительной степени как в рамках внутренних коммуникаций и бизнес-процедур компании, так и в некоторых блоках партнерской работы с дистрибутивной сетью Банка.

Анна Васильева:

Решающим стало то, что это мобильно и удобно, появляется много свободного времени на другие дела.

Светлана Дьячкова:

С развитием корпорации постепенно встал вопрос о систематизации документооборота, сокращении сроков согласования документов с целью оптимизации бизнес-процессов. Сначала была внедрена пробная программа электронного документооборота собственной разработки, затем СЭД DocsVision, а сегодня идет процесс перехода на Directum.

Расскажите об этапах внедрения, каков срок реализации проекта?

Юлия Еремеева:

Во всех компаниях, о которых я знала, проект нельзя было назвать завершенным. То, что в традиционном ДОУ решается простым изменением регламента и, грубо говоря, изменением пути движения документа, переносом папок из одного шкафа в другой или добавлением новых папок, в СЭД требует изменения допусков, усовершенствования программы. И продолжаться это может бесконечно, т. к. компания - живой организм, где происходят реструктуризации, ротации. Она развивается, и программу приходится переделывать под новые условия.

Анна Васильева:

3 этапа: согласование проекта, утверждение с ценовой политикой в целях экономии и внедрение на рабочих местах.

Светлана Дьячкова:

На данный момент с начала работ по проекту СЭД Directum прошел год. Проект выполняется в несколько этапов: сначала было настроено и введено в промышленную эксплуатацию общекорпоративное хранилище, затем начался этап разработки и ввода в эксплуатацию различных маршрутов движения и обработки документов. Этот этап продолжается по сегодняшний день.

Какова стоимость данного проекта?

Юлия Еремеева:

Сложно сказать. Простую систему можно написать самим. Верхнюю ценовую границу я не могу определить. Цена зависит от количества рабочих мест, наличия ключей, цифровых подписей, версии системы, необходимости обновлений или вноса изменений в систему.

Анна Васильева:

150 000 руб. на 15 рабочих мест.

Светлана Дьячкова:

Стоимость проекта - конфиденциальная информация. Могу только сказать, что в кризисный период нам удалось реализовать этот проект благодаря выбору российской системы, одной из лучших на рынке. Кроме того, реализация большинства работ велась силами внутренних ресурсов корпорации.

Оглядываясь назад: плюсы и минусы внедрения электронного документооборота.

Марина Тарасова:

Плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробую, боюсь только, что продолжать этот перечень можно будет до бесконечности, и каждый раз кто-то предложит свои, новые преимущества. Бесспорным является главное - внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на рабочее время сотрудников, расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов и т. п.; уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т. п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами.

2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей.

3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты и др.

4. Наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств.

5. Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей.

6. Значительно повысить эффективность работы с документами.

7. Значительно повысить корпоративную культуру работы с документами.

8. Значительно сократить объемы бумажного документооборота.

9. Значительно сократить время поиска документов.

10. Значительно сократить время согласования и утверждения проектов документов.

11. Обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов.

12. Значительно сократить время на обработку и пересылку документов.

13. Упорядочить процесс регистрации любых видов документов (входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных, договоров и т. п.).

14. Обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями).

15. Обеспечить работу с взаимосвязанными документами.

16. Обеспечить управление различными информационными материалами на протяжении всего жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, архивирования.

17. Обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив.

18. Отследить историю создания документа, все взаимосвязи, включая более ранние версии, поздние, дочерние, материнские и иные документы.

19. Производить сортировку данных по любым критериям.

20. Обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов.

21. Выстроить отлаженную систему поручений.

22. Обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск.

23. Обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины.

24. Обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов.

25. Обеспечить архивное хранение электронных образов документов.

26. Обеспечить регламентацию прав доступа.

27. Обеспечить мгновенный доступ к документам.

28. Уменьшить количественные потери документов.

29. Увеличить производительность труда.

30. Сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов.

31. Сократить затраты на курьерские и почтовые услуги.

32. Придать юридическую силу электронным документам.

33. Сократить количество внутренних и внешних курьеров.

34. Обеспечить ведение информационно-справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные.

1. Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Нельзя опускать руки, но нельзя и не думать об этом. Рынок наводнен пиратскими дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция - закон бизнеса. К сожалению, все продается, все покупается.

Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, в чем-то даже сложнее, документы могут храниться в разных помещениях, разных шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. На это нужно время. Это опасно. С электронными базами данных - проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают самые совершенные дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

2. Резкое увеличение, не всегда поддающееся стопроцентному прогнозированию, потока документооборота и, как результат, серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

3. Как результат увеличения документооборота - увеличение трудозатрат.

4. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

Приведенная выше информация не позволяет усомниться в преимуществах внедрения СЭД. Если говорить о введении СЭД, то я - однозначно и безоговорочно - за!

Юлия Еремеева:

СЭД упрощает работу по поиску документов и контролю исполнения, но более трудоемкий ввод документа в работу, непродуманность горизонтальных связей документов из разных дел, отсутствие самих дел почти полностью сводит на нет все заслуги СЭД. На сегодняшний день СЭД не является электронной копией традиционного ДОУ, в нем другая логика организации работы, которая, к сожалению, не является более оптимальной, а значит, и более удобной.

Анна Васильева:

Оглядываясь назад: плюсы - мобильность в работе, удобно работать с документооборотом безбумажных носителей, экономия времени и минусы - не знали об этом раньше и столько было трат на бумажные носители.

Светлана Дьячкова:

Среди минусов - невозможность пока охватить стопроцентно все документы: наряду с электронными версиями есть документы на бумажных носителях, которые пока никто не отменял (уставы, приказы, юридические документы). Кроме того, при СЭД живое общение между сотрудниками снижается. Ведь отныне нет необходимости подписывать один документ в нескольких кабинетах офиса. Постепенно люди переходят лишь на общение посредством электронной почты или форумов. Думаю, виртуализация может негативно сказаться на командном духе и сплоченности коллектива.

С другой стороны, скорость движения коммуникационных потоков зависит от способа передачи информации. Понятно, что при СЭД эта скорость значительно возрастает. Кроме того, сплоченность коллектива во многом зависит от того, насколько сотрудники осведомлены о делах компании и чувствуют свою сопричастность. В этом плане система СЭД очень эффективна. Ведь в системе несколько снижается граница между руководством и подчиненными. Развиваются как горизонтальные связи, так и связи снизу вверх. Ну и самое главное, что при слаженной работе всех пользователей системы становится гораздо удобнее и быстрее регистрировать, согласовывать и рассылать документы.

Игорь Жигунов:

Безусловно, у подобного рода документооборота есть как положительные стороны, так и свои сложности. В частности, это наличие ресурса для хранения большого количества материала в электронном виде, обеспечение достаточного объема пропускной способности каналов связи, особенно если речь идет о реализации такого документооборота в большой региональной сети Банка по всей стране, ну и, конечно, учет необходимости соблюдения требований по конфиденциальности и хранению информации. В целом же внедрение электронного документооборота серьезно оптимизирует бизнес компании.

Ксения Пруткова, секретарь директора филиала ВГТРК ГТРК "Пермь":

За время моей работы в ГТРК "Пермь" система электронного документооборота несколько раз модернизировалась. В 1999 г. главный инженер нашего предприятия написал программу электронного документооборота "4D". В нее входили основные функции, необходимые только лишь для регистрации документов (входящие, исходящие, контроль). Через несколько лет программа устарела и секретарь вел документооборот на бумажных носителях (грубо говоря, по старинке - в журнале учета). В 2008 г. тем же главным инженером была написана новая программа "EIS-Dok". В настоящее время эта программа совершенствуется, планируется довести ее до уровня информационной системы предприятия, в которую будет входить не только обычная регистрация документации, но и другие базы данных, например база учета договоров. Данная система будет являться интеллектуальной собственностью предприятия. Может возникнуть резонный вопрос: зачем стараться писать программу, когда можно купить готовую? Отвечу: мне как секретарю и человеку, непосредственно связанному с работой в данной программе, очень удобна непосредственная связь с человеком, ее создавшим. В случае если что-то вылетело из строя либо у меня возникли предложения по изменению программы, дабы она стала эффективней, я могу к нему обратиться. Во-вторых, мы строим ее так, как удобно нашему предприятию, под себя, под какие-то особенности нашей работы, в любое время можем внести изменения! Ну а если на предприятии нет таких специалистов, которые могли бы написать свою, уникальную программу, категорически рекомендую приобретать готовые!

Что касается минусов электронного документооборота, то здесь можно отметить следующий момент: в случае перебоев с электропитанием возможны сбои в нашей работе и, как следствие, невыполнение каких-либо обязательств (предположим, по отправке письма), однако на этот случай должны быть энергосберегающие устройства. И вообще, наука не стоит на месте, я думаю, возможно, уже через пару лет в условиях всемирного прогресса мы будем смотреть на нашу сегодняшнюю программу (не дописанную, правда, до конца), как на "Windows-95"!

Какова роль секретаря и помощника руководителя при внедрении электронного документооборота?

Марина Тарасова:

Роль секретаря и помощника руководителя при внедрении электронного документооборота трудно переоценить. Чаще всего это молодые думающие люди, поэтому они первыми подхватывают инициативу, с удовольствием становятся новаторами, поддерживают любые начинания, генерируют массу встречных предложений.

Ввод СЭД в эксплуатацию позволяет почти полностью отказаться от услуг внутренних курьеров. Поток документов перераспределяется в подразделении, ответственном за делопроизводство, и направляется в соответствующие приемные. Секретарь или помощник руководителя просматривают почту и принимают решение о дальнейшей судьбе полученных документов. Особо важные, требующие того или иного участия руководителя, документы перенаправляются ему для ознакомления, согласования, утверждения, подписания. Часть документов (обычно это документы, стоящие на потоке), в соответствии с делегированными полномочиями, секретарь или помощник направляют в подведомственные структурные подразделения, предварительно внеся в регистрационные карточки шаблонные визы от имени руководителя ("на исполнение", "для ответа", "для сведения" и т. п.).

Секретарю или помощнику руководителя можно делегировать также полномочия по анализу исполнительской дисциплины, отслеживанию сроков исполнения документов; поиску и сбору необходимой информации; подготовке справочных и аналитических материалов; созданию, рассылке и контролю исполнения поручений руководства.

Кроме того, на практике многие руководители наделяют помощников или секретарей правом электронной подписи.

Юлия Еремеева:

Если секретарь/помощник руководителя прекрасно разбирается в ДОУ, то он может принять участие в написании ТЗ. В целом же его роль невелика.

Анна Васильева:

Секретарь мобильно подготавливает всю интересующую информацию для руководителя, являясь при этом не просто секретарем, а незаменимым сотрудником руководителя.

Светлана Дьячкова:

При внедрении электронного документооборота роль секретаря является, скорее, консультационной и не всегда всем видна. Обычно сотрудникам разъясняется, какие документы закачать в шаблоны, какие сроки исполнения документов назначить, какие службы внести в базу и т. д. При непосредственной эксплуатации программы роль личного помощника более очевидна: от составления документа до контроля за его исполнением.

Что бы вы изменили, если бы начали внедрять электронный документооборот завтра?

Марина Тарасова:

Серьезнее бы отнеслась к вопросам планирования и прогнозирования внедрения СЭД. Постаралась бы точнее рассчитать возможности увеличения объемов документооборота с перспективой лет на 10 вперед; доказать насущную необходимость приобретения настолько мощного сервера, насколько это возможно. Рассчитала бы трудозатраты, человеко-часы и т. п., попыталась бы убедить руководство в необходимости оперативно реагировать на необходимость кадровых изменений в связи с изменениями объемов документооборота не только в сторону сокращения штатов, но и в сторону увеличения. К сожалению, если в отношении первого на практике реакции долго ждать не приходится, то со вторым - сложнее.

Юлия Еремеева:

Если честно, то я бы постаралась отговорить руководство от этой идеи. Современные системы СЭД еще очень сырые. Их разработки, похоже, проводятся без какого-либо участия делопроизводителей.

Анна Васильева:

Я бы ускорила процесс внедрения и провела обучение прямо на рабочих местах, что сэкономило бы время и средства на обучение персонала. Всем прошедшим выдавался бы сертификат.

Светлана Дьячкова:

Если говорить о нашем опыте, то хотелось бы сделать не поэтапный ввод системы во всех наших дочерних компаниях, а одновременное развертывание системы по всей корпорации. Однако, учитывая специфику каждой нашей ДК и необходимость при таком подходе крупных единовременных вложений сил и средств, такой вариант был бы невозможен.

Примечание. Анонимное мнение по поводу внедрения электронного документооборота:

"Проблема одна - бюрократия, документооборот идет параллельно с бумажными носителями..."

Подписано в печать

• Корпоративная культура

Ключевые слова:

1 -1