Электронный счет-фактура: составление и выставление счетов-фактур в электронном виде. Электронный счет-фактура: составление и выставление счетов-фактур в электронном виде Как делать электронные счета фактуры

Здесь надо добавить, что месяцем ранее Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ были утверждены электронные форматы документов, подтверждающих факты отправки и получения электронных счетов-фактур участниками обмена.

Сама форма счета-фактуры, в том числе корректировочного, и правила его заполнения, применяемые в настоящее время, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Преимущества электронных счетов-фактур

Несомненным плюсом электронного документооборота является его оперативность. Если раньше пересылка оригинальных (бумажных) документов контрагенту, находящемуся в другом регионе, занимала значительное время (дни, а то и недели), теперь на это у компании будут уходить буквально считанные минуты. Причем контрагент по правилам электронного документооборота должен оперативно (что также немаловажно) уведомить о получении того или иного документа. Пересылать электронные счета-фактуры по каналам ТКС отныне можно и инспекторам, что также существенно упрощает процедуру проведения меро-приятий налогового контроля.

Кроме того, обмен электронными счетами-фактурами и другими документами позволит компаниям перейти на безбумажную форму работы, что, в свою очередь, приведет к уменьшению как минимум двух статей затрат - канцелярских и почтовых расходов. Ведь в этом случае компании не придется оформлять большое количество бумажных счетов-фактур и тратиться на их доставку (передачу) контрагентам почтой или курьером. Кроме того, использование электронного документооборота позволит компании оптимизировать свой внутренний документооборот и улучшить качество управления, что в конечном итоге не может не сказаться на прибыльности ее бизнеса.

Помимо очевидных экономических и временных выгод, которые плательщики НДС могут извлечь из обмена электронными документами, есть еще один немаловажный фактор, свидетельствующий о бесспорном преимуществе данного способа обмена до-кументами. Он позволит избежать ряда ошибок, допускаемых при составлении счетов-фактур, которые зачастую становятся причиной отказа плательщику в вычете «входного» НДС. Но, прежде чем анализировать эти ошибки, скажем несколько слов непосредственно об организации самого процесса обмена.

Процесс обмена электронными счетами-фактурами

Решение - переходить или нет на электронный документооборот - компания должна принять сама, такой переход не является обязанностью. Как подчеркнуто в Письме Минфина России от 01.08.2011 № 03 07 09/26, используемая в п. 1 ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. Иными словами, в случае поло-жительного решения компании необходимо согласовать указанный момент со своими контрагентами, которым она планирует направлять счета-фактуры по ТКС. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделок на составление счетов-фактур в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует. Следова-тельно, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил, обычаев делового оборота, то есть посредством обмена соответствующими документами, из которых явно следует волеизъявление сторон по данному вопросу.

Но это не единственное соглашение, которое надлежит оформить компании, решившей стать участником обмена электронными документами. Есть еще третий участник процесса - оператор, без которого обмен электронными счетами-фактурами невозможен (п. 1.3 Порядка). Стороны, участвующие в обмене электронными документами, вправе заключить соглашение как с одним оператором, так и с разными (то есть посредников в процессе обмена может быть два - оператор продавца и оператор покупателя). В любом случае для успешного обмена электронными счетами-фактурами необходимо, чтобы у операторов и участников обмена были совместимые технические средства и возможности для приема и обработки информации (это условие прописано в п. 1 ст. 169 НК РФ). Несомненно, этот вопрос компании нужно выяснить заранее, иначе обмен может просто не состояться.

Форматы электронных документов, передаваемых в процессе обмена, согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138@ должны содержать идентификатор оператора. Добавим, порядок присоединения оператора к сети доверенных операторов элек-тронного документооборота также определен сравнительно не-давно - Приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@.

Для полноценного обмена документами в электронном виде компания должна получить в удостоверяющем центре сертификаты ключей электронной цифровой подписи. Таких центров на сегодняшний день существует довольно много, с полным их перечнем можно ознакомиться на сайте ФНС (www.nalog.ru/html/docs/udost_centr.xls). Как правило, сертификат ЭЦП выдается на имя руководителя компании или иного лица, которое имеет право подписывать счета-фактуры. Здесь нужно напомнить, что отношения в области использования ЭЦП при совершении юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Сам процесс электронного обмена довольно подробно прописан в Приказе Минфина России № 50н. При этом электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется отдельно (п. 1.9 Порядка). Это означает, что по каждому счету-фактуре необходимо произвести все действия и составить все сопутствующие документы, определенные данным приказом. В двух словах действия участников обмена выглядят так:

продавец составляет электронный счет-фактуру в формате,
утвержденном ФНС (то есть либо выгружает его из бухгалтерской программы, либо заполняет в специальной программе оператора), затем подписывает счет-фактуру при помощи ЭЦП, отправляет своему оператору и ожидает от него подтверждения получения (п. 2.4 Порядка). При поступлении указанного подтверждения продавец направляет оператору извещение о его получении;
оператор при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня направляет компании-продавцу подтверждение получения счета-фактуры. В подтверждении указываются время и дата поступления файла (п. 1.10 Порядка). Сам файл со счетом-фактурой пересылается оператору покупателя;
оператор покупателя пересылает файл со счетом-фактурой покупателю и ему же отправляет подтверждение (п. 1.11 Порядка);
покупатель, получив счет-фактуру, отправляет продавцу извещение об этом, которое проходит через двух операторов.

Отметим, все документы (а не только электронные счета-фактуры), составляемые сторонами в процессе выставления и получения счетов-фактур, подписываются ЭЦП соответствую-щего участника (п. 2.4 - 2.15, 2.17 Порядка). Как упоминалось выше, форматы документов, подтверждающих даты отправки и получения электронных счетов-фактур, утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36@. Помимо этого, данным приказом утверждены форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота по счетам-фактурам, извещения о получении электронного документа и уведомления об уточнении электронного документа.

Здесь также нужно добавить, что компании выгодно переводить в электронный формат сразу весь документооборот. Нет смысла отправлять счета-фактуры через оператора, а первичные документы - накладные и акты - курьером или почтой, поскольку в таком случае ни экономии времени, ни снижения затрат на пересылку и хранение документов не будет. Тем более что этому в настоящее время ничто не препятствует - не так давно налоговое ве-домство подготовило и утвердило Приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ электронные форматы первичных документов, в частности акта приемки-сдачи работ (оказания услуг) и накладной по форме № ТОРГ-12.

Очевидно, возможности электронного документооборота будут расширяться и далее. Например, в Письме Минфина России от 11.01.2012 № 03 02 07/1-2 подчеркнуто, что первичный до-кумент, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком. Подобный вывод чинов-ников обоснован ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ. В ней, в частности, сказано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе. Добавим, в новом Законе о бухгалтерском учете, который начнет действовать 1 января 2013 года, требования об использовании официально утвержденных форм первичных документов больше нет. Остались лишь обязательные реквизиты, они приведены в п. 1 ст. 9. А в пункте 5 данной статьи прямо разрешено использовать при подписании первичной учетной документации ЭЦП. При этом обязанность делать бумажную копию электронного документа по требованию контрагента сохранилась (она определена п. 6 ст. 9 названного закона). Впрочем, рассчитывать на то, что процесс внедрения электронного документооборота пройдет просто и быстро, нельзя. Причиной тому - как недостатки (нехватка) технической базы контрагентов (и операторов), так и определенные психологические барьеры - цифровой формат документа вызывает некоторое недоверие, поскольку опровергает уже устоявшийся принцип относительно «обязательного наличия бумажки». Поэтому какое-то время компаниям, решившим перейти на новый формат документооборота, по-видимому, придется совмещать электронные технологии и бумажный вариант обмена документами с контрагентами.

Каких проблем с вычетом НДС можно избежать

Теперь, как было обещано ранее, проанализируем, каких рас-пространенных ошибок при составлении счетов-фактур можно не опасаться (в рамках реализации права плательщика НДС на вычет), если использовать электронные счета-фактуры.

Неверное указание обязательных реквизитов

На практике при заполнении счета-фактуры (в том числе кор-ректировочного) могут быть допущены различные ошибки, однако только некоторые из них являются основанием для отказа в вычете НДС покупателю или продавцу. Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ в вычете может быть отказано, если ошибки в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) не позволяют налоговым органам при проведении проверок идентифицировать продавца или покупателя (Письмо Минфина России от 24.04.2012 № 03 07 09/41). В частности, в счете-фактуре обязательно должны быть указаны ИНН продавца и покупателя (пп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). Подобные ошибки, конечно, не носят систематического характера, тем не менее налогоплательщики их допускают. И такие ошибки зачастую выявляются не сразу. В лучшем случае они влекут (если их выявят сами контрагенты) внесение исправлений в выставленные счета-фактуры (или их замену на правильно оформленные документы), в худшем - такие ошибки (в случае их выявления налоговым органом в ходе налоговой проверки) чреваты гарантированным отказом в вычете.

При обмене электронными счетами-фактурами подобная ошибка в принципе невозможна, так как при отправке документа программа сверит указанные в нем сведения со справочником ЕГРЮЛ. Помимо этого, программное обеспечение не допустит отправки документа, если в нем не будут заполнены все обязательные реквизиты (поля) или допущены иные ошибки при их заполнении. Например, указана ставка налога 10%, а сумма налога рассчитана исходя из ставки 18% или по расчетной ставке 18/118. При составлении счетов-фактур вручную вероятность совершения подобных ошибок достаточно велика.

Отсутствие подписей или их расшифровки

По общему правилу счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Обратите внимание:

Если подпись на документе могут ставить и другие уполномоченные лица, это право должно быть закреплено приказом или доверенностью от имени компании. В главе 21 НК РФ не запрещается указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномо-ченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 № 03 07 09/39).

Однако отсутствие подписи главного бухгалтера может лишить компанию возможности применить вычет (постановления ФАС ПО от 19.05.2011 № А65-20359/2010, ФАС СКО от 09.04.2010 № А15-2130/2008). Исключением является ситу-ация, когда в штате налогоплательщика такая должность отсут-ствует (см. Постановление ФАС ВСО от 12.04.2011 № А19-11133/08). Помимо проверки самого факта наличия подписей, контролирующие органы во время проверок зачастую сверяют подписи на экземплярах покупателя и поставщика (см., например, Постановление ФАС МО от 10.03.2010 № КА-А40/1521-10).

Неоднозначна ситуация и с использованием факсимильной подписи на счетах-фактурах - налоговики нередко отказывают в вычете по таким документам, и их поддерживают суды (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, ФАС СЗО от 11.04.2012 № А56-69600/2010, ФАС ВВО от 11.07.2011 № А11-4080/2010). Это объясняется тем, что налоговым законодательством возможности использовать факсимиле не предусмотрено, вследствие чего контролирующие органы считают наличие факсимиле на счете-фактуре нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ. Помимо упомянутых решений, вывод о неправомерности подобного подписания счетов-фактур содержится в Письме Минфина России от 01.06.2010 № 03 07 09/33. Однако в арбитражной практике до сих пор встреча-ются противоположные решения (см., например, Постановление ФАС МО от 07.03.2012 № А40-128912/10 127 739).

В электронном счете-фактуре допустить все вышеперечисленные ошибки невозможно. На электронном документе ставится только одна электронная подпись - руководителя организации или уполномоченного лица. Такая подпись изначально уникальна для каждого владельца и содержит исчерпывающие сведения о лице, подписавшем документ, - ФИО, должность, которые за-полняются при выдаче электронной подписи владельцу. Подобная информация позволяет достоверно установить лицо, подписавшее счет-фактуру. Значит, претензии насчет расхождений в подписях одного и того же уполномоченного лица исключены вовсе. Более того, электронный счет-фактура составляется в одном экземпляре, хотя доступ к нему имеют все участники электронного документооборота. Впрочем, даже если экземпляров документа будет два, электронные подписи одного владельца, проставленные на них, будут абсолютно идентичны.

Электронный документооборот также позволит избежать пре-тензий контролирующих органов по поводу того, что документ подписан не уполномоченным на совершение подобных действий лицом (в частности, при отсутствии приказа или доверенности, подтверждающих его полномочия), поскольку сертификат ЭЦП выдается на имя лица, обладающего соответствующими полно-мочиями. До сих пор споры по этому поводу разрешаются в пользу как налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС УО от 13.02.2012 № Ф09-10074/11, ФАС СЗО от 25.01.2012 № А05-2340/2011, ФАС ЦО от 05.08.2011 № А64-4898/2010), так и налоговых ор-ганов (постановления ФАС ПО от 07.02.2012 № А55-11080/2011, ФАС ДВО от 29.08.2011 № Ф03-3821/2011 , ФАС МО от 20.05.2011 № КА-А40/4356-11). Добавим, исход подобных споров в суде зависит от их конкретных обстоятельств, а также от того, насколько убедительные доводы представит каждая из сторон.

«Опоздавшие» счета-фактуры

На практике довольно часто возникают ситуации, когда сче-та-фактуры поступают покупателю с опозданием, то есть в налоговом периоде, следующем за периодом, когда товары (работы и услуги) были им приобретены и оприходованы. Нало-говый кодекс данный момент (в части периода применения вычета) не определяет. Официальная позиция Минфина на этот счет заключается в следующем: вычет нужно заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен счет-фактура. Даты выставления счетов-фактур и оприходования товаров (работ, услуг) значения в данном случае не имеют (письма от 03.02.2011 № 03 07 09/02, от 22.12.2010 № 03 03 06/1/794). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика, в которой высказывается мнение, что вычет «входного» налога может быть заявлен лишь в том периоде, в котором выполнены все перечисленные в ст. 172 НК РФ условия (см. постановления ФАС СКО от 21.04.2011 № А53-14613/2010, ФАС МО от 24.08.2011 № КА-А41/9191-11). Например, в Определении ВАС РФ от 19.07.2010 № ВАС-8735/10 высказана следующая точка зрения: по смыслу ст. 171 и 172 НК РФ налогоплательщик не вправе применить налоговый вычет до того момента, когда будет соблюдена совокупность условий: поступление к нему счета-фактуры и принятие им товара к учету. Эти события могут не совпадать по времени, но получение выставленного сче-та-фактуры не в том налоговом периоде, в котором была совер-шена операция, а в более позднем не исключает возможности применения налогового вычета (см. также Постановление ФАС СКО от 04.04.2012 № А20-246/2011).

В любом случае в качестве доказательства правомерности применения вычета (особенно на стыке налоговых периодов) налогоплательщику приходится хранить конверты со штемпелем почтового отделения, вести журналы входящей корреспонденции. Плательщику НДС сложнее доказать свое право на вычет в спорной ситуации, если эти документы утрачены или отсутствуют вовсе.

Проблема вычета по «опоздавшему» счету-фактуре решается довольно легко, если использовать электронный формат доку-ментов. В пункте 1.11 Порядка введено понятие «дата получения счета-фактуры» - это дата, которую оператор фиксирует в подтверждении, направляя электронный счет-фактуру покупа-телю. Именно ее необходимо указывать в журнале учета полу-ченных счетов-фактур, она и будет являться доказательством момента получения документа. При этом счет-фактура считается полученным при наличии извещения покупателя (подписанного ЭЦП) о получении данного документа, подтвержденного оператором.

Несвоевременное выставление счета-фактуры

Конечно, нарушение установленного п. 3 ст. 168 НК РФ срока для выставления счета-фактуры нельзя назвать типичной причиной отказа налогового органа в предоставлении покупателю вычета «входного» налога. Однако судебная практика убеждает нас в том, что такие споры все же случаются. Их суть состоит в следующем.

Пункт 5 ст. 169 НК РФ содержит перечень обязательных рек-визитов, которые должен содержать счет-фактура. Среди них указана лишь одна дата - составления счета-фактуры (пп. 1 названного пункта), то есть та дата, когда документ был оформлен или выписан. А в пункте 3 ст. 168 НК РФ говорится о необходимости соблюдения пятидневного срока со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) для выставления счета-фактуры покупателю.

Глаголы «составлять» и «выставлять», используемые в приведенных нормах, являясь однокоренными, все же несут разную смысловую нагрузку, поэтому теоретически даты могут не совпадать. Как следствие - при бумажном документообороте счетов-фактур возникают споры о том, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен) получателю в пятидневный срок.

Минфин, в свою очередь, в Письме от 09.11.2011 № 03 07 09/39 высказал мнение, что счет-фактура, выписанный с нарушением пятидневного срока со дня отгрузки, не может служить надлежащим подтверждением права покупателя на вычет (см. также Письмо от 17.02.2011 № 03 07 08/44). (Правда, речь в письмах шла о выписке документа до того момента, как товар был отгружен покупателю). Впрочем, в Письме Минфина России от 26.08.2010 № 03 07 11/370 были сделаны аналогичные выводы без указания конкретных обстоятельств, приведших к нарушению срока, установленного п. 3 ст. 168 НК РФ. Значит, выводы, сделанные в последнем письме, можно считать более универсальными.

Все же имеющаяся судебная практика, как правило, указывает на несостоятельность подобных доводов. Суды, принимая решение в пользу плательщиков НДС, обосновывают его тем, что нарушение пятидневного срока для выставления счета-фактуры не указано в п. 2 ст. 169 НК РФ в качестве основания для отказа в вычете «входного» налога (см., например, постановления ФАС ПО от 08.09.2010 № А55-14066/2009, ФАС СКО от 24.08.2009 № А53-19676/2008-С5-23).

Несмотря на то что судебная практика по данному вопросу в большинстве своем складывается в пользу налогоплательщиков, применение электронных документов позволит избежать подобных проблем вовсе. Так, в п. 1.10 Порядка определено, что датой выставления электронного счета-фактуры считается день поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота. То есть в реквизитах электронного сче-та-фактуры указывается дата составления, а дата выставления определяется и вносится в журнал на основании сведений, ука-занных в подтверждении оператора, через которого отправлен документ. При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу пришли от оператора подтверждение и от покупателя извещение о получении файла со счетом-фактурой.

Что касается бумажного оформления счетов-фактур, плательщик НДС также может минимизировать вышеназванные риски, если воспользуется разъяснениями, данными в Письме Минфина России от 16.05.2012 № 03 07 09/57. В нем, в частности, чиновники рекомендуют в графе «Дата выставления» в журнале учета счетов-фактур указывать дату составления сче-та-фактуры.

Внесение исправлений в счет-фактуру

Как известно, счет-фактура составляется (в бумажном вари-анте) в двух экземплярах: один для покупателя, другой для продавца. Оба обладают одинаковой юридической силой и являются подтверждающим документом факта совершения сделки для каждой из ее сторон. Оба экземпляра, разумеется, должны быть идентичными. То есть счет-фактура, по которому покупатель предъявляет НДС к вычету, должен полностью соот-ветствовать счету-фактуре, на основании которого продавец начисляет налог в бюджет (письма УФНС по г. Москве от 30.01.2008 № 19-11/007720, от 14.06.2007 № 19-11/055846).

Тем не менее практика показывает, что сведения, указанные в них, могут отличаться. Если экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя не идентичны из-за внесенных в них одной из сторон сделки исправлений, налоговые органы могут отказать в вычете, правда, лишь в случае исправления тех сведений, которые абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ указаны в качестве оснований для отказа в вычете (например, расхождения в наименовании товара, его стоимости, налоговой ставке). Если расхождения являются незначительными, суды не усматривают оснований для отказа в вычете «входного» налога. Как подчеркнуто в Постановлении ФАС МО от 09.03.2010 № КА-А40/1449-10, действующее налоговое законодательство не устанавливает обязанности налогоплательщика и не предоставляет ему возможности проверять правильность оформления экземпляра счета-фактуры, остающегося у контрагента.

Таким образом, уж если вносить исправления, то в оба экземпляра (Письмо Минфина России от 20.08.2010 № 03 07 11/359). Однако и в этом случае плательщику НДС не гарантировано отсутствие споров с контролерами, поскольку возникает другой вопрос: в каком налоговом периоде нужно при-менять вычет по исправленному счету-фактуре?

Минфин настаивает, что право на вычет «входного» НДС у покупателя возникает только в том налоговом периоде, когда был получен исправленный (бумажный) счет-фактура. При этом чиновники считают, что любое исправление в счете-фактуре должно осуществляться через процедуру аннулирования его и дополнительных листов книги покупок (письма Минфина России от 26.07.2011 № 03 07 11/196, от 13.11.2010 № 03 07 11/436, от 23.07.2010 № 03 07 11/305). То же самое было сказано в Письме ФНС России от 01.04.2010 № 3 0 06/63.

Арбитражная практика по данному вопросу представлена решениями, в которых высказаны различные мнения относительно периода применения вычета. Есть решения, в которых суды поддерживают чиновников (см. постановления ФАС ПО от 30.11.2010 № А65-17164/2009, ФАС ВСО от 02.07.2010 № А19-4798/10). Иная точка зрения (заключаю-щаяся в том, что момент применения налоговых вычетов не связан с моментом внесения исправлений в счета-фактуры) отражена, например, в Определении ВАС РФ от 12.07.2010 № ВАС-9262/10, постановлениях ФАС УО от 24.05.2011 № Ф09-1652/11-С2, ФАС СКО от 11.03.2010 № А15-1709/2009). Ранее аналогичные выводы были сделаны высшими арбитрами в постановлениях от 03.06.2008 № 615/08, от 04.03.2008 № 14227/07.

В случае с электронным документом создается единственный файл со счетом-фактурой, доступ к которому имеют оба участника документооборота. Поэтому расхождений в сведениях, отраженных в нем, технически быть не может. Покупатель получает тот вариант документа, который подготовил и отправил продавец. Что касается процедуры внесения исправлений в счет-фактуру, она регламентирована п. 1.12 Порядка и осуществляется с ведома обоих участников обмена электронными документами. Так, покупатель, желающий внести исправления в полученный документ, направляет через оператора уведомление об уточнении. Продавец, в свою очередь, исправив указанные в уведомлении ошибки, направляет исправленный счет-фактуру покупателю, совершив заново все действия, предписанные настоящим Порядком. При этом оператор документально фиксирует каждый этап корректировки (п. 2.16, 2.18, 2.20, 2.23 Порядка).

«Ложка дегтя»

Теперь об обещанной «ложке дегтя». Как это ни странно, именно преимущества электронного документооборота - оперативность, достоверность и предельная прозрачность - являются и негативной (если можно так выразиться) стороной процесса обмена электронными документами. Дело в том, что процедура оформления и пересылки электронных счетов-фактур, определенная Порядком, не позволит контрагентам выставить счет-фактуру задним числом. При обмене бумажными документами такой способ используется налогоплательщиками достаточно активно (поскольку позволяет скрыть определенные огрехи, допущенные при оформлении документов), тогда как процесс обмена электронными документами довольно прозрачен, более того, все действия фиксируются не только непосредственными участниками обмена, но и независимой стороной - оператором. Поэтому абсолютно все варианты составленных счетов-фактур будут доступны для налогового контроля. Следовательно, пла-тельщикам НДС нужно уделять пристальное внимание порядку отражения исправленных электронных документов в книгах покупок и продаж, а также в соответствующих журналах. Кроме того, цифровой формат документов не позволит применить вычет по НДС в месяце предоставления услуг (например, услуг связи) их приобретателю, поскольку счет-фактура в любом случае по-ступит от контрагента, скорее всего, в следующем месяце, а дата получения документа Порядком теперь фиксируется.

2)Порядок аккредитации таких центров утвержден Приказом Минкомсвязи России от 23.11.2011 № 320. В Минюсте данный приказ зарегистрирован 04.05.2012.

3)Вступает в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования. На момент выхода журнала приказ опубликован не был.

4)Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

5)Эта обязанность закреплена в п. 7 ст. 9 ныне действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

6)Определением ВАС РФ от 01.12.2011 № ВАС-15570/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

7)Определением ВАС РФ от 23.12.2011 № ВАС-14481/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

8)В прежней редакции говорилось о дате выписки. Изменения внесены Федераль-ным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ.

9)Определением ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16581/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

10)Форма журнала утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137.

Событие, которого ждали многие плательщики НДС, наконец-то свершилось – Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ 1 утверждены электронные форматы счетов-фактур. Теперь у компаний появилась возможность не только обмениваться электронными счетами-фактурами (в том числе корректировочными) с контрагентами, но и представлять их в налоговые органы по каналам ТКС. В статье мы рассмотрим как положительные, так и отрицательные стороны такого способа обмена документами (сразу оговоримся, что плюсов намного больше).

Законодательная база

Итак, Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, по сути, завершил формирование нормативно-правовой базы для запуска электронного документооборота, используемых при расчетах по НДС. Теперь, для того чтобы данный способ обмена документами в полной мере заработал на практике, необходимы лишь определенные усилия со стороны компаний и их контрагентов.

Первым шагом на этом пути стал Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, внесший в Налоговый кодекс дополнения, предоставляющие налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде. Как гласит абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура может быть выставлен плательщиком НДС в электронном виде. Здесь же указаны условия, соблюдение которых позволяет налогоплательщику реализовать данную возможность (подробнее о них поговорим чуть позже).

Спустя некоторое время Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н был утвержден Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (далее – Порядок).

Последним в череде нормативно-правовых актов по данному вопросу стал Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, утвердивший электронные форматы (разработанные в соответствии с формами данных документов, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 1137):

счетов-фактур (в том числе корректировочных);
журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур;
книг покупок и продаж, а также дополнительных листов к ним.

Электронные счета-фактуры: преимущества

Несомненным плюсом электронного документооборота является его оперативность. Если раньше пересылка оригинальных (бумажных) документов контрагенту, находящемуся в другом регионе, занимала значительное время (дни, а то и недели), теперь на это у компании будут уходить буквально считанные минуты. Причем контрагент по правилам электронного документооборота должен оперативно (что также немаловажно) уведомить о получении того или иного электронного документа . Пересылать электронные счета-фактуры по каналам ТКС отныне можно и инспекторам, что также существенно упрощает процедуру проведения мероприятий налогового контроля.

Кроме того, обмен электронными счетами-фактурами и другими документами позволит компаниям перейти на безбумажную форму работы, что, в свою очередь, приведет к уменьшению как минимум двух статей затрат – канцелярских и почтовых расходов. Ведь в этом случае компании не придется оформлять большое количество бумажных счетов-фактур и тратиться на их доставку (передачу) контрагентам почтой или курьером. Кроме того, использование электронного документооборота позволит компании оптимизировать свой внутренний документооборот и улучшить качество управления, что в конечном итоге не может не сказаться на прибыльности ее бизнеса.

Помимо очевидных экономических и временных выгод, которые плательщики НДС могут извлечь из обмена электронными документами, есть еще один немаловажный фактор, свидетельствующий о бесспорном преимуществе данного способа обмена документами. Он позволит избежать ряда ошибок, допускаемых при составлении счетов-фактур, которые зачастую становятся причиной отказа плательщику в вычете «входного» НДС. Но, прежде чем анализировать эти ошибки, скажем несколько слов непосредственно об организации самого процесса обмена.

Счет-фактура в электронном виде: процесс обмена

Решение – переходить или нет на электронный документооборот – компания должна принять сама, такой переход не является обязанностью. Как подчеркнуто в Письме Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26, используемая в п. 1 ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. Иными словами, в случае положительного решения компании необходимо согласовать указанный момент со своими контрагентами, которым она планирует направлять счета-фактуры по ТКС. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделок на составление счетов-фактур в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует. Следовательно, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил, обычаев делового оборота, то есть посредством обмена соответствующими документами, из которых явно следует волеизъявление сторон по данному вопросу.

Но это не единственное соглашение, которое надлежит оформить компании, решившей стать участником обмена электронными документами. Есть еще третий участник процесса – оператор, без которого обмен электронными счетами-фактурами невозможен (п. 1.3 Порядка). Стороны, участвующие в обмене электронными документами, вправе заключить соглашение как с одним оператором, так и с разными (то есть посредников в процессе обмена может быть два – оператор продавца и оператор покупателя). В любом случае для успешного обмена электронными счетами-фактурами необходимо, чтобы у операторов и участников обмена были совместимые технические средства и возможности для приема и обработки информации (это условие прописано в п. 1 ст. 169 НК РФ). Несомненно, этот вопрос компании нужно выяснить заранее, иначе обмен может просто не состояться.

Очевидно, возможности электронного документооборота будут расширяться и далее. Например, в Письме Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2 подчеркнуто, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком. Подобный вывод чиновников обоснован ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ. В ней, в частности, сказано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе. Добавим, в новом Законе о бухгалтерском учете 4 , который начнет действовать 1 января 2013 года, требования об использовании официально утвержденных форм первичных документов больше нет. Остались лишь обязательные реквизиты, они приведены в п. 1 ст. 9. А в пункте 5 данной статьи прямо разрешено использовать при подписании первичной учетной документации ЭП. При этом обязанность делать бумажную копию электронного документа по требованию контрагента сохранилась (она определена п. 6 ст. 9 названного закона 5). Впрочем, рассчитывать на то, что процесс внедрения электронного документооборота пройдет просто и быстро, нельзя. Причиной тому – как недостатки (нехватка) технической базы контрагентов (и операторов), так и определенные психологические барьеры – цифровой формат документа вызывает некоторое недоверие, поскольку опровергает уже устоявшийся принцип относительно «обязательного наличия бумажки». Поэтому какое-то время компаниям, решившим перейти на новый формат документооборота, по-видимому, придется совмещать электронные технологии и бумажный вариант обмена документами с контрагентами.

Каких проблем с вычетом НДС можно избежать

Теперь, как было обещано ранее, проанализируем, каких распространенных ошибок при составлении счетов-фактур можно не опасаться (в рамках реализации права плательщика НДС на вычет), если использовать электронные счета-фактуры.

Неверное указание обязательных реквизитов

На практике при заполнении счета-фактуры (в том числе корректировочного) могут быть допущены различные ошибки, однако только некоторые из них являются основанием для отказа в вычете НДС покупателю или продавцу. Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ в вычете может быть отказано, если ошибки в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) не позволяют налоговым органам при проведении проверок идентифицировать продавца или покупателя (Письмо Минфина России от 24.04.2012 № 03-07-09/41). В частности, в счете-фактуре обязательно должны быть указаны ИНН продавца и покупателя (пп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). Подобные ошибки, конечно, не носят систематического характера, тем не менее налогоплательщики их допускают. И такие ошибки зачастую выявляются не сразу. В лучшем случае они влекут (если их выявят сами контрагенты) внесение исправлений в выставленные счета-фактуры (или их замену на правильно оформленные документы), в худшем – такие ошибки (в случае их выявления налоговым органом в ходе налоговой проверки) чреваты гарантированным отказом в вычете.

Отсутствие подписей или их расшифровки

Обратите внимание:

Если подпись на документе могут ставить и другие уполномоченные лица, это право должно быть закреплено приказом или доверенностью от имени компании. В главе 21 НК РФ не запрещается указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 № 03-07-09/39).

Однако отсутствие подписи главного бухгалтера может лишить компанию возможности применить вычет (постановления ФАС ПО от 19.05.2011 № А65-20359/2010, ФАС СКО от 09.04.2010 № А15-2130/2008). Исключением является ситуация, когда в штате налогоплательщика такая должность отсутствует (см. Постановление ФАС ВСО от 12.04.2011 № А19-11133/08). Помимо проверки самого факта наличия подписей, контролирующие органы во время проверок зачастую сверяют подписи на экземплярах покупателя и поставщика (см., например, Постановление ФАС МО от 10.03.2010 № КА-А40/1521-10).

Неоднозначна ситуация и с использованием факсимильной подписи на счетах-фактурах – налоговики нередко отказывают в вычете по таким документам, и их поддерживают суды (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, ФАС СЗО от 11.04.2012 № А56-69600/2010, ФАС ВВО от 11.07.2011 № А11-4080/2010). Это объясняется тем, что налоговым законодательством возможности использовать факсимиле не предусмотрено, вследствие чего контролирующие органы считают наличие факсимиле на счете-фактуре нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ. Помимо упомянутых решений, вывод о неправомерности подобного подписания счетов-фактур содержится в Письме Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33. Однако в арбитражной практике до сих пор встречаются противоположные решения (см., например, Постановление ФАС МО от 07.03.2012 № А40-128912/10-127-739).

В электронном счете-фактуре допустить все вышеперечисленные ошибки невозможно. На электронном документе ставится только одна электронная подпись – руководителя организации или уполномоченного лица. Такая подпись изначально уникальна для каждого владельца и содержит исчерпывающие сведения о лице, подписавшем документ, – ФИО, должность, которые заполняются при выдаче электронной подписи владельцу. Подобная информация позволяет достоверно установить лицо, подписавшее счет-фактуру. Значит, претензии насчет расхождений в подписях одного и того же уполномоченного лица исключены вовсе. Более того, электронный счет-фактура составляется в одном экземпляре, хотя доступ к нему имеют все участники электронного документооборота. Впрочем, даже если экземпляров документа будет два, электронные подписи одного владельца, проставленные на них, будут абсолютно идентичны.

Электронный документооборот также позволит избежать претензий контролирующих органов по поводу того, что документ подписан не уполномоченным на совершение подобных действий лицом (в частности, при отсутствии приказа или доверенности, подтверждающих его полномочия), поскольку сертификат ЭП выдается на имя лица, обладающего соответствующими полномочиями. До сих пор споры по этому поводу разрешаются в пользу как налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09,ФАС УО от 13.02.2012 № Ф09-10074/11, ФАС СЗО от 25.01.2012 № А05-2340/2011, ФАС ЦО от 05.08.2011 № А64-4898/2010 6), так и налоговых органов (постановления ФАС ПО от 07.02.2012 № А55-11080/2011, ФАС ДВО от 29.08.2011 № Ф03-3821/2011 7 ,ФАС МО от 20.05.2011 № КА-А40/4356-11). Добавим, исход подобных споров в суде зависит от их конкретных обстоятельств, а также от того, насколько убедительные доводы представит каждая из сторон.

«Опоздавшие» счета-фактуры

На практике довольно часто возникают ситуации, когда счета-фактуры поступают покупателю с опозданием, то есть в налоговом периоде, следующем за периодом, когда товары (работы и услуги) были им приобретены и оприходованы. Налоговый кодекс данный момент (в части периода применения вычета) не определяет. Официальная позиция Минфина на этот счет заключается в следующем: вычет нужно заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен счет-фактура. Даты выставления счетов-фактур и оприходования товаров (работ, услуг) значения в данном случае не имеют (письма от 03.02.2011 № 03‑07‑09/02, от 22.12.2010 № 03-03-06/1/794). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика, в которой высказывается мнение, что вычет «входного» налога может быть заявлен лишь в том периоде, в котором выполнены все перечисленные в ст. 172 НК РФ условия (см. постановления ФАС СКО от 21.04.2011 № А53-14613/2010, ФАС МО от 24.08.2011 № КА-А41/9191-11). Например, в Определении ВАС РФ от 19.07.2010 № ВАС-8735/10 высказана следующая точка зрения: по смыслу ст. 171 и 172 НК РФ налогоплательщик не вправе применить налоговый вычет до того момента, когда будет соблюдена совокупность условий: поступление к нему счета-фактуры и принятие им товара к учету. Эти события могут не совпадать по времени, но получение выставленного счета-фактуры не в том налоговом периоде, в котором была совершена операция, а в более позднем не исключает возможности применения налогового вычета (см. также Постановление ФАС СКО от 04.04.2012 № А20-246/2011).

Проблема вычета по «опоздавшему» счету-фактуре решается довольно легко, если использовать электронный формат документов. В пункте 1.11 Порядка введено понятие «дата получения счета-фактуры» – это дата, которую оператор фиксирует в подтверждении, направляя электронный счет-фактуру покупателю. Именно ее необходимо указывать в журнале учета полученных счетов-фактур, она и будет являться доказательством момента получения документа. При этом счет-фактура считается полученным при наличии извещения покупателя (подписанного ЭП) о получении данного документа, подтвержденного оператором.

Несвоевременное выставление счета-фактуры

Пункт 5 ст. 169 НК РФ содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура. Среди них указана лишь одна дата – составления счета-фактуры (пп. 1 названного пункта), то есть та дата, когда документ был оформлен или выписан 8 . А в пункте 3 ст. 168 НК РФ говорится о необходимости соблюдения пятидневного срока со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) для выставления счета-фактуры покупателю.

Глаголы «составлять» и «выставлять», используемые в приведенных нормах, являясь однокоренными, все же несут разную смысловую нагрузку, поэтому теоретически даты могут не совпадать. Как следствие – при бумажном документообороте счетов-фактур возникают споры о том, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен) получателю в пятидневный срок.

Минфин, в свою очередь, в Письме от 09.11.2011 № 03-07-09/39 высказал мнение, что счет-фактура, выписанный с нарушением пятидневного срока со дня отгрузки, не может служить надлежащим подтверждением права покупателя на вычет (см. также Письмо от 17.02.2011 № 03-07-08/44). (Правда, речь в письмах шла о выписке документа до того момента, как товар был отгружен покупателю). Впрочем, в Письме Минфина России от 26.08.2010 № 03-07-11/370 были сделаны аналогичные выводы без указания конкретных обстоятельств, приведших к нарушению срока, установленного п. 3 ст. 168 НК РФ. Значит, выводы, сделанные в последнем письме, можно считать более универсальными.

Несмотря на то что судебная практика по данному вопросу в большинстве своем складывается в пользу налогоплательщиков, применение электронных документов позволит избежать подобных проблем вовсе. Так, в п. 1.10 Порядка определено, что датой выставления электронного счета-фактуры считается день поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота. То есть в реквизитах электронного счета-фактуры указывается дата составления, а дата выставления определяется и вносится в журнал на основании сведений, указанных в подтверждении оператора, через которого отправлен документ. При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу пришли от оператора подтверждение и от покупателя извещение о получении файла со счетом-фактурой.

Что касается бумажного оформления счетов-фактур, плательщик НДС также может минимизировать вышеназванные риски, если воспользуется разъяснениями, данными в Письме Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/57. В нем, в частности, чиновники рекомендуют в графе «Дата выставления» в журнале учета счетов-фактур 10 указывать дату составления счета-фактуры.

Внесение исправлений в счет-фактуру

Как известно, счет-фактура составляется (в бумажном варианте) в двух экземплярах: один для покупателя, другой для продавца. Оба обладают одинаковой юридической силой и являются подтверждающим документом факта совершения сделки для каждой из ее сторон. Оба экземпляра, разумеется, должны быть идентичными. То есть счет-фактура, по которому покупатель предъявляет НДС к вычету, должен полностью соответствовать счету-фактуре, на основании которого продавец начисляет налог в бюджет (письма УФНС по г. Москве от 30.01.2008 № 19-11/007720, от 14.06.2007 № 19-11/055846).

Таким образом, уж если вносить исправления, то в оба экземпляра (Письмо Минфина России от 20.08.2010 № 03-07-11/359). Однако и в этом случае плательщику НДС не гарантировано отсутствие споров с контролерами, поскольку возникает другой вопрос: в каком налоговом периоде нужно применять вычет по исправленному счету-фактуре?

Минфин настаивает, что право на вычет «входного» НДС у покупателя возникает только в том налоговом периоде, когда был получен исправленный (бумажный) счет-фактура. При этом чиновники считают, что любое исправление в счете-фактуре должно осуществляться через процедуру аннулирования его и дополнительных листов книги покупок (письма Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-11/196, от 13.11.2010 № 03-07-11/436, от 23.07.2010 № 03-07-11/305). То же самое было сказано в Письме ФНС России от 01.04.2010 № 3-0-06/63.

Арбитражная практика по данному вопросу представлена решениями, в которых высказаны различные мнения относительно периода применения вычета. Есть решения, в которых суды поддерживают чиновников (см. постановления ФАС ПО от 30.11.2010 № А65-17164/2009,ФАС ВСО от 02.07.2010 № А19-4798/10). Иная точка зрения (заключающаяся в том, что момент применения налоговых вычетов не связан с моментом внесения исправлений в счета-фактуры) отражена, например, в Определении ВАС РФ от 12.07.2010 № ВАС-9262/10, постановлениях ФАС УО от 24.05.2011 № Ф09-1652/11-С2, ФАС СКО от 11.03.2010 № А15-1709/2009). Ранее аналогичные выводы были сделаны высшими арбитрами в постановлениях от 03.06.2008 № 615/08, от 04.03.2008 № 14227/07.

«Ложка дегтя»

Теперь об обещанной «ложке дегтя». Как это ни странно, именно преимущества электронного документооборота – оперативность, достоверность и предельная прозрачность – являются и негативной (если можно так выразиться) стороной процесса обмена электронными документами. Дело в том, что процедура оформления и пересылки электронных счетов-фактур, определенная порядком, не позволит контрагентам выставить счет-фактуру задним числом. При обмене бумажными документами такой способ используется налогоплательщиками достаточно активно (поскольку позволяет скрыть определенные огрехи, допущенные при оформлении документов), тогда как процесс обмена электронными документами довольно прозрачен, более того, все действия фиксируются не только непосредственными участниками обмена, но и независимой стороной – оператором. Поэтому абсолютно все варианты составленных счетов-фактур будут доступны для налогового контроля. Следовательно, плательщикам НДС нужно уделять пристальное внимание порядку отражения исправленных электронных документов в книгах покупок и продаж, а также в соответствующих журналах. Кроме того, цифровой формат документов не позволит применить вычет по НДС в месяце предоставления услуг (например, услуг связи) их приобретателю, поскольку счет-фактура в любом случае поступит от контрагента, скорее всего, в следующем месяце, а дата получения документа Порядком теперь фиксируется.

Документ опубликован в «Российской газете» 12 мая 2012 года, вступил в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования.
Порядок аккредитации таких центров утвержден Приказом Минкомсвязи России от 23.11.2011 № 320. В Минюсте данный приказ зарегистрирован 04.05.2012.
Вступает в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования. На момент выхода журнала приказ опубликован не был.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Эта обязанность закреплена в п. 7 ст. 9 ныне действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Определением ВАС РФ от 01.12.2011 № ВАС-15570/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
Определением ВАС РФ от 23.12.2011 № ВАС-14481/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
В прежней редакции говорилось о дате выписки. Изменения внесены Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
Определением ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16581/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
Форма журнала утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137.

Новая редакция коснулась не только счетов-фактур, но и журнала учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж.

Именно данный нормативный документ устанавливает правила заполнения счетов-фактур.

Изменения обусловлены новой редакцией Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, которую утвердило Постановление Правительства РФ от 25.05.2017 № 625.

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.

1 января 2017 года вступил в силу Порядок подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

Соответственно меняется и формат описи, которая их сопровождает. Изменения внес Приказ ФНС РФ от 28.11.2016 № MMB-7-6/643@.

С 2017 года направлять в суд ходатайства, заявления, жалобы, представления и доказательства можно будет в электронном виде.

Это значит, что представить такие документы в налоговые органы через интернет можно только до конца 2020 года.

Компания организует «Роуминговый центр» (РЦ ЭДО), который должен стать централизованным хабом для операторов.

Это позволит беспрепятственно использовать новый, утвержденный в конце апреля, формат счета-фактуры и снимает последние ограничения в переходе на ЭДО для компаний, которые обмениваются УПД.

Ранее в реестр были включены еще четыре программы СКБ Контур — Контур-Персонал, Контур-Зарплата, «Контур-Бухгалтерия Актив» и «Контур-Бухгалтерия Бюджет».

Теперь компании, которые используют УПД на бумаге, смогут беспрепятственно перевести его в электронный вид.

7 апреля в 11-00 по Москве Оксана Леонова расскажет, как Приказ Минфина № 174 отразился на пользователях ЭДО, и ответит на ваши вопросы.

Документ вступает в силу 1 апреля 2016 года и отменяет действующий Приказ Минфина от 25.04.2011 № 50н.

Минфин официально подтвердил это письмом от 25.01.2016 № 03-07-11/2722.

Налоговая служба обновила прежние электронные форматы накладных ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ.

Законодательство, регулирующее нормы электронного документооборота (ЭДО), меняется стремительно. И 2016 год не станет исключением, в силу вступит целый ряд изменений.

Федеральный портал проектов правовых актов опубликовал проект ФНС об утверждении формата электронного универсального передаточного документа (УПД).

Объем электронного документооборота между российскими компаниями постоянно растет. По итогам III квартала 2015 года через систему электронного документооборота Диадок было передано 98,2 млн документов. Это на 24,1 млн больше, чем за первое полугодие. А потому вопрос хранения электронных документов становится все актуальнее.

На данный момент еще нет сертифицированых ФСБ России версий СКЗИ для Windows 10.
Использование несертифицированных средств ЭП может поставить под сомнение легитимность ЭП и подписанных ею документов.

Бумажный документооборот часто становится причиной не только системных проблем, которые тормозят бизнес-процессы компании, но и сложностей с налоговыми органами. Как следствие — доначисление налогов и отказ в получении вычета по НДС. Рассмотрим, как можно устранить эти риски с помощью сервиса электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок (разработчик СКБ Контур).

14 апреля вступил в силу новый формат электронных счетов-фактур. Наши специалисты проанализировали новый формат и составили сравнительный список различий с предыдущей версией.

Вступает в силу новый формат электронных счетов-фактур.

Он утвержден ФНС России приказом от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Прежний формат имел ряд недостатков, которые ограничивали компании в переходе на электронный документооборот (ЭДО). Новый формат призван снять эти ограничения.

Изменения коснутся веб-версии и API Диадока.

Срок подачи декларации по НДС по новой форме неумолимо приближается, а у налогоплательщиков все еще остается масса вопросов. Как правильно представить данные? Кто и какие сведения должен подать? Как застраховаться от ошибок? Иными словами, как сделать так, чтобы декларация по НДС была представлена вовремя, а у налоговых органов не возникло вопросов и нареканий.

В новом году отчетность по НДС изменится. Юрлицам придется подавать декларацию в расширенной форме, которая включает сведения из книги покупок и продаж, а посредникам — данные из журналов учета счетов‑фактур: и полученных, и выставленных. Форма такой отчетности уже установлена приказом ФНС. Сейчас он регистрируется в Мин-юсте.

Часто товар или услуга продается в одном налоговом периоде, а счет-фактуру потребитель получает уже в другом. Действующее законодательство и сложившаяся практика не позволяют покупателю получить вычет по счету-фактуре в периоде поставки товара или оказания услуги. Однако с 2015 года ситуация изменится.

Принято считать, что электронный документооборот (ЭДО) - прерогатива крупных компаний. Однако статистика говорит о том, что на одну крупную компанию в системе ЭДО приходится около 20 малых и средних. Одним из первых клиентов нашей системы, например, стал ИП, с которым до сих пор работаем.

Количество электронных документов, переданных за полугодие, выросло в шесть раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Впервые в России физические лица начали выставлять электронные документы в системе электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) Диадок компании СКБ Контур.

Согласно Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» налогоплательщики имеют право свободно пользоваться документом, объединяющим в себе счет-фактуру и первичный документ.

У клиентов СКБ Контур появилась возможность представлять в налоговую инспекцию журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур и книги покупок и продаж по ТКС без необходимости самостоятельно формировать xml-файлы.

Вопросы, заданные представителями операторов электронного документооборота (ЭДО) и волнующие весь прогрессивный бизнес в России, касались нарушения пятидневного срока выставления счетов-фактур, количества электронных формализованных документов, возможных поощрений налогоплательщиков, перешедших на ЭДО, и сети доверенных операторов ЭДО.

В разделе «Консультации онлайн» на портале Клерк.Ру эксперту снова можно задавать любые вопросы об электронном документообороте.

Возможности представлять истребуемые документы по ТКС уже чуть более года. На электронный документооборот с налоговой переходит все больше и больше самых разных компаний. О том, как это работает и что думают об электронном представлении крупнейшие налогоплательщики и налоговые инспекторы, смотрите ниже.

В первом выпуске системный аналитик проекта Диадок Тамара Мокеева рассказала о представлении документов в электронном виде в налоговую инспекцию в три шага.

Задать вопрос эксперту можно на портале Клерк.Ру, в разделе «Консультации онлайн».

Согласно поправкам, внесенным Госдумой в Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», действие ЭЦП продлится еще полгода после утраты силы Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Вопрос: Добрый день! Недавно опубликованное постановлению № 446 (об изменениях в постановление № 1137) исключило из документооборота электронными счетами-фактурами извещение от покупателя. Прокомментируйте, пожалуйста, как в таком случае сейчас будет происходить обмен счетами-фактурами?

ФНС России предлагает всем желающим принять участие в обсуждении проекта формы многоцелевого первичного учетного документа, который можно использовать в целях применения НДС и налога на прибыль.

Сегодня налоговые инспекторы для ускорения проверки все чаще просят налогоплательщиков направить документы через Интернет. О том, как удовлетворить просьбу налоговой на примере системы «Контур-Экстерн», читайте ниже.

Компания сформировала пакет истребуемых документов в виде скан-образов и вместе с описью направила его по ТКС через спецоператора связи СКБ Контур.

С проникновением электронных документов в России работодатели начинают предпочитать брать на работу сотрудников, умеющих работать в системах электронного документооборота.

C 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Помимо прочего закон утверждает некоторые новшества, касающиеся электронных первичных документов. При этом работу с электронными документами усложняет наличие нескольких видов электронных подписей: электронной цифровой подписи, неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей. О том, чем теперь подписывать электронную «первичку», рассказывает Тамара Мокеева, эксперт системы электронного документооборота «Диадок».

С 1 января 2013 года утратил силу федеральный закон РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одновременно с этим вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Помимо прочего законом утверждены некоторые изменения, касающиеся электронных первичных документов.

Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса (НК) РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента отгрузки товаров или выполнения работ (услуг). По мнению Минфина (письмо Минфина от 26.08.2010 № 03−07−11/370), нарушение пятидневного срока влечет за собой отказ в вычете входящего НДС. В электронном счете-фактуре, в отличие от бумажного, дата выставления строго фиксируется оператором электронного документооборота (ЭДО), изменить ее нельзя. Однако реальных оснований для утраты права на вычет нет, считают эксперты.

На мероприятиях, где освещается электронный документооборот (ЭДО), часто приходится слышать реплики бухгалтеров о том, что электронный документ слишком дорог по сравнению с бумажным. О том, так ли это, рассказывают бухгалтеры и менеджеры, которые уже перешли на электронный документооборот (система «Диадок»).

После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ налогоплательщики могут высылать в ответ на налоговое требование в ИФНС не заверенные бумажные копии документов, а их скан-образы или XML-файлы документов в электронном виде по ТКС.

Налоговые органы активно готовятся к приему и обработке документов в электронном виде. А пока что принимают заверенные копии электронных документов, переданных через Диадок.

Это выяснилось в ходе семинара компании СКБ Контур «Электронный документооборот (ЭДО) хозяйствующих субъектов и органов, принимающих отчетность», проведенного в Подмосковье с 6 по 8 июня.

Согласно п.2.1 — 2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, каждый участник электронного документооборота (ЭДО) должен оформить и представить своему оператору заявление об участии в ЭДО, в котором указать перечень необходимых реквизитов, как то: полное наименование организации (или ФИО ИП), место нахождения организации, сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи, ИНН/КПП, сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация и т д.

19.04.2012 был подписан Приказ ММВ-7-6/251@, внесший изменения в Приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@. Согласно этим изменениям, был обновлен унифицированный формат транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по ТКС с использованием электронной подписи.

Как стать Оператором ЭДО, и почему их пока не существует? Зачем временные правила, и когда уже появится реестр? Ответы на вопросы читайте ниже.

Приказ № ММВ-7-3/83@ от 14.02.2012 содержит в себе описание кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

С 1.04.2012 выставить счет-фактуру можно будет только по новой печатной форме, утвержденной Постановлением №1137 от 26.01.2012.

Искренне надеемся, что форматы электронных счетов-фактур будут утверждены в ближайшее время.

Министерство Финансов России направило в Федеральную налоговую службу официальное письмо c разъяснениями сроков применения новой формы счета-фактуры.

ФНС утвердила форматы документов, необходимые для выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной подписи.

Компания СКБ Контур, разработчик системы для обмена внешними электронными документами Диадок, выпустила специальное приложение, позволяющее бухгалтерам решить проблему с неактуальными формами счетов-фактур.

Со вступлением в силу Постановления правила работы со счетами-фактурами существенно изменились.

Минфин России в письме от 07.12.11 № 03-07-14/119 сообщил, что на утверждении Правительства РФ находится проект постановления, в котором предусмотрены новые формы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. Предполагается, что документ вступит в силу с 1 января 2012 года.

АСТАНА, 4 ноя — ИА Новости-Казахстан. Поэтапное введение электронных счетов-фактур с 2012 года позволит казахстанскому бизнесу экономить как минимум пять миллиардов тенге в год, сообщил в пятницу заместитель председателя Налогового комитета министерства финансов Казахстана Аргын Кыпшаков.

С 1 октября 2011 года вступил в силу закон №245-ФЗ в части корректировочных счетов-фактур. Это означает, что теперь, при необходимости внести изменения в счет-фактуру, бухгалтеру необходимо будет создать новый документ — корректировочный. Отметим, что раньше правки вносились в исходный счет-фактуру.

В Российской газете опубликован Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 245-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ. В частности, данный закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры.

Формализованный единый стандарт документа и автоматизация процесса (то есть максимальное исключение «человеческого фактора») помогут налогоплательщикам сократить количество ошибок и, как следствие, избежать риска доначислений налогов. Мы проанализировали ошибки, которые совершаются при составлении и выставлении счетов-фактур, и выделили те, о которых можно забыть при условии перехода компании на электронные документы.

Юг России - точка огромного потенциального роста систем электронного документооборота (СЭД): объём их внедрений в нашем регионе пока составляет всего несколько процентов. Законодательство способствует развитию СЭД в бизнесе, а госорганы уже просто обязаны пользоваться только ими

Первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы налогоплательщика.

В Российской газете опубликован Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 235-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ. В частности, данный закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры.

Вероятнее всего электронные счета-фактуры появятся уже в третьем квартале этого года. О том, какие изменения в счетах-фактурах коснутся налогоплательщиков, рассказал Сергей РАЗГУЛИН, заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.

До недавнего времени для счетов-фактур устанавливалась только бумажная форма. Однако вскоре российские компании смогут выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде. Такая возможность появится, как только чиновники утвердят соответствующий электронный формат документа. Разберемся, как будет происходить обмен счетами-фактурами в цифровом виде.

Федеральная налоговая служба письмом от 22.06.2011 № ЕД-4−3/9868@ направила налоговым органам для сведения и использования в работе копию приказа Министерства финансов от 25.04.2011 № 50н об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП.

Об электронных документах бизнес знает не понаслышке. Многие предприятия уже давно используют внутренние СЭД для упрощения работы с документами в рамках компании. Однако процесс обмена электронными документами уже давно преодолел границы отдельно взятых предприятий и перерос в куда более масштабное явление. Сейчас российские компании получили законодательное право использовать электронные юридически значимые документы и во внешнем документообороте — при работе с клиентами и поставщиками. Договоры, накладные, акты выполненных работ и пр. можно подписывать электронной подписью и отправлять контрагентам через интернет, исключив почту и курьеров.

Министерство Финансов Германии приняло решение упростить законодательство по электронным счетам — фактурам с 1 июля этого года.

Недавно вступил в силу приказ ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@, который определяет порядок предоставления документов по требованию инспекции в рамках налоговой проверки. На практике выслать хоть какие-то электронные документы в инспекцию можно будет не раньше конца 2011 года. Однако обмениваться электронной первичкой с контрагентами, не дублируя ее на бумаге, можно уже сейчас.

По имеющейся у нас информации, проект приказа Минфина России, который утверждает Порядок обмена электронными счетами-фактурами, скоро должен быть зарегистрирован в Минюсте России. Согласно проекту, продавцы и покупатели будут пересылать друг другу электронные счета-фактуры через оператора документооборота.

Первый квартал 2011 года был очень успешным для Центра электронных счетов почтовой службы Эстонии. По сравнению с тем же периодом прошлого года оборот по этому направлению увеличился почти на 300%.

С вступлением в силу нового закона «Об ЭЦП» можно ожидать активного применения цифровых подписей гражданами. В том числе, для получения госуслуг в электронном виде

Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте. Эксперты Диадока отвечают на эти вопросы.

В минувшую пятницу 25.03.2011 Госдума РФ одобрила в последнем чтении проект Федерального закона «Об электронной подписи».

24 марта 2011 г. прошел круглый стол «Актуальные проблемы электронного взаимодействия налоговых органов с налогоплательщиками».

21 марта состоялась встреча, посвященная вопросам внедрения в России электронных счетов-фактур

В 2010 году субъекты Уральского федерального округа стали активнее переходить от теории на тему электронных госуслуг к практике. Стали появляться первые сервисы, позволяющие решать проблемы граждан дистанционно. Впрочем, как отмечают эксперты, основным тормозом в развитии электронных госуслуг является само государство.

В России вступили в силу ряд изменений, касающихся использования счетов-фактур. 229-ФЗ официально признал их в электронном формате, отменив действующую до этого времени формулировку о законности лишь бумажной версии этого документа. В результате электронный счет-фактура логично завершил список документов, использующихся всеми российскими компаниями для документарного подтверждения своих хозяйственных операций.

13 октября в Германии завершился 6-й Европейский саммит — крупнейшее ежегодное мероприятие по электронным счетам-фактурам и другим электронным документам (EXPP Summit).

Интересные результаты показал опрос «Электронный обмен счетами-фактурами», проведенный осенью этого года среди читателей PC Week/RE. Как следует из его итогов (см. диаграмму 1), почти всех наших респондентов (свыше 94%) в той или иной степени заинтересовало известие о том, что в России наконец-то разрешен электронный обмен счетами-фактурами.

Интервью с Петром Диденко, главным специалистом по стратегическому развитию СКБ Контур

16 июля Госдума в третьем чтении приняла законопроект, позволяющий предприятиям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде с помощью Интернета. Спустя три дня его одобрил Совет Федерации. Теперь организации, имеющие совместимые технические средства, могут пересылать друг другу электронные документы по взаимному согласию сторон сделки.

Леонид Волков на Тверском Форуме рассказал, что такое e-invoicing, и почему он так популярен в мире. И как сделать так, чтобы e-invoicing заработал в России.

Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура является основным документом, на основании которого покупатель товаров (работ, услуг) имеет право принять к вычету суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), при исчислении суммы этого налога, подлежащего уплате в бюджет.

В целях сокращения документооборота на бумажных носителях ст. 169 НК РФ установлено право налогоплательщиков составлять счета-фактуры в электронной форме (Письмо Минфина РФ от 29 декабря 2012 г. № 03-07-03/230).

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ выставление счета – фактуры в электронном виде является правом налогоплательщика.

Как следует из абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Используемая в ст. 169 НК РФ формулировка "по взаимному согласию сторон сделки" означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде НК РФ не регулирует. По мнению Минфина РФ, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. (Письмо Минфина РФ от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В связи с этим нужно учесть, что ФЗ от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» признается утратившим силу с 1 июля 2012 г. (п. 2 ст. 20 ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи»). На основании п. 2 ст. 19 и п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 г., признается электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Следовательно, счет – фактура составленный в электронном виде, может подписываться до 1 июля 2012 г. электронной цифровой подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

После признания утратившим силу Закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 г. – усиленной квалифицированной электронной подписью или в соответствии с п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. усиленной неквалифицированной электронной подписью. Усиленная неквалифицированная электронная подпись применяется в случае, если сертификат ключа проверки электронной подписи выдан удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (вплоть до окончания действия сертификата или существования сети доверенных удостоверяющих центров ФНС России) (Письмо Минфина РФ № 03-07-15/80 от 20 июля 2012 г.).

Составление электронного счета – фактуры не предполагает составление счета – фактуры на бумажном носителе по той же хозяйственной операции.

Если в отношении счетов-фактур, выставленных продавцом в электронном виде, подписанных электронной цифровой подписью, у продавца имеются подтверждения оператора о получении файлов счетов-фактур, а также извещения покупателя о получении счетов-фактур, подписанных электронной цифровой подписью покупателя и полученных через оператора, то продавцом такие счета-фактуры бумажном носителе не составляются. (Разъяснение от 16.11.2012 г. Е.Н. Вихляева, Советника отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики Минфина РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается подзаконными нормативными актами Минфином РФ и ФНС РФ (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Так, Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г. утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи. Данный Порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/36@ от 30 января 2012 г.утвержден формат представления документов, используемых при выставлении и получении счетов – фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/138@ от 5 марта 2012 г. «Об утверждении форматов счета – фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов – фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» утвержден:

формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
формат книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
формат книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде.

Электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется отдельно (п.1.9 Порядка, утв. Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г.). Поэтому, по каждому счету-фактуре производятся все необходимые действия и составляются все необходимые документы, Порядком утв. Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г. Документы, составляемые в процессе выставления и получения счетов-фактур, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью участника документооборота.

Электронный счет – фактура, выставленный с соблюдением требований ст. 169 НГК РФ, дает право на применение вычета по НДС (п. 1 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Исходя из пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ для использования электронных счетов-фактур обмен электронными счетами-фактурами возможно только при соблюдении четырех условий:

есть взаимное согласие на это сторон сделки;
счета-фактуры составляются по установленному формату;
счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Еще некоторые условия можно найти в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (далее – Порядок). При этом с 1 апреля действует новый такой порядок, утвержденный приказом Минфина от 10 ноября 2015 года № 174н. Впрочем, от ранее применявшегося порядка он отличается незначительно, поэтому об изменениях поговорим по ходу дела.

Согласно пункту 1.3 Порядка обмен электронными счетами-фактурами возможнее только по ТКС через оператора электронного документооборота.

Что это означает на практике?

Электронная подпись и формат

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. С 1 апреля 2016 года этому требованию соответствует и Порядок: ранее в нем говорилось просто об электронной цифровой подписи.

Обратите внимание

Формат электронного счета-фактуры установлен приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Только электронный счет-фактура, составленный по такому формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем «входного» НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721, ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Оператор электронного документооборота и совместимость средств

Оператор электронного документооборота счетов-фактур – организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур.

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур – автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ – Представление налоговой и бухгалтерской отчетности – Электронные счета-фактуры – Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами обслуживался у того же оператора. Однако следует помнить, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО, следует выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь новый Порядок предусматривает, что заключая договор с оператором, организация должна, помимо прочего, указать согласна она, или нет, на передачу информации другому оператору (подп. «б» п. 2.1 Порядка).

Конечно, было бы намного проще, если бы покупатели и продавцы могли обмениваться счетами-фактурами в электронной форме напрямую между собой без посредников. Однако операторы ЭДО счетов-фактур решают сразу две задачи.

Обратите внимание

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами каждого контрагента, с которым переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами, что, несомненно, важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС от 30.04.2015 № БС-18-6/499@).

Согласие сторон сделки

Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Действия продавца

Чтобы выставить электронный счет-фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:

составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать ее электронной подписью;
отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее он получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры, в ответ на которое не позднее следующего рабочего дня должен отправить извещение о том, что подтверждение получено. Согласно новому Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. п. 2.7 Порядка). Ранее продавцу нужно было дождаться получения извещения покупателя о получении файла счета-фактуры. Хотя и прежний порядок предусматривал, что датой выставления электронного счета-фактуры считается дата поступления его файла оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка).

Теперь отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательно порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж, письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).

Действия покупателя

Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения. Направлять продавцу через оператора ЭДО извещение о получении файла счета-фактуры нужно только в том, случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. п. 2.9, 2.12 Порядка).

В книге электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Как исправить

Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка). Порядок дальнейших действий сторон идентичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.

Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры

Одномоментно перейти на электронный обмен счетами-фактурами со всеми контрагентами вряд ли получится. А с кем-то может и вовсе не удастся договориться об этом. Ничего страшного в этом нет. Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке. При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (Письмо ФНС от 07.05.2014 № ГД-4-3/8815).

Так что обмен электронными счетами-фактурами сначала можно опробовать на ком-то одном из контрагентов, а затем уже договариваться с остальными.

Новые правила гораздо проще ввести и привыкнуть к ним, двигаясь постепенно, не спеша.

Редакция «ПБ» Оксана Доброва

Практическая бухгалтерия